03报销管理制度.docx

部门：财务部版本：A/0共4页餐厅门店实业发展有限公司名称：报销管理制度编号：HZZ-03一、报销流程（如图所示，费用均为单项费用总额）二、报销权限审批（-）店总权限1、门店所有因营业而产生的供货商货款；2、门店非货款类，2000元（含）以内的费用支出；3、特殊支出没有权限审批；（二）执行董事权限1、门店非货款类，2000元-5万元（含）费用的审批权；2、总部5万元（含）费用以内支出审批权；3、特殊支出的审批权（支出不超过5万元）（1）大型设备的购买（或维修）支出；（3）装修类的支出；（4）宣传广告类的支出；（5）国庆中秋，春节的送礼支出（）大额支出的审批大额支出：指非货款类的支出超过5万元，此项支出由董事长审批；各职位在各自权限范围内审批的出纳支付后，董事长还需补签（货款类除外）。三、报销管理（一）、报销申请人应将所有发票整理分类。1、费用报销（1）定额小尺寸发票（如车票）应分类粘贴在一张或多张底单上，并在底单上注明该类发票的张数及金额；车票、机票上应注明起讫地点、时间。（2）购物发票应有手续完整的签收单、发票、保修单；（3）所有接待、应酬费用必须每次结账，不可以月结的形式报销。多人参加的活动，应由其中职级最高者签字确认后方可报销。2、采购物品报销报销采购物品的，在有保修单、说明书的情况下，应附上。所有申请报销的支出必须附有正确及有效的票据来证实支出，依据必须是正本。发票、信用卡支付存根联、收据或其他证明文件必须粘在报销凭证后。所有的发票、票据都需要经办人签字。3、车辆费用报销（公务用车）（1）公司车辆归行政人事部管理，司机凭“部门用车申请单”出车，车上同行人员的行车区间须每个列明在部门用车申请单上。行车记录表上的行车区间栏也要对应的分别按行车路线各个填上。（2）、车辆费用原则上每周报销一次。汽油费与其他单据分开粘贴，汽油费单据背后必须注明加油时的公里数。凡是由使用部门用车产生的过路费、停车费等，这些票据背后需有使用人签字并注明时间、目的地，否则不予报销。（3）、行政人事部将不定期核对车辆行程公里数。若发现报假单据者，一经查出按原单据面额的二倍扣工资。（4）、由于驾驶员个人的原因造成车辆损坏等，其维修费用由个人承担。（二）报销流程1、经部门负责人审核签字，呈报财务及分管领导签批。2、报销单送财务部审核，一般应在三天内完成审批的手续，会计核对金额是否准确、是否符合公司规定的开支标准、各类审批手续是否适当、单据粘贴是否规范等等。如果有疑问，或发现不应报销的项目，应及时向申请人落实情况。3、财务审核无误，经财务负责人审批后，按审批权限规定呈送总经理审批,并按各级别权限审批。4、出纳员通知报销申请人领款，付款时收款人应在收款栏签名及填写日期,或用电子支付需打印出凭条作为财务付款凭证。（三）报销要求1、经手人、领导批准、财务审核，原则上不能有同一人重复的情况。不准自审、自批自己开支的费用，均须报上一级核批，例：副总经理的支出应报总经理核批，总经理的支出应由执行董事核批。2、未经财务部审核、财务负责人签署的报销单据，不得往下一道流程审批。四、与其他部门协调1 .财务部应通知两个月或以上尚未退还预支款项的员工，尚欠余额将会在次月工资中扣除。2 .对于离职/解聘的员工，行政人事部必须确保离职手续表中各项手续（其中包括办理偿还借支手续）已经完成，离职/解职的员工方可到财务部办理应领工资手续，所应领工资由财务部于员工离职/解职次月的工资发放日发放至离职或解职员工的工资卡中。五、特殊情况若有特殊情况而不能履行以上条文，必须有执行董事或董事长的批准。