会议室使用管理制度.docx

会议室使用管理制度一、 目的为进一步加强广东XXXXXXX公司（以下简称公司）会议室管理，提高 使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现面向公司 内部实施会议室使用管理规定，具体事项如下。二、定义会议室指的是公司总部的1个大会议室和1个小会议室。会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘 面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所, 不做其它用途。三、使用原则使用原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用会议室, 但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。特殊情况下，经 相互之间协商后可以调整使用顺序，行政部不负责协商，由使用者遵照公 司层级会议优先于跨部门层级会议、跨部门层级会议优先于部门内部会议 的原则进行协商。四、 会议室使用规定（一）两个会议室均由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫 生、安全以及对室内设备物品的管理；（-）部门或个人需要使用会议室时，需提前一天向行政部提出申请并 填写会议室使用申请表，经行政部准许后方可使用。临时性使 用会议室，必须经行政部负责人同意。（三）遇公司层级的紧急及重要的会议，己申请使用会议室的部门或个 人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会 议。（四）公司定期举行的会议，经总裁办公室审批后予以实施。（五）部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过15 分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。（六）部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延 长使用时，请及时通知行政部，如在紧接的时间段内已安排了给 其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室, 终止使用该会议室。（七）任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施, 安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造 成设施设备损坏，须照价赔偿。（八）会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。（九）会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录等会议需求。（十）会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许 有乱扔垃圾等不讲卫生的行为；使用完毕后，务必将所有移动过 的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调。（十一） 如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。五、程序（-）申请流程1 .部门或个人到总部前台处查询会议室的使用状况；2 .部门或个人向总部前台申请并填写会议室使用申请表，提 出使用会议室的设备及其他相关要求；3 .总部前台根据部门或个人的申请需求作出安排，并记录在会 议室使用登记表；4 .总部前台负责将已确定会议室安排告知申请的个人或部门；5 .部门或个人按时间使用会议室。（二）使用流程1 .部门或个人按会议室使用规定使用会议室；2 .部门或个人自行指定人员安排会务工作。（）交还流程1 .部门或个人使用完毕后，总部前台检查会议室，发现不按规定 使用的，及时要求部门或个人改正；2 .如部门或个人不改正，总部前台应及时上报行政部负责人协调;3 .如部门或个人拒绝改正，行政部负责人将出处罚通告，对部门 或个人作出处罚。