办公用品管理办法.docx

办公用品管理办法第一章总则第一条为了加强办公用品的管理，降低办公成本，制定本办法。第二条本办法适用于XXXXXX发电有限责任公司（以下简称公司）办公用品管理工作。第三条总经理工作部是公司办公用品的归口管理部门，负责办公用品的配置、统计、采购、发放等工作。第二章管理内容与方法第四条办公用品的分类。（一）耐用办公用品：包括办公家具、办公室装饰品、办公灯具、通讯工具、电脑、打印机、复印机、摄影摄像机、扫描仪、投影仪、U盘、计算器、订书机、档案盒、电源插排、直尺、裁纸刀、剪刀等。（二）易耗办公用品：易耗办公用品分为两部分：部门所需易耗办公用品和个人所需易耗办公用品。1、部门所需易耗办公用品包括硒鼓、打印纸等。2、个人所需易耗办公用品包括笔、橡皮、胶水、订书钉等。第五条配置标准。（一）耐用办公用品在员工入职时，由人力资源部通知总经理工作部，根据工作需要发放。（二）个人所需易耗办公用品按年确定金额，具体配置标准为：管理人员人均300元/人年,生产服务人员人均80元/人年,部门内部应根据各岗位工作需要，调剂使用。（三）部门所需易耗办公用品根据部门工作量核定，并按工作量变动进行合理调整。第六条需求计划。（一）各部门根据工作需要在月底前将办公用品需求计划（附表一）报总经理工作部。（二）总经理工作部综合主管按配置标准对各部门办公用品需求计划进行审核，汇总。（）总经理工作部根据汇总后的办公用品需求计划，提出采购计划，经分管副总经理、总经理审批后组织采购。第七条采购。（一）在比质比价的基础上，进行办公用品的采购。同一种物资的比价，不得少于三家供应商。坚持同样产品比质量，同样质量比价格，同样价格比信誉的三比原则。1、数量较大、总价超过10万元的办公用品要采用招标方式进行采购。2、严格控制从中间环节进货，开辟发展从生产厂家进货的渠道，建立互惠合作关系，特别对每年消耗量比较稳定的微机耗材、复印纸等，应根据年均消耗量批量订货，以获取最优价格。3、不能直接在生产厂家采购的办公用品，应首先在该产品代理商之间进行比价，不允许把不经营或兼营的代理商作为比价单位。4、零星办公用品的比价，应在主营该品种的商家之间进行选择。（二）比价的程序在办公用品的采购过程中，要进行认真细致地市场调查，利用现代信息手段，查阅各种资料，全面了解和掌握各类办公用品的市场价格、质量、生产规模等，建立办公用品备选厂家信息库。在广泛调查的基础上，从中选出价优价廉的三家以上拟供货厂家，向部门主任汇报，经主任同意，填写办公用品采购比较选择登记表（附表二），经公司领导批准，确定供货厂家。（三）采购人员应建立采购账目，以备查验。第八条入库验收。（一）采购的办公用品到货后，采购员填写办公用品入库验收登记表（附表三）。（二）保管员当时验收入库。凡不需要入库保管直接发往使用部门的办公用品，采购员通知保管员到使用部门，与使用部门共同验收。（三）入库验收完成，采购员、保管员在办公用品入库验收登记表上签字。（四）采购员、保管员分别登记帐卡。第九条保管。（一）办公用品应分类储存，做到库、架、层、位四定位，并进行五五码放，同一名称和物资按规格大小顺序排列，按“上摆轻下摆重，顶上摆不常动”的原则上架摆放。（二）办公用品货位应设置类别标牌以便识别，防止堆放混乱。（）为节约成本，办公用品的采购要坚持零库存原则，尤其是贵重办公用品必须做到零库存。第十条领用。（一）领用办公用品应严格执行需求计划，没有需求计划严禁领用。（二）领用办公用品的程序1 .经办人填写领料单（附表四），领料单一式三份，使用部门、综合主管、保管员各一份；2 .使用部门主任签字；3 .综合主管审核；4 .总经理工作部主任批准；5 .保管员发放。（三）领用办公用品必须做到手续完备，没有正式领用凭证或手续不全的不准发放。（四）发放办公用品应以先收先发为原则，使库存办公用品及时更新，防止久存变质。（五）为提高工作效率，总经理工作部在每月10日（如遇假期则顺延）发放办公用品，其它时间不予办理。（六）保管员和采购员根据领料单，登记帐卡。第十一条盘点。总经理工作部应定期盘点库存办公用品，编制库存办公用品盘点盈亏表（附表五），做到帐、卡、物、资金四相符。第三章附则第十二条本办法由公司总经理工作部负责解释。第十三条本办法自发布之日起执行。附件：L办公用品需求计划2 .办公用品采购比较选择登记表3 .办公用品入库验收登记表4 .领料单5 .物资盘点盈亏表办公用品需求计划申请部门:序号办公用品名称规格单位数量单价金额备注部门主任：制表人：20年月日附件2：办公用品采购比较选择登记表办公用品名称数量单位可供选择的供应商确定的供应商备注供应商i单价供应商二单价供应商三单价办公用品入库验收登记表序号办公用品名称规格单位数量单价金额备注采购员：保管员：20年月日附件4：领料单使用部门：200年月日序号办公用品名称规格单位数量单价金额备注使用部门经办人审批部门综合主管主任保管员主任注：领料单为公司统一印制，一式三联，使用部门、综合主管、保管员各一联。物资盘点盈亏表单位：年月日物资类别物资名称计量单位账面实点盘盈盘亏盈亏原因数量金额数量金额数量金额数量金额保管：采购：主任: