档案管理制度.docx

档案管理制度一、总则为规范档案管理工作，特制定本制度。二、公司档案范围公司建档范围确立为：1、公司建立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料;2、公司董事会形成的文件材料；3、财务、会计及其管理方面的文件材料；4、劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；5、经营管理方面的文件材料；6、生产技术管理方面的文件材料；7、产品生产、能源消耗、安全生产方面的文件材料；8、仪器、设备方面的文件材料；9、技术研发、设计方面的文件材料；10、科研、技术引进、转让方面的材料；11、教育培训方面的文件材料；12、信息、情报方面的文件材料；13、其他具有利用和保存价值的文件材料；以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。14、声像资料照片档案:新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成；影片档案:原版底片、拷贝及文字说明；录音档案:唱片、录音带；录像档案:政治、经济、科技、文娱、广告活动。三、公司档案管理体制1、公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导；2、根据有关档案法规规定，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档,并定期向公司档案部门移交保管；3、公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案安全保管条件的，要委托有关档窠部门代为保管。四、档案管理工作（一）档案材料的收集1、建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；2、对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；3、及时催办整理完毕文件的上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。（二）档案的归档、立卷与管理1、依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别;归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。2、立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和卷内目录，并复印出四至五份。3、整理案卷，使之厚度适宜，字迹难辨认的，应附抄件;每一案卷端正书写标题。4、对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录，按一定次序排列和存放。5、每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料。6、对破损和褪色的材料进行修补和复制。（三）档案的保管1、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。2、做好档案的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。（四）档案的鉴定1、从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。2、确定各类档案的保管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。（五）档案的销毁1、对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。2、办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁，销毁时要有两人以上监销，并在清册上签字。3、公司终止、解散时、档案应移交控股股东或主管部门。4、公司应采取严格管理措施，防止档案失密和泄密。（六）档案借阅、利用工作1、凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。2、案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续3、借阅期限不得超过一星期，到期归还;如需再借，应办理续借手续。4、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。5、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。6、档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。7、档案主管应接受公司有关部门、人员定期咨询要求。8、依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。五、附则本制度自公布之日起执行。