第8章《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》讲解.docx

第八章企业内部控制应用指引第7号一采购业务讲解企业内部控制应用指引第7号一一采购业务（采购业务内部控制规范）中所称采购，是指企业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。其中，物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。采购是企业生产经营的起点，既是企业的“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”密切关联。众所周知，采购物资的质量和价格、供应商的选择、采购合同的订立、物资的运输、验收等供应链状况，在很大程度上决定了企业的生存与可持续发展。采购流程的环节虽不很复杂，但蕴藏的风险却是巨大的。基于以上考虑，企业内部控制应用指引第7号一一采购业务对采购的主要流程进行了梳理，明确了采购业务的主要风险点，针对性地提出了相应的控制措施。本章就此进行解读。企业在健全采购业务内部控制时，应当比照健全资金、资产业务内部控制，着力从全面梳理相关流程入手。在此过程中，企业应当对采购业务管理现状进行全面分析与评价，既要对照现有采购管理制度，检查相关管理要求是否落实到位，又要审视相关管理流程是否科学合理、是否能够较好地保证物资和劳务供应顺畅、物资采购是否能够与生产和销售等供应链其他环节紧密衔接。在此基础上，要着力健全各项采购业务管理制度，落实责任制，不断提高制度执行力，确保物资和劳务采购按质按量按时和经济高效地满足生产经营的需求。一、采购业务流程采购业务流程主要涉及编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等环节。图8-1列示的采购流程适用于各类企业的一般采购业务，具有通用性。企业在实际开展采购业务时，可以参照此流程，并结合自身情况予以扩充和具体化。采购业务的后评估图8，采购业务基本流程二、采购业务的主要风险点及管控措施（一）编制需求计划和采购计划采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。企业实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。该环节的主要风险是：需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。主要管控措施：第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。第二，采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。（二）请购请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请。该环节的主要风险是：缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。主要管控措施：第一，建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。第二，具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。第三，具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内等。对不符合规定的采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。【例8-1】某公司制定了严格的内部控制制度，规定：各需求部门按月填报产品需用计划，提出物资名称、规格型号、单位、数量等指标，经需求部门领导审批后，于每月20日前报电子商务中心汇总，追加计划也要履行上述审批程序。电子商务中心接到产品需用计划后，复核各下属单位和专业主管处室上报的产品需用计划，审核品种、数量和编制人、审批人是否签字或盖章，并进行编号。【分析】该公司以上内部控制措施主要是为了防范采购业务的如下风险：（1）采购需求计划没有经过必要的审批；（2）采购需求计划与实际需求不符。该公司拟通过以上控制措施，保证需求计划经过必要审批，并保证采购需求计划与实际需求相符。【例8-2】某公司为了防范内控风险，公司制定了详细的内部控制制度，其中关于采购业务请购申请的部分内容如下：（1）纳入采购部统一采购的，均须进行一般采购申请，经有效批准后方可进行实施采购。归口部门应提前进行预测和计划。（2）使用部门根据生产消耗和业务需要，向请购部门提出采购需求计划。（3）请购部门审核采购需求计划（是否必要、库存是否满足、是否可以调剂，是否超出预算等），对费用也归口管理的，还需审查预算控制情况。确认在预算内且需要采购的，审查使用要求，提出采购申请。（4）请购部门业务主管填写或创建采购申请单，常用类按类别和部门汇总申请，项目类一项一申请。（5）采购申请的财务审核：财务部门成本控制员审核采购申请的预算和资金需求，限额以上的还须财务部业务主管人员审核。（6）采购申请的审批：归口部门负责人审批费用成本类10万元以下的申请；项目投资类30万元以下；公司分管领导审批费用成本类10万元以上（含），50万元以下项目投资类30万元以上（含），80万元以下的申请；财务总监审批费用成本类50万元以上（含），100万元以下，项目投资类80万元以上（含），100万元以下的申请；总经理审批费用成本类和项目投资类100万元以上的申请。（7）生产或经营工作急需时，如生产急需用维修急件、紧急委托外部维修，使用部门应当在请购部门同意后，由采购部门实施采购。