文件管理制度.docx

文件管理制度1、公司收到的各类文件，由公司负责文秘行政的职员认真签收、拆封、分类。认真进行收文日期、来文单位、份数、来文号、收文号及有关情况的登记，并认真填写承办单位，由行政主管签署拟办意见。2、公司领导和各部门负责人参加重要会议带回的文件和材料，文秘人员要认真整理和保管。3、领导批示的文件、信件、简报，要及时、准确的转有关部门处理。各部门必须认真明确地在传阅单上填写传阅意见，文秘人员每周进行一次文件催办查阅，作好相应的催办记录。4、对于机密文件、电报、严禁带出、外借、复印或自行横传。5、凡以公司名义上报、下发的正式文件，一律由总经理签发，总经理外出由指定的公司领导签发。6、公文应由发文部门起草。如涉及两个以上部门，要由一个主要部门牵头共同超草；如与有关单位联合行文，要实行会签制度。7、以公司名义行文的公文，在总经理签发前，须经行政部校对；总经理签发后，如需作原则修改，需经总经理复审。同时，由行政部统一编号、登记、存档。8、公文行文格式需符合有关制度，主送、抄报机关要填写准确，字迹要工整。起草公文需用钢笔或碳素笔。9、公文除会议纪要外，一般要加盖印章。用印位置在成文日期的上侧，要上不压正文，下要骑年盖月。10、公文标题,应当准确简要地概括主要内容，并标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。11、公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。成文时间，以公司总经理签发的日期为准。12、请示与报告等要分开。“请示”要一事一文，要分清主送抄送。13、公文要符合国家政策、法规；客观、准确地反映实际工作情况；观点明确，语言简练，条理清楚，标点符号准确，用词用名准确规范。14、文中的年月日用中文数字，其他各种数字用阿拉伯数字；计量单位使用国家法定的计量单位;人名、地名、时间、数字、引文等要准确无误。