目往来通信管理规定.docx

目往来通信管理规定1范围本文件规定了项目往来的类别及相应的管理要求。本文件适用于XX生态工程有限公司在项目实施过程中的往来通信管理规定。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。3职责项目信函的接收和发送一律通过项目经理审阅和签署。由项目文控工程师（或文控工程师）负责登记、传送和保管。4项目信函的类别项目信函的类别分为： 信函。 传真。 E-mailo 电话记录。5项目信函管理5.1 项目信函的接收由项目文控工程师进行登记，送项目经理审阅和批示。当发生项目信函寄往工程公司其他部门时，应由接收部门转至项目经理，按本规定程序处理。5.2 当项目经理把信函批转有关部门处理时，项目文控工程师应复印信函，原件留项目部资料室保管，复印件送负责处理的部门。负责处理的部门应办理签收手续。项目文控工程师有责任协助项目经理督促负责信函内容处理的责任人按时处理，并把处理结果报告项目经理。5.3 项目信函的发送，凡以项目部名义对外发送的项目信函均须项目经理签发，并经项目文控工程师造册登记。6项目传真管理传真的接收、处理和发送程序与项目信函的管理规定相同。发往公司总部的项目传真,应由公司总部接收部门转项目文控工程师，由项目文控工程师登记，送项目经理批示，并负责传递和督促处理。7项目E-maiI管理7.1 通过E-mail收发的项目信息（或信函），应由接收部门打印输出，送项目文控工程师登记，然后按项目信函的管理规定程序处理。7.2 以项目部名义发送的EFIaiI,必须经项目经理批准，以项目经理的E-mail地址发送。8电话记录管理8.1 与项目有关的电话联络应由接收人填写电话记录，并签字。8.2 电话记录送项目文控工程师登记，然后按项目信函的管理规定程序处理。9项目信函的归档工作项目信函（包括登记本和信函文件）在项目结束后，由项目文控工程师整理、立卷，经项目经理签署后，按项目文件管理办法规定，送公司档案资料室整编归档入库。10项目信函的保存期11项目信函的保存期同项目文件。