归档工程文件的组卷要求.docx

一、归档工程文件的组卷要求1.立卷的原则和方法(1)立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；(2)工程文件应按单位工程组卷；(3)立卷采用如下方法：1)工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；2)工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷；3)监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；4)施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；5)竣工图可按单位工程、专业等组卷；6)竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷；(4)立卷过程中宜遵循下列要求：1)案卷不宜过厚，一般不超过40mm；2)案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。2.卷内文件的排列(1)文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后、印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。（2）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。（3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。（4）预算材料封面为“预算报告”，后面依次为（超过10页的应插入目录）工程预算总表、预算说明、材料汇总表、工程预算表、工料分析表、工程量计算表、图纸设计说明，图纸等3,案卷的编目（1）编制卷内文件页号应符合下列规定：1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。2）页号编写位置：单页书写的文字在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。3）每一案卷页数超过10页的应编制目录附于第1页前，不编写页号。4）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。5）案卷封面、卷内目录、卷内备考不编写页号。（2）卷内目录的编制应符合下列规定：1）序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。2）责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。3）文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。4）文件题名：填写文件标题的全称。5）日期：填写文件形成的日期。6）页次：填写文件在卷内所排列的起始页号。最后一份文件填写起止页号。7）卷内目录排列在卷内文件之前。（3）卷内备考表的编制应符合下列规定：1）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件数（照片张数）,以及立卷单位对案卷情况的说明。2）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。（4）案卷封面的编制应符合下列规定：1）案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。2）案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。3）档号应由分类号、项目号和案卷组成。档号由副科长填写。4）案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。6）编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。7）起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。8）工程档案套数一般不少于两套，一套由建设单位保管，另一套原件要求移交场档案室保存。（5）卷内目录、卷内备考表、卷内封面应用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。