印章管理制度.docx

印信管理制度1总则与适用范围1.1 为保证印章、介绍信使用可控，维护公司利益，杜绝违法行为的发生，制定本制度。1.2 本制度适用于公司印章和介绍信的管理。公司：包括总部及下属具备独立法人的子公司。1.3 总裁办负责总部印信的归口管理和子公司（事业部）印信的管理监督；子公司（事业部）行政部门负责本公司（事业部）印信的归口管理。2印章种类2.1 印鉴：包括法人章、法人代表章、职衔签字章、财务专用章和合同章。2.2 部门章：刻有公司部门名称的印章。2.3 其他印章：如技术、检验、检测章等。3介绍信管理3.1 介绍信种类：存根介绍信；信笺介绍信；证明信（材料）。3.2 空白介绍信的保管由公司行政部门秘书负责保存。3.3 介绍信的开具要严格履行审批手续。一般事宜由部门经理签字后经行政部门负责人审批；重要事宜需由部门经理签署意见后报总经理（分管副总裁）审批。因私证明盖章，须提供报告并由常务副总裁审批后办理。4印章刻制4.1 印章刻制须报常务副总裁批准，由行政部门统一办理。4.2 新印章要做好戳记，以便备查。印章启用应事先发启用通知，注明启用日期和使用范围。启用印模应用蓝色印油，以示首次使用。4.3 印信管理部门应设立“印信登记表”拓具印模、样本，以顺序装订成册。一份报总裁办备案。5印章监印5.1 总部法人章由总裁办指定专人监印；董事会章由董事会指定专人监印；子公司法人章由各子公司行政部门负责人监印，财务专用章由出纳保管并监印。5.2 业务专用章由总经理（总裁）指定专人监印。5.3 职衔签字章核定由签字章所有人指定专人监印。5.4 部门章由部门负责人指定人员监印。5.5 其他印章由相关负责人监印。6印章保管6.1 印章保管须有记录，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。印章由监印人负责保管。6.2 印章保管必须安全可靠，须加锁保存。特制印章要放在保险柜。不准委托代管。6.3 印章若有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合有关部门查处。6.4 印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。6.5 机构名称改变；上级部门通知改变印章图样；印章使用损坏；印章遗失或被窃，声明作废等情况启用新印章的，原印章停用。6.6 印章停用须经领导批准，及时将停用印章送制发机关封存或销毁，建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。7印章使用7.1 公司各级人员使用印章须按要求填写“用印申请单”，经审核批准后方可交监印人员盖章。监印人对照“用印申请单”上载明的内容盖章。7.2 总公司用印审批程序为：部门负责人、分管副总裁；子公司用印审批程序为：部门负责人、总经理；董事会（股东会）章须经董事长批准方可用印；职衔签字章须经印章所有人批准或其授权有效审批人批准。7.3 业务专用章（杭挂合同专用章1,用于采购合同；杭挂合同专用章2,用于销售合同；杭挂合同专用章用于总部与外界的协议、合同）须经分管副总裁（总经理）批准。7.4 部门章必须经部门负责人批准。严禁使用部门章对外签订合同、协议。7.5 其他印章必须经该级负责人批准或授权。7.6 涉及法律等重要事项需使用印章的，追加法律顾问签字。7.7 财务人员依日常的权限及常规工作内容使用财务专用章无须经上述程序。7.8 监印人负责保存并每月整理“用印申请单”作为用印凭据，总裁办每月进行检查。7.9 法人章原则上不许外带，确因工作需要外带使用的，应事先填写“用印申请单”，载明事项，经公司总经理（常务副总裁）批准后由两人以上共同携带使用。特殊情况需经总裁批准。7.10 严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印，特殊情况需经相关层级负责人授权。监印人长期外出时须将印章妥善移交，以免贻误工作。7.11 监印人要规范用印，即“齐年盖月”，印迹清楚，不得歪斜和倒置。印章要及时清洗，保持字迹清晰，并严格用印保密制度。8附则8.1 各子公司（事业部）必须遵照本制度执行。8.2 未按本制度要求使用、保管印信，可给予责任人相应的批评教育、行政处分、经济处罚等，给公司造成损失的，移送司法机关处理。