办公用品管理办法.docx

XXXX控制技术有限公司办公用品管理办法QW-HRAD-ZG003版本A/1编制:审核:批准:分发部门：总经理营销部研发部订单管理部嫁合管理部财务部文件变更履历表序号版本更改页次变更理由更改内容摘要申请人更改日期1AO/首版做成首版做成符晓庆202X.10.101A1/程序变更5.2增加预算管理5.2.2申购和采购流程调整符晓庆202X.12.07说明：此资料属于XXXX控制技术有限公司所有，未经允许不得摘录.1.0目的为了加强办公用品的管理，规范办公用品的采购和使用，本着节约开支、避免浪费以及有利于工作开展的原则，结合公司实际情况，特制订本办法。2.0范围适用于公司全体员工。3.0术语3.1办公用品：指在日常工作中使用的辅助用品，包括文具用品、办公耗材、日杂百货、财务用品等。根据公司实际情况，分为常备品、控制品、特批品。3. 2办公用品类别3.1.1 常备品：指各类岗位均需使用，且单件价值20元以内的消耗类办公用品。如圆珠笔（芯）、水笔（芯）、铅笔、橡皮、墨水、固体胶、透明胶、双面胶、回形针、大头针、订书钉、标签纸、便签纸、打印纸等。3.1.2 控制品：指特殊岗位或在特殊情况下需使用，且单件价值20元以内的办公用品。如名片、票夹、文件夹、拉杆夹、文件架、计算器、订书机、笔筒、白板笔、水彩笔、涂改液、更正带、档案盒、档案袋、皮筋、美工刀、剪刀、刀片、印台（油）、笔记本、文印品（宣传单、各类表格、文件头等）、电源插排、垃圾桶、财务账本、凭证等。3.1.3 特批品：指特殊岗位或在特殊情况下需使用，且单件价值20元以上的办公用品。如量具、刀具、软盘、U盘、刻录盘、钢笔、宣传品、接待品、硒鼓、墨盒、特殊型号打印纸、电脑配件、打印机配件等。4.0职责4.1综合管理部：负责办公用品的需求汇总、采购入库及日常管理（含保管、配发、调换、报废判定、定期盘点等）。4. 2财务部：依据经审批的办公用品采购单进行费用审核、拨付、报销及成本核算管控。4. 3办公用品使用部门：负责办公用品的需求申请提报、日常使用及保修等事宜。5.0工作程序5. 1管理内容5.1.1 采购预算和计划5. 1.1.1各部门每月24日前提报月度部门管理预算申请（含部门行政采购需求计划），以电子版形式提交综合管理部进行初步审核及汇总。6. 1.1.2综合管理部根据各部门提报的预算及采购申请，对办公用品预算申请进行汇总、审核，并按常备品、控制品、特批品进行分类，根据实际库存情况汇总编制办公用品采购计划。7. 1.1.3办公用品采购计划每月25日前报部门负责人、财务负责人及总经理批准后统一进行采购。5.1.1.4常备品属常规消耗类办公用品，由综合管理部根据库存及消耗情况统一申报预算，储备能够满足日常使用的库存数量（个别部门因特殊情况需一次性大批量采购除外）。5.1.1.5控制品、特批品按实际需求进行申领、采购及配发，以控制行政成本，以实际申请部门名义进行预算申报。5.1.1.6单件办公用品预算超过50元或累计预算超过IOO元，需说明申报理由及具体用途。5. 1.2采购实施5.1. 2.1原则上未进行预算申报的办公用品不允许进行采购及发放。5.2. 1.2.2特殊紧急情况下，可提报预算外办公用品采购申请，经特批后临时追加采购。常备品、控制品需经综合管理部负责人审批；特批品需经总经理审批。5.3. 1.2.3办公用品预算经审批后，综合管理部10个工作日内购买完毕，特殊情况无法及时采购到位，需及时向预算提报部门说明情况。5.4. 2.4办公用品采购前需按照“货比三家”原则进行市场询价比价，采购人员对采购周期、性价比、服务等方面进行统一比较后，可择优选择优质商户进行长期合作。5.5. 2.5办公用品的采购及报销以“零采整报”为主，购买完毕、验收入库、备齐相关票据后，统一进行财务报销。如采购金额过大，可按照财务相关办法规定，申请采购借款并进行借款销账。5.6. 2.6办公用品采购责任人为综合管理部行政，如临时追加采购、情况紧急采购或对采购有特殊要求等情况，经行政授权、综合管理部负责人批准后，可由其他员工代为采购，但行政需对询价比价、采购实施及付款票据等进行监督检查。5.7. 2.7未提交管理预算或预算外办公用品采购申请,或未经授权批准擅自购买的物品不予报销。5.1.3管理和发放5.1.3.1办公用品采购完毕后，由综合管理部行政办理入库及造册登记。5. 1.3.2员工可以根据需要随时申领常备品，领取时填写物品领用登记表；5.1. 3.3各部门指定专人按行政预算或预算外办公用品采购需求领取控制品及特批品，领取时填写物品领用登记表。5.1.3.4除笔墨纸张外，凡属不易消耗品和工具等重新领取时，一律以旧换新。5.1.3.5办公用品保管人不得超标发放办公用品。5. 1.4报废5.1. 4.1（一次性消耗品除外）办公用品损坏无法修理或无维修价值、废弃不用的，需填写物品退回登记表,由综合管理部统一安排回收。5.2. 4.2综合管理部每半年进行一次废旧办公物品的盘存，对无法使用的办公用品每半年申请一次报废处理。5. 1.5其他规定1. 1.5.1凡调离本公司或离职人员在办理调动或离职交接手续时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理调动或离职手续。5. 1.5.2办公用品费用按月度结算报销，由综合管理部进行核账后逐级审批，经总经理批准后予以付款。6. 1.5.3办公用品日常管理人员每月进行盘存一次，核算当月库存数量。根据消耗统计出每月各部门办公用品使用费用。5.1.6检查与处理5.1.6.1综合管理部负责对各部门办公用品的日常使用情况进行检查督导。5.1.6.2对于不合理使用办公用品造成浪费的，对责任人进行批评教育。5.1.6.3对于不合理使用办公用品造成严重浪费，或经批评教育后屡教不改的，对责任人进行通报批评并处以一定经济处罚。5.1.6.4对于将办公用品擅自挪作私用或据为己有的，按照侵吞公司财物进行处理。5.2附则5.2.1本办法自下发之日起执行。5.2.2本办法解释权归综合管理部。6.0相关文件无7.0相关记录7.1月度部门预算7.2预算外办公用品采购7.3（办公用品领用登记表7.4办公用品退回登记表8.0附件无