办公用品管理规范.docx

XXXX制吃日文件编号：第1页共2页办公用品管理规范版次/修改:A/0发布日期：1 .目的和范围1.1 目的为保证公司各项业务办公正常进行，充分利用资源，厉行节约，降低环境负荷，制定本规范。1.2 适用范围本规范适用于本公司各种办公用品的采购、使用、管理和处置。2 .采购及管理要求2.1 办公用品的采购及管理由专人负责。2.2 部分办公易耗品应保持适当的储备量，以免影响正常办公，若保管员发现办公用品将用完时，应及时向管理者反映，便于及时采购补充。2.3 各部门根据工作需要，有必要添置各种办公用品时，需书面提出申请，经公司主管领导批准后，方可由采购部进行采购，并控制采购金额在预算之内。2.4 各类办公用品（设备）的使用者都应树立节约意识：2.4.1 电能的节约要求见节能降耗管理规范。2.4.2 应尽可能使用电脑显示器的节电功能设备。243加强办公用纸，记录本，文件夹的使用管理。纸张应分类管理，以提高纸张的利用率：第一类：全新的纸张，只能用于重要文件、外发文件、受控文件或其他必须用新纸张的文件。新纸张尽量提高利用率，无特殊要求时，两面都要利用。第二类：只用过一面的纸张，此类纸张应注意回收，整理与保存，并用于一般草稿文件，内部文件，非受控文件或其它可以使用此类纸张的文件。第三类：不能再用于书写、打印、复印的纸张，可回收用于可使用的其他场所或废品回收利用单位。第四类：本公司完全无使用价值的纸张，按固体废弃物管理规范的规定处理。2.4.4 加强邮政费用的支出管理，邮政费用包括信函、特快传递、包裹、电话、传真、手提、传呼、电子邮件等。在进行通讯之前，必须在可行的前提下，选择费用最低的通讯方式，对部分通讯方式的使用权限应加以控制，以达到节约费用和保守商业机密的目的。使用者应努力提高相关通讯方式的使用效率和处理能力。2.4.5 办公人员进行打印作业时，在不影响其使用效果的情况下，应尽可能选择“草稿打印”方式，以缩短打印时间和节约打印材料。2.5 空调、电脑、复印机、打印机等精密电气设备因故障而起火时，不XXXX甘脍司文件编号：第2页共2页办公用品管理规范版次/修改:A/0发布日期：能用水灭火，而应在切断电源的同时，使用可隔离空气的棉被、毛爸等盖灭火源。2.6 下班最后离开行政部的人员应检查办公电气设备电源是否关闭，关灯、关闭所有门窗。2.7 新购空调、冰箱、冰柜等，尽可能采购“绿色”产品，如无氟利昂，省电、安全等具有优势的产品。当发现旧制冷设备的氟利昂有跑漏现象时，应及时通知专业人员采取措施，以防止污染空气。3 .使用要求：各类办公用品（设备）的规定使用者，同时也是该用品（设备）的管理者，应爱护办公用品（设备），对办公用具（设备）应掌握正确的使用方法，防止因使用不当而损坏办公用品，下面是部分办公用品（设备）的正确使用方法：3.4 电脑开机时，应按以下顺序打开电源开关：不间断电源，外围设备（按需要情况打开包括显示器、打印机、扫描仪等），主机，关机时，应先取出磁盘，然后按关机的程序进行操作。3.5 当磁盘或光盘在磁盘驱动器内时不可随意取出，必须确定磁盘上打开的文件已关闭及磁盘驱动器显示灯已熄灭后，方可将磁盘或光盘从磁盘驱动器内取出。3.6 磁盘应存放于干燥、无强磁场的场所。3.7 电脑中的重要数据应及时备份。3.8 网络电脑的关机操作必须在确定无其他使用者共享本电脑的文件后方可进行。3.9 当有雷电发生时应及时关闭电脑，拔掉电源插头及电话线。3.10 电脑、空调、复印机、扫描仪、打印机等用电设备的电源开关不可频繁地开和关，开与关的间隔应在2分钟以上。3.11 当不了解正确使用方法时，不可擅自操作，应由懂得使用方法的人员进行操作及演示。4 .附则：本制度由行政部负责起草、制订，并于2018年9月15日起执行。