供应商档案管理制度.docx

供应商档案管理制度第1章总则第1条目的为了规范供应商资料和档案管理，确保各种资料、文件、记录的完整性，特 制定本制度。第2条适用范围本制度适用于采购部供应商的档案管理相关工作。第3条管理职责1 .采购部供应商管理人员负责各种工作资料的收集、整理、分类、移交等 各项工作。2 .采购部档案管理人员负责各种供应商资料和档案的保管和提供利用等事 项。第2章供应商档案的建立3 4条档案建立要求为了便于管理，所有供应商资料必须归档，由档案管理人员专职管理供应商 的档案资料。4 5条档案资料范围5 应商的档案资料主要包括但不限于下列的7项内容。1 .供应商调查表。2 .供应商产品价格登记表。3 .供应商采购合同原件及复印件。4 .供应商洽谈登记表原件及复印件。5 .采购谈判与合同签订现场的影像资料。6 .供应商考核评价表。7 .供应商考核结果处理表。8 6条 供应商资料收集1 .公司调查、选择和评价供应商后，应在1个月之内，由供应商管理专员 收集整理该供应商材料，并送交档案管理人员。2 .公司采购合同签订后，一般应在一个月内或采购事项结束之后一周内， 由采购专员将该次采购的材料进行收集整理，并送交档案管理人员。3 .因故不能按期整理的，应由责任人作出书面说明，采购主管定期催办。4 .采购档案不符合要求的，责任采购专员应尽快对其进行处理，以保证档 案的完整、真实、有效。第7条其他入档资料供应商有如下情形之一的，由供应商管理专员直接记入档案。1 .提供虚假材料参加采购活动谋取成交的。2 .采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商，或开标后擅自撤销投标，影响 招标继续进行的。3 .与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。4 .成交后无正当理由拒绝签订采购合同的，或无正当理由拒绝履行合同的。5 .拒绝提供售后服务，给本公司生产经营造成困难损害的。第3章供应商档案保管与查阅6 8条归档要求1 .需依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序等分成若干层次和类别。2 .归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历 史联系。3 .卷内文件要排列有序，依次编写页码并编制卷内目录，逐项填写清楚， 书写工整。4 .案卷标题要简明确切，装订整齐结实，字迹难辨认的应附抄件以便于保 管和使用。5 .独立案卷要用打印稿编制案卷目录。第9条查阅供应商档案相关人员在调阅供应商档案时，应先向采购部经理提出申请；申请批准后； 方可进行查阅，查阅完应当及时归还供应商档案。第10条变更供应商档案供应商经营状况发生重大变化以及重要担保、重大合同纠纷或诉讼、信用等 级和资质变化等可能影响履约能力的重大事项，责任采购专员应及时要求其向采 购部提供书面报告，并及时更新供应商档案资料。第4章附则第11条本制度由采购部制定，经总经理办公室审批后通过。第12条 本制度自审核通过之日起执行。