团队会议客人入住接待程序.docx

团队会议客人入住接待程序1 .团队客人到达前必须预先全部封定分配好房间，并在电脑中逐一按预订输入分配好的房间。2 .仔细阅读团队预订资料和由销售部提供的团队接待注意事项。注意上面的房间数房价及房型。3 .根据团队预订资料提供的团队成员名单假定团队房间分配方案。将团队资料中有关的已知内容预先填写团队资料单。有些团队持有一张包括所有团队成员姓名、国籍、护照号码、出生日及登记有效期的团队集体签证表，这样的团队入住时，可不用填写入住登记卡，只需在相对应的姓名后分房及签字即可。4 .认真检查团队房间分配情况是否与预订要求相符，床位安排是否合适，根据需要将分配好的房间号码填写在团队成员名单上，封定电脑。5 .与销售部相关人员检查指定的会议入住登记接待地点是否已按要求安排妥当。6 .按照分配房间填写清楚房间号码并制作好磁卡钥匙，一同装入欢迎卡。7 .由领队亲自分配房间的团队，接待员要协助办理。8 .团队客人到达时，接待员同团队协调员将客人引到指定的团队登记地点，向客人问候欢迎。请他（她）们稍事休息。接待员和团队领队磋商房间分配事宜。将有关资料交给领队，告知分配房间的位置，同其确定该团在住店期间早餐或其他餐饮安排时间、地点、叫醒时间、收行李时间退房时间等集体安排。请领队转告团队成员填好团队资料单，同时通告有关安排。9 .检查团队资料单的填写情况或团队的集体签证，与领队核对团队人数，如临时取消或添加人数、房间则须即刻落实费用，在总账上做出相应的更改。10 .请领队向团队成员们宣布有关事项及活动安排,将房间钥匙及欢迎卡分发给每个团队成员。11 .前台接待员将已确认的带有房间号码的对应名单迅速交到行李部，由行李员按分配表分理团队行李，送到客人房间。12 .客人领到房间钥匙后，由行李员及AM引导进房，负责团队登记的接待员与领队继续落实完成团队资料内容，包括实用房的签字确认。13 .将内容确定的团队资料，分发给客房部、行李部、总机等有关部门。14 .在电脑中对团队入住做调整处理，将团队预订资料连同签证或登记单统一保管存档。15 .如果团队早餐有变动，需要提前至少24小时通知餐饮部。