现代农业发展公司往来账务管理制度.docx

现代农业发展公司往来账务管理制度一、应收账款管理（-）收款方针1、部门人员在公司为其客户提供了相应的服务或劳务后，应及时把相关资料交公司财务入账，公司财务部编制应收账款明细表，及时催收款项。2、收款时间：应收账款到期日。3、回款方式：转账支票，现金，抵实物（要经公司主管批准）。4、部门人员调动或离职等，部门经理必须监督其业务款项的回收及移交，必须填写移交清单一式四份（一份交财务、一份部门留存、移交人接受人各执一份），移交人、接受人、监交人及财务部相关统计人员均应签字，并报财务备案。接受人应核对账单金额及是否经过客户确认。（二）未回款责任1、未回款责任追究由于业务人员失职造成的未回款，业务员负全责并赔偿公司损失；由于公司内部原因造成的未回款，按责任划分，对相关责任人给予相应的经济处罚;由于外部不可抗力（如客户倒闭、破产等）造成的未回款，应持有相关部门证明，但业务员负有追偿责任，要尽量降低公司损失。2、财务部对部门未回款进行监督。对3个月以上部门未回款财务部要及时上报公司总裁及相关分管负责人并取得处置意见。（三）应收账款分析与对账确认对应收帐款，每月末做一次帐龄和清收情况的分析，并报公司财务总监和对应业务分管部门领导，督促其积极催收，避免形成坏帐。财务部应定期与债务单位进行余额核对（上门、电话、函），确保应收账款真实性和准备确性。二、应付账款管理（-）付款时间：1、应付款项由部门或个人申请，经过审批后执行；2、应付账款到期时间之前及到期日支付；3、购置固定资产款项于固定资产验收入库后支付。（二）付款方式：转账支票，现金，实物（要经公司主管批准）。（三）其他：非本公司人员领款时，必须由我公司相关人员带领方可付款。（四）定期与客户进行余额核对，确保账面双方余额数相符。三、工程款管理1、公司承接所有项目的工程款必须汇入公司指定帐户，公司保证项目资金专款专用，严禁个人以借款或由建设方代付材料等其他形式逃避公司对项目资金的监管。2、工程部人员负责自己项目款项的支付、收回与监管。主要包括：购招标文件款项的支付、投标保证金的支付与收回、履约保证金的支付与收回、工程进度款回收与支付、工程质量保证金回收与支付。3、工程项目款回收管理。工程部经理、项目负责人员是工程项目款回收责任人，工程部要指派专人负责，完善工程项目进度台账，健全催收工程进度回款时间表，上报公司和财务部。财务部按照工程进度回款时间表，及时提醒和监督工程部人员催收工程项目回款。具体要求：(1)工程项目建设期间，按照工程合同协议约定的工程形象进度要求，及时向工程项目建设单位申请支付工程进度回款，保证工程按计划进度推进。(2)工程项目全部完工时，工程项目回款应达到工程总价款的85%；工程项目通过验收(或审计)并交付使用时，工程项目回款应达到工程总价款的95%0(3)工程质量保证金，应控制在工程总价款的5%以内。工程质保期满，工程项目未出现质量问题，应及时收回质量保证金。(4)工程项目款回款实行保证金制度。单项工程项目责任人要交纳一定数额的保证金，工程项目款按规定全额收回的，公司应给予相应的奖励；因个人原因造成工程款不能按时收回或给公司造成损失的，应追究责任人责任并给予相应的经济处罚。4 .外包工程款支付管理。工程部月初应向公司和财务部提供外包工程项目月度预算表和支付工程进度款计划表，公司财务部根据工程部付款计划，按项目急缓程度统筹安排资金支付。具体要求：(1)工程进度款支付由施工单位提出，工程监理和公司项目管理人员应对施工单位提交的工程量清单和工程拨款申报单进行认证、计量和确认，签署审核意见并送交公司工程部。(2)工程部接到工程量清单和工程款拨付申报单，安排工程项目主管人员对工程项目预算、工程量及价款进行审核，在确认无误差后，在申报单上签署审核意见送交工程部经理。(3)工程部经理根据月度预算和工程完成进度情况，按照工程合同中确定的进度款支付条款要求，核定工程进度款拨款额度，开具工程拨款审批单，与申报单一起报送公司分管副总经理和财务部审核。(4)分管副裁和财务部对工程部上报的工程拨款审批计划进行审核无误后(超月度支付计划予以扣除)，依据财务审批制度审批支付施工单位工程进度款。（5）工程进度款支付要严格把关，工程全部完工时，工程款支付在未收到施工方开据的发票前应控制在工程总价款的70%以内，工程经过验收（或审计）并办理决算、开据发票交付使用时，工程款支付应控制在工程总价款的95%以内，剩余的5%为工程质量保证金。5 .投标保证金、履约保证金支付与收回管理。这两项保证金的支付与收回，实行“谁经办谁负责”的原则。四、其他应收款管理其他应收款是指除应收票据、应收账款和预付账款以外的其他各种应收款项。主要是：一是对外发生的债权；二是发生在单位内部的备用金借款和员工出差旅差费借款。其他应收款管理应坚持“事前控制、事中监管、事后清理”的原则。1、公司财务部负责其他应收款的管理，公司各部门凡涉及其他应收款在账的，部门负责人负有督促其按时归还借款之责任。2、完善内部借款管理，建立定期报账制度。根据各部门实际核定备用金额度，规定报账时间（按月度），未按规定执行的取消备用金予借资格。员工因公出差、临时采购必须在返回后或业务发生后7天内报账归还借款。员工其他借款原则是不应超过期一个月。3.建立公司清欠制度。无论任何人、任何事，在第二次借款前必须还清上一次借款，若上次借款尚未报账，原则上不能再借款。财务部应定期、不定期清理暂借款，对逾期未还、未报销者，发送借款报销(还款)催办单通知当事人，仍未执行者，采取扣除工资或其他措施，特殊情况报公司领导批准。4、建立健全其他应收款年度清查制度(1)每年年终时，公司财务部要组织专人对其他应收款的占用情况进行清理，与债务人核对清楚，并取得对方欠证。做到债权明确账证、账实相符。如不能取得欠证的，应及时向公司领导汇报，查找原因，研究处理办法，写出书面材料，归入档案。(2)财务部每年末应对其他应收款账龄进行分析，对帐龄1年以上的其他应收款项进行要重点分析，并在年度财务分析报告中逐笔反映，列示产生原因，通知业务部门组织清理。(3)业务部门应估计各项其他应收款项可回收性，预计可能产生的坏账损失，通知财务部按规定计提坏账准备。对确实不能收回的其他应收款，在认真清查核实的基础上，报公司董事会研究批准后，做坏账损失处理。5、公司员工调动、离职时，必须经财务部总监签字，证明其已办理还款等财务手续后，公司人事部方能为其办理调动、离职手续。6、责任追究。对于不能收回的其他应收款应当查明原因，追究责任，并根据责任人的职责范围和失职损失程度给予经济处罚；对不按时报账还的人员采取强制措施，如从其工资、奖金款项中扣除借款、通报批评、给予纪律处分等处罚。五、其他应付款管理1、其他应付款是指公司应付、暂收其他单位或个人的款项。2 .其他应付款支付，应参照应付账款管理规定，按规定程序进行审核、签批和支付。3 .定期与客户进行余额核对，确保双方账面余额数相符。