【分析】该公司采购业务请购申请的上述内部控制制度的（1）（6）均符合采购业务内部控制规范规定，但是（7）中的有关规定不符合采购业务内部控制规范规定，生产或经营工作急需时，应规定使用部门可直接实施采购，以免影响生产经营，但事后应补充履行请购程序，并详细记录。()选择供应商选择供应商，也就是确定采购渠道。它是企业采购业务流程中非常重要的环节。该环节的主要风险是：供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。主要管控措施：第一，建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。企业新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录，都要由采购部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商网络。企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。第二，采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。第三，建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中作出相应记录。【例8-3】某公司是一家汽车制造类公司。公司明确了各部门对供应商评价管理的职责：生产经营部负责组织制订供应商体系评价标准，负责组织相关部门进行供应商体系评价，负责供应商评价工作小组的组织、管理工作。采购部参与供应商的体系评价工作，负责对供应商的日常评价工作，负责提供现行供应商相关的信息资料。商品研发院负责编制供应商的评价计划，参与供应商评价工作，负责维护供应商资源库并提供相关的信息资料。审计部负责对评价活动的程序和结果的合格性、正确性、完整性监督，对供应商所提供资质等资料的真实性、合法性随时展开调查审计。品质保证部负责提供现有供应商相关信息资料，参与供应商评价工作。公司还成立了由生产经营部、商品研发院、采购部相关人员组成的供应商评价工作小组，负责标准的制订、修改，负责工作计划的制定，负责培训工作，负责督促供应商的改进工作，负责审核结果的评估。该公司制定的供应商评价管理工作流程及控制点如下：(1)供应商体系评价计划策划。商品研发院把供应商评价计划及要求传递给生产经营部。采购部把日常供应商评价情况及审核需求传递给生产经营部。生产经营部提供整车质量状况评价并提出审核需求。生产经营部组织工作小组成员策划并制订评价计划。(2)评价计划并提交生产经营部审批。(3)根据需要供应商评价工作小组先将供应商体系评价自查表发给供应商自查，供应商将自查结果资料报给工作小组，工作小组审定结果合格后再组织现场评价，对供应商的资质信誉等情况作出评价。(4)计划实施前一周供应商评价工作小组确定具体审核人员，指定审核组长，成立审核组。审核组长根据计划制订具体审核日程安排，并将审核日程传递给相关审核人员和供应商，同时通知供应商按照产品图纸要求准备好实物项目检验卡在审核前传递给审核组长。(5)审核人员按照检查表的要求实施供应商现场评价，并做好相关记录。(6)审核组审核完成后要在一周内提交评价报告。审核人员根据评价的情况编写评价工作总结，并传递审核组长；审核组长编写供应商体系审核评价报告，评价报告包括评价情况、评价结论以及相关评价原始资料组成，将完整资料提交供应商评价工作小组。（7）供应商评价工作小组评估审核组的审核情况，如果审核结果有问题要及时和审核组长进行沟通,重新确定审核结论后审核组工作结束。（8）供应商评价工作小组将审核报告递交采购委员会。（9）采购委员会对评价报告的最终审批。（10）生产经营部将决定后的评价报告发送给合格供应商及相关部门，并要求供应商提交相应改进措施，按期改进。并对改进效果进行确认。工作小组督促改进措施的完成。公司与合格的供应商签订质量保证协议，生产经营部对全部评审资料的存档。（11）对于评价不合格的供应商，只传递评价结论，不传递评价报告。（12）相关部门根据批准后的评价报告维护和更新供应商管理信息系统，作出供应商名单的调整。（13）对评价组进行考核。在出现供应商投诉情况，如情况属实审计部纪检监察室将根据问题的严重性考核评价小组成员。工作小组将对审核组工作的有效性进行评价。（14）对于公司紧急需要的供应商经采购委员会认可后可以先供货。供货期间要提供产品合格的检验报告。如果要成为公司合格供应商仍需通过供应商选择的相关程序。【分析】第一，公司明确了各部门对供应商评价管理的分工，设立了供应商评价管理的相关岗位。第二，公司建立了科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况进行了审查。第三，公司建立了严格的供应商审核工作制度，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。第四，公司建立了供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商情况进行实时管理和考核评价，根据考核评价结果对供应商进行合理选择和调整。可见，该公司的供应商评价管理工作流程及控制要点符合采购业务内部控制规范，能够有效地防范供应商选择环节的风险。（四）确定采购价格如何以最优"性价比”采购到符合需求的物资，是采购部门的永恒主题。该环节的主要风险是：采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，引起采购价格不合理，可能造成企业资金损失。主要管控措施：第一，健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资，通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。第二，采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场