费用审批及付款报销管理制度.docx

费用审批及付款报销管理制度重庆中科锐星财-xxx-Ol（修）第一章总则为合理控制费用开支，加强费用管理，完善费用审批及报销程序和规定，本着合理、节约的原则，根据国家有关财务法规的规定，结合本机构对财务规章制度的要求及实际经营情况制定本制度。第二章适用范围本制度适用于公司的日常费用报销（含行政办公用品采购报销），固定资产采购报销详见固定资产管理制度。第三章内容与程序1 .费用审批及报销类别本制度所指费用审批及报销包括：营销费用审批及报销、项目申报奖励的支付、备用金费用审批及报销、行政费用审批及报销、差旅费申请及费用报销。2 .费用及付款申请审批3 .1费用报销流程：4 .1.1单笔报销金额5000元，报销人填写费用报销单一部门负责人审核一出纳审核一财务部负责人审核一总经理审核一出纳复核、报销付款。2. 1.2单笔报销金额=5000元，报销人填写费用报销单一部门负责人审核一出纳审核一财务部负责人审核一总经理审核一董事长审核一出纳复核、报销付款。报销者通过钉钉按上述报销流程进行电子审批，须将本次报销的相关原始单据（如发票等）作为附件上传，以便审核者查验审批。报销单审批完毕后，报销者应将电子报销单打印，并按费用报销时间的规定提交给财务部。2.1 .3付款申请流程同上述2.L1和2.1.2的费用报销流程，申请人需在钉钉上填写付款申请单，并须将本次付款申请的相关原始单据作为附件上传，以便审核者查验审批。付款申请单审批完毕后，报销者应将电子申请单打印，并按付款时间的规定提交给财务部。2.2 费用报销及付款时间：提交所有签字手续完善的费用报销单据及付款单时间：每周三之前。出纳报销费用及付款的时间：每周四。2. 3费用报销期限如下：报销人应在办理各种业务事宜后的次日立即填写单据报销，最长不超过一周，若有借款者,应在报销同时冲销借款。确有特殊情况可报批适当延长费用报销期限，但最长不可超过当月。票据时间跨度超过两个月及以上的，如无合理的说明，财务部有权拒绝报销。3.原始凭证有效性的规定3.1 经办人员在费用支出时，应取得真实合法的原始凭证。以下凭证视为合法凭证，准予报销：3. Ll所有的报销票据需是合法、正规、真实的税务机关监制的各类发票（含行政事业单位非经营性收据）。3. L2票据的印制时间需符合税法的相关规定，不得使用过期、作废的无效票据。3 .L3票据的购货单位（或客户名称或付款方单位）需是公司的准确全称。4 .1.4票据的开票日期必须填写，且开票日期只能是当年度，不允许使用以前年度发票。3. 1.5票据的开票内容需填写完整。3. L6票据的大小写金额必须一致，书写正确，不得涂改、挖补等。317票据必须盖章（收款单位的公章、财务专用章、发票专用章或税务部门代开发票印章）。3. 1.8经办人在票据背面签字并注明时间，所有的报销票据不得涂改、挖补，否则视为无效。3. 2经办人报销支出费用时，报销内容应符合报销凭证的使用范围及性质；取得的合法凭证，应按要求规范填写，否则不予报销（除特殊情况外）。3.3报销的票据若为电子发票的，需打印出来粘贴在报销单后面，并立即将电子档发送给财务，财务人员单独保存电子发票。4 .原始票据的粘贴：原始票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧贴粘贴单顶界和左界从左往右横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。5 .不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求经办人重新整理。第四章各项费用的报销L营销费用审批及报销1.1 营销费用是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的费用，包括餐费、礼品费、礼金等业务招待费，需事先填写相关申请单，经部门负责人审批，并经分管领导批准。1.2 营销费用报销流程：营销人员填写费用报销单一部门负责人审核一出纳复核一财务部负责人审核一总经理审核一董事长（单笔报销金额=5000元）一出纳复核、报销付款。（具体报销流程参照2.1,）1.3 营销人员报销的每一笔费用需明确归属到某一项目或特殊作用的事项。1.4 餐饮费报销，需附对应点餐单、就餐人数和姓名。若无点餐单，则应在报销单上写明无点餐单的原因并打印POS机刷卡消费记录单，报部门负责人审批同意，否则财务部有权拒绝报销。2 .项目奖励的审批及报销2.1 员工完成项目资金申报后，根据申报项目适用的比例报销项目奖励（提成）。奖励金额以到账金额为计算基数，根据项目进度于二周内发放（特殊情况除外）。2.2 项目奖励报销流程：项目经理填写项目奖励（提成）申请表一部门负责人审核一出纳签字确认回款金额一财务部部长审核一总经理（董事长）审核一出纳报销、付款、登记录入数据。2.3 项目奖励（提成）需明确归属到某一具体项目。2.4 如项目奖励（提成）的金额较大，财务部会与报销人员协调款项的支付方式，如通过银行转账，财务部在银行监管的范围内会尽快支付。3 .备用金审批及报销1 .1根据工作需要，员工出差或采购人员/综合行政部购买大额商品时可预先向公司借支备用金，借款人员需填写借款单，借支2000元以上的大额备用金需提前一个工作日通知财务，签字手续完善后，备用金将以银行转账的形式划入到借款人员账户中。3 .2备用金类别分为常用备用金和临时性备用金。3.2.1常用备用金用于部门常规性备用，最高额度低于5000元，需报总经理审批。