服务和供应品采购程序.docx

服务和供应品采购程序1 .目的对检测工作有影响的服务和物资等供应品进行控制，确保符合既定要求的服务和物资等供应品的投入使用，保证检测结果的准确性。2 .范围本程序适用于对本公司检测工作质量有影响的服务和物资等供应的采购控制及评价选择合格供应商的工作控制。3 .职责3.1 质管部负责采购对检测工作质量有影响的计量检定/校准服务和采购检测工作中使用的试验仪器、试验设备或辅助设备以及对检测工作质量有影响的人员培训教育工作。3 .2业务部负责采购检测工作中使用的消耗性材料和试剂等物资。3.3 办公室负责采购对检测工作质量有影响的设施和环境条件的设计、制造、安装、调试服务工作。3.4 检验室负责根据工作需要提出服务和供应品的购置申请，并负责在用消耗性材料、试剂等物资的管理。4 .对象分类4.3 采购对象的第一类型为“服务”。对本公司检测工作质量有影响的支持服务有：a.对检测工作质量有影响的计量检定/校准服务；b.对检测工作质量有影响的设施和环境条件的设计、施工、安装、调试服务工作；c.对检测工作质量有影响的人员培训教育工作；d.样品运输单位及其他公司有为本公司的检测提供服务的机构或单位。4.4 采购对象的第二类型为“供应品”。对我公司检测工作质量有影响的“供应品”有：a.检测工作中使用的测量仪器、试验设备或辅助设备；b.检测工作中使用的消耗性材料和试剂等物资。根据对检验结果影响程度，将物资分为一般控制和严格控制两类，对各类物资采取不同程度的控制。其中，化学试剂、蒸储水、玻璃器皿、各种气体（氧气、氢气、乙快气、甲烷气）等对检验工作质量具有重要影响的物资，必须进行严格控制。检验用物品的技术要求由各检验室根据检验工作需要提出，交业务部审定、汇总，作为采购和进货检验或验证的依据。5 .工作程序5.3 合格供应商的评价及选择5.3.1 对供应商的评价在选择采购的供应商时，首先要收集有关采购对象的有关资质信誉方面的材料，如是否通过实验室认可或IS09000认证，计量器具是否有“CMC”标志、化学试剂生产厂是否有生产许可证等，或者向其他采购方了解供应商的供应品使用情况及供应商的信誉情况等，向供应商索取有效资质证明材料（如授权证书及授权范围、实验室认可证书及认可范围，IS09000质量体系认证或产品认证的证书、生产许可证的复印件），质量体系文件、产品型式试验报告、出厂合格证，有关标准等。服务提供单位，由分管部门提出候选单位；检测用物资供应，由业务部提出候选单位。必要时，受技术负责人的委派，派员到现场进行能力考察。在收集材料和现场考察的基础上，采购部门对供应商进行评价，以确定是否是我公司需要的合格供应商，对供应商的评价要形成书面材料。5. 1.2合格供应商的选择经采购部门对供应商进行评价，确定合格供应商后，经技术负责人审核和批准后，列出合格供应商。在采购时，从“合格供应商名录”中选择供应。5.1. 3负责采购的部门每年要对供应商重新评价，对质量不稳定或出现过质量事故的供应商，如当供应物资连续两批不合格，或出现重大质量事故或信誉不良时,应及时对其重新评价，不符合条件的，则将其从“合格供应商名录”中删除，报公司技术负责人批准。5.2采购文件5.2.1对仪器设备的采购，采购文件应符合设备管理及维护程序相关要求。5.2.2对检测工作质量有影响的计量检定/校准服务单位的选择，应符合量值溯源计划和程序的规定。5.2.3对本公司检测工作质量有影响的人员培训教育提供单位的选择，按人员及人员培训控制程序执行。5.2.4采购对检测工作质量有影响的消耗性材料、试剂等物资，由使用部门向业务部提报“物资采购申请单”，申请单内容应包括申购理由、需购物资必要的信息，包括数量、规格型号、类别、等级、技术要求、质量标准、检验/验收规范或方法等，必要时，须有图示、图纸等。5. 3采购实施及对采购对象的验证根据采购计划和“物资采购申请单”，业务部从“合格供应商名录”中选择供应商，签订协议或合同，组织进货，由业务部派专人到供应商处购置或由供应商送货。采购人员必须在采购时查验出厂合格证、检验报告等质量证明，并做好记录。对需要政府集中采购的仪器设备按照有关政府采购规定执行采购计划和验收程序。对检测结果影响较大的物品，除验证必要的质量文件外，只要有可能，业务部会同检验室还应定期进行进货质量检验，保留检验记录。若供货质量检验不合格时，应暂停从该供应商处采购，并对该供应商重新评价，若确认该供应商不再具备合格供应商资格时，则应从“合格供应商名录”中删除，并报请技术负责人批准。只有经过验证或检验符合预定质量要求的物资，方能作为待用物资。库存的合格物资应有明显标志。不合格物资应有不合格标识，并隔离存放，由业务部负责退货或经评定可作它用时降价接受。5.4物资的管理5. 4.1物品仓库应由专人保管。库存物品应分类放置，摆放整齐，标识清楚，保持卫生，注意通风。易燃、易爆有毒物品应存放入危险品仓库。检验室不能长期存放或超量存放毒品、易燃、易爆物品，其管理办法按危险品管理制度执行。6. 4.2库房内严禁烟火和无关人员入内。配齐消防器材，做好防火、防爆、防霉、防盗工作，做好安全防范工作，确保库房安全有序。7. 4.3对有期限的物品，应遵守“先进先出”的原则，防止物品过期失效，造成浪费，每季应清库一次，做到帐、物相符。8. 4.4领取物品应有经办人、领用部门负责人签字。对无计划领料或不符合手续的领料，保管员应拒发。9. 4.5保管员应对出库物品的质量负责，残次品、过期变质的物品、标签不清的药品一律不准出库。10. .6贵重物品、剧毒药品要严格领用手续，设专人专柜保管，不得随意发放，领用时需有两人在场，并写明领用数量和用途。5.4.7库房内的物资器材一律不外借。5.5库存物资的定期检查业务部每季度组织一次对库存物资进行检查，并记录检查情况，检查内容包括数量、外观质量等，对重要有效性的物资，必要时还应组织检验室对主要性能进行检验。对已无法使用的物资、超出保质期的物资及经检验质量不合格的物资，业务部报行政副董事长批准后报废处理。办公室记录物资定期检查情况。5 .6服务和供应品管理档案业务部保存合格供应商和合格生产厂档案、供货记录、物资进行验证记录、定期检查记录等质量记录。a.合格供应商名录；b.合格供应商的有效资质证明材料（如实验室认可证书或授权证书、认可范围或授权范围的复印件、IS09000质量体系认证或产品认证证书复印件、生产许可证复印件，允许使用CMC标志的生产厂的有关证明材料复印件、人员资格或能力证书复印件等。当无有效资质证明材料时，应有其他能证明保证服务和供应品质量的有关证据（如质量体系文件，供应商提供的型式试验报告、获奖证书复印件等）；c.供应商的评价材料；d.采购文件、合同书、协议书；e.进货检验记录、出厂合格证等；f.跟踪使用记录。6 .相关文件和质量记录仪器设备维护和管理程序仪器设备溯源程序人员培训及管理控制程序危险品管理制度设备购置申报表小型仪器设备购置审批表化学试剂及器皿申购表仪器设备验收记录化学试剂验收记录表供应商服务评价表合格服务商/供应商名录