会计档案管理制度.docx

单位会计档案管理制度第一章总则第一条为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案,根据中华人民共和国会计法中华人民共和国档案法等有关法律和行政法规,制定本制度。第二条本制度所称会计档案是指本单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映本单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。第三条本单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。本单位档案管理部门或者档案工作人员负责本单位会计档案管理工作。第二章会计档案归档内容第四条下列会计资料应当进行归档：（一）会计凭证,包括原始凭证、记账凭证；（二）会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；（三）财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；（四）其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。第五条本单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。第六条同时满足下列条件的，本单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；（四）采取有效措施,防止电子会计档案被篡改；（五）建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。第七条满足本制度第七条规定条件，本单位从外部接收的电子会计资料附有符合中华人民共和国电子签名法规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。第八条本单位会计人员按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。第三章会计档案移交第九条当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由财务科临时保管一年,再移交本单位档案室保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经本单位分管校长同意。财务人员临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。第十条财务人员在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。本单位档案室接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。第十一条应当严格按照相关制度利用会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。本单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。会计档案借用部门应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。第十二条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。第十三条各类会计档案的保管期限原则上应当按照本制度附表执行,本制度规定的会计档案保管期限为最低保管期限。第四章会计档案销毁第十四条应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限；对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。第十五条会计档案鉴定工作应当由本单位档案室牵头,组织财务、内审等部门或人员共同进行。第十六条经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁：（一）本单位档案管理部门编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。（二）单位领导、档案室负责人、财务科负责人在会计档案销毁清册上签署意见。（三）本单位档案室负责组织会计档案销毁工作,并与财务科共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由本单位档案室、财务科共同派员监销。第十七条保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。附表：财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注财政总预算行政事业单位税收会计会计凭证1国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证10年10年2各收入机关编送的报表10年3行政单位和事业单位的各种会计凭证30年包括：原始凭证、记账凭证和传票汇总表4财政总预算拨款凭证和其他会计凭证30年包括：拨款凭证和其他会计凭证二会计账簿5日记账30年30年6总账30年30年30年7税收日记账（总账）30年8明细分类、分户账或登记簿30年30年30年9行政单位和事业单位固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年三财务会计报告10政府综合财务报告永久下级财政、本级部门和单位报送的保管2年11部门财务报告永久所属单位报送的保管2年12财政总决算永久下级财政、本级部门和单位报送的保管2年13部门决算永久所属单位报送的保管2年14税收年报（决算）永久15国家金库年报（决算）10年16基本建设拨、贷款年报（决算）10年17行政单位和事业单位会计月、季度报表10年所属单位报送的保管2年18税收会计报表10年所属税务机关报送的保管2年四其他会计资料19银行存款余额调节表10年10年20银行对账单10年10年10年21会计档案移交清册30年30年30年22会计档案保管清册永久永久永久23会计档案销毁清册永久永久永久24会计档案鉴定意见书永久永久永久