领用备用金的部门每月末需派专人与财务部门对账，报销费用，并补足备用金额度，常用备用金在每年12月25日前须归还冲帐。1. 2.2临时性备用金经部门负责人审批，总经理审批，财务部审核后予以借支。临时性备用金严格执行“一事一借，前清后借”的原则，借支后应当在该项费用报销时同时冲帐。3. 2.3备用金逾期未还的，从最近一个月工资发放时开始一次或分次从工资中扣回，直到扣清全部借款为止。4.行政费用审批及报销行政费用包括行政办公用品费用及其它行政公杂费用（如邮寄信件、通信等费用）。4.1 行政办公用品、无形资产等申购及领用4.1.1 行政办公用品主要指价值较低，使用周期较短的物品。4. L2行政办公用品原则上由综合行政部采办，采办时须事先填制办公用品申购单。未经审批，擅自购买者不得报销；专业用品经签批后自行购买,三个工作日内至综合行政部办理登记和核报。无形资产如软件采购原则上由使用部门负责，采购前须事先通过钉钉走审批流程，审批完毕后如采购金额10000元，须签订购买合同。后续按合同约定的付款条件，走付款申请流程。4. L3绿化费、印刷费（信笺、便笺、信封等）、报刊发行杂志订阅费、快递费等办公费用公司综合行政部门统一承办，选定供应单位，确定供应单价。4. L4费用报销按第三款总则中，第2条“费用审批及报销流程”的相关规定办理。4. L5各部门于每月二十五日前，向综合行政部申报本部门下月预计需要的行政办公用品。综合行政部于每月五日前向各部门发放其申报需购置的行政办公用品。原则上是一月一报一领。4. 1.6申请购置行政办公用品时，需注明用途、数量、规格型号，综合行政部查明是否可调节使用，再确定是否购买，报行政主管审批后执行。4. 2行政费用报销行政费用报销按第三款总则中，第2条“费用审批及报销流程”的相关规定办理。4. 3行政办公用品管理4.1. 1员工应当妥善使用和保管领用的办公用品，对办公用品实行费用总额预算管控。5.差旅费审批及费用报销5.1出差申请5. Ll差旅费：指公司员工因公出差到其常驻办公地（或其业务区域）以外地区发生的交通、住宿及餐费等相关费用。本办法所指的出差是指出差时间在一天以上的长途出差。在一个工作日内当天往返的或出发到目的地汽车单程不超过3个小时的短途出差，凭发票实报实销交通费，费用报销单中需备注交通明细情况。5. L2各级出差人员须事先填写出差申请单，将出差时间、地点，人数、事由等填写清楚，经审核、批准后，报综合行政部备案。5. 1.3各部门应考虑相关工作的完成期限，确定合理出差日期，若多个部门一起出差，由主导部门填写申请，并在涉及其他部门栏填写涉及部门和出差成员，经涉及部门领导批准后，报综合行政部备案。出差审批权限如下：人员类型出差期限部门负责总经理董事长综合行政人部一般贝工2天以内（含2天）批准备案2天以上-4天以下审核批准备案中层及副总2天以内（含2天）批准备案2天以上审核批准备案副总以上批准备案5.2出差费用报销范围及标准5.2.1差旅费开支范围：交通费、住宿费、伙食补助费、出差补贴。交通费和住宿费在规定标准内凭票据报销，伙食补助费和出差补贴实行定额包干，以出差自然（日历）天数减去一天计算，即算头不算尾。报销时须填写差旅费报销清单。实际费用超过规定的限额标准部分自理，不予报销。确因特殊原因致使费用超标的，出差人须提出书面申请说明情况，经分管领导审核后，报总经理审批方可报销。5.2.2交通费标准：（1）乘坐交通工具标准工具/级别岗位飞机火车、动车轮船长途、公共汽车、轨道交通出租车董事长、总经理经济舱软卧座软二等舱实报实报中心总经理、副总经济舱软卧座硬二等舱实报实报总助、部门负责人、主管预申请硬卧座硬三等舱实报实报行政后勤职员硬卧座硬三等舱实报预申请未执行费用包干制度的销售体系员工硬卧座硬三等舱实报预申请（2）选择交通工具的原则：根据具体情况，尽量选择快捷、经济的方式,机票由综合行政部预订。（3）乘坐飞机，往返机场的专线客车费用、民航机场管理建设费和航空旅客人身意外伤害保险费，同机票一并报销。（4）出差当地交通费凭票据据实报销。无特殊原因的退票费，一律不予报销。5.2.3住宿费报销标准（按实际住宿天数计算）：人员类型重庆市外A类地区（京、津、沪、深圳、珠海、厦门、汕头、广州、海南等）重庆市外B类地区（一般地区：成都、昆明、贵阳）重庆范围除主城九区主城九区董事长、总经理按实报销按实报销按实报销按实报销副总标准：500元以下标准：400元以下标准：300元以下不予报销总助、部门负责人、主管标准：400元以下标准：300元以下标准：200元以下不予报销一般员工标准：300元以下标准：200元以下标准:150元以下不予报销注：1.员工出差在大重庆范围内（除主城九区），且公司在当地提供住宿安排的，不予报销住宿费。2 .外出参加会议、培训的出差人员由接待单位统一安排住宿的：住宿费包含在会务费、培训费中的，不予报销住宿费；缴纳的会务费、培训费中不包括住宿费的须凭主办单位出具的“会议、培训期间食宿费用自理”的会议通知或证明，其住宿费在规定标准内凭票据报销。3 .若两人或两人以上的同性别员工一同出差，应以两人同住一个房间为报销标准，其住宿标准按级别高者的限额标准实报实销；经理级以下员工两人以上同性别共住一个房间，住宿标准可以在其对应住宿标准的基础上增加30%o4 .住宿费报销需附住宿清单（内含住宿人姓名）。5 .公司员工随领导一道出差时，按领导标准报销。5.2.4伙食补助费报销标准（按出差天数计算）：出差人员的伙食补助费按出差天数实行定额包干，每人每天补助标准为:人员类型