文件管理制度.docx

文件管理制度1 .目的为确保EPC项目工程项目施工中，所有设计、施工、设备图纸及各类说明书、资料的接受、登记、分发和存档及对外文件的发送及保存处于受控状态，以满足现场施工需求。2 .责任2.1 项目部综合管理部、信息文控工程师是与监理、业主及各施工单位在文件收发方面的接口部门及责任人，应确保有效版文件及时、准确、迅速传递，并提供受控文件查阅、借阅等服务。2.2 各部门、各施工单位必须做好受控文件的接受、登记、发放、作废等二级管理工作。2.3 各施工单位在施工过程中的关于技术、质量、安全、设计图纸、设备供货、材料采购、进度款申请等事宜必须以文件形式上EPC项目部资料室，所有上报文件必须有编码，文件编码按工程文件编码管理制度执行。2.4 施工单位严禁与监理、业主传递各种文件、资料，严禁接受监理、业主下达的指令。2.5 主要设备到场开箱后，经营管理部门应清点随机资料，并全部上报资料室，资料室视情况交付业主档案室。3 .工作流程3.1 外来文件的接受、发放和存档。1. 1.1图纸资料的接收、发放和存档3. 1.1.1项目部资料室在接受设计院提供的新版图纸、资料时，应检查文件的编码、版次、状态、数量是否与设计提供的目录清单相符，如不符或字迹不清、页数不足，应立即将该情况反馈给工程管理部专业工程师或项目部总工，并采取相应的补救措施。4. 1.1.2接受新版图纸资料后即由资料人员将图纸资料的相关信息输入微机登记，并更新QQ群图纸资料内容。5. 1.1.3打印“图纸发放清单”通知业主、监理、各部门、各施工单位来资料室签收。3.1.1.4文件在发放后，剩余原图应立即进行分类、存档。3.1.1.5归档的所有图纸、资料应该能在短时间内调卷。3.1.1.6项目部资料室应将图纸升版、作废的信息及时通知各部门，并打印“图纸作废清单”经相关部门签字确认。3.1.1.7各部门及施工单位应将旧版图纸交回资料室，加盖作废章，隔离存放，以防误用。3.1.2外来其他纸质文件的接收、发放、存档。3. 1.2.1项目部资料室在接收业主或监理提供的其他纸质文件时，应根据目录，清点无误后方可接收。3.1 .2.2清点完成后由资料室根据文件类别及时上报负责领导审批，按领导批示内容，分发至相关部门、人员传阅签字或扫描后发至QQ群。3.1.3供货设备随机资料、文件的接收、发放、存档3. 1.3.1主要设备到场开箱后，所有箱内纸质文件、资料由工程管理部技术人员收集好立即上交资料室，信息文控工程师根据目录，清点无误后接收存档。4. 1.3.2设备资料、文件清点完成后由资料室根据文件类别及时上传QQ群。5. 1.3.3设备资料、文件严禁各部门、各施工单位以各种借口，不经资料室领用、借阅。3.2 对外文件的接收、发放和存档3.2.1 资料室负责所有对外文件的发放工作。3.2.2 项目部所属各部门、各单位需传递至监理、业主间的文件，资料室应根据相关部门提供的目录清单核对对外发文，并逐一登记,及时发放给相关单位。3.2.3经业主和监理审核好的对外发文返还资料室后，资料室应核对清单,并逐一登记。分类保存，以备做竣工资料用。3.3管理控制3.3.1项目部综合部定期在网上发布图纸目录清单供查阅。3.3.2所有外来文件（工作联系单、会议纪要、监理通知单、设计变更单等，图纸和设备资料除外）、以及对外文件由资料室信息文控工程师及时进行扫描，并在群里共享，已供查阅。3.3.3各部门应做好受控文件发放的二级管理，对受控文件进行分类。3. 3.4施工用图纸、资料应在保证各部门使用要求前提下尽快发放。总工依现场任务的急缓确定是否优先发放。4. 3.5各部门可依据施工进度及现场情况提出急需图纸资料的详细清单。4.附录5. 1外来文件审批单外来文件审批单文件编号文件名称接收时间发文单位审批、发放意见审批人发放人4.2文件发放记录文件发放记录序号文件编号文件名称接收单位接收人接收日期12345678