2023年整理-某房地产集团合同模板管理程序.docx

合同管理管控程序1 .目的使合同的签订、履行规范化，并最大限度的避免风险。2 .适用范围适用于公司对外采购产品或/和服务类合同的管理管控。主要包括勘察合同、设计合同、营销合同（不含售楼和出租）、广告设计/制作合同、施工合同、材料/设备采购合同、工程监理合同、土地受让/合作开发合同、财务合作及借款合同、培训合同等。其他采购合同的起草、谈判、签订及履行及所有合同的法律审查按照GFP3T4法律事务处理程序处理。3 .定义无。4 .职责：5 .1总经理负责：4.1.1相关文件规定需要由其决定合作单位或由其批准实施解决方案的本次项目的相应合同的审批；4.1.2所有合同的付款审批。4.2主管副总负责：4.2.1相关文件规定由其决定合作单位或由其批准实施解决方案的本次项目的相应合同的审批;4.2.2所主管部门上报总经理审批的合同的审核；4.2.3所主管部门的合同付款审核。4.3成本部负责：4.3.1勘察、设计合同、工程监理合同及广告设计、制作合同的审核；4.3.2施工分承包合同及材料/设备采购合同的起草、谈判及定稿；4.3.3本部门起草合同的编号、分发、保存；4.3.4组织本部门起草合同的交底及执行情况的跟踪记录，并填写合同执行情况记录表（见GFP7-11-F2）；4.3.5勘察、设计、施工合同付款的审核；4.3.6本次项目所有合同的汇总、统计。4.4设计部负责：4.4.1勘察、设计合同的起草、谈判及定稿；4.4.2本部门起草合同的编号、分发、保存；4.4.3本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写合同执行情况记录表;4.4.4提起勘察、设计合同的付款申请。4.5营销部负责：4.5.1营销合同的起草、谈判及定稿；4.5.2本部门起草合同的编号、分发、保存；4.5.3本部门起草合同执行情况的跟踪记录，并填写合同执行情况记录表；4.5.4提起营销合同的付款申请。4.6品牌推广部负责：4.6.1广告设计/制作合同的起草、谈判及定稿;4.6.2本部门起草合同的编号、分发、保存；4.6.3本部门起草合同执行情况的跟踪记录，并填写合同执行情况记录表；4.6.4提起广告设计/制作合同的付款申请。4.7工程部：4.7.1工程监理合同的起草、谈判及定稿；4.7.2负责本部门起草合同的编号、分发、保存；4.7.3负责本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写合同执行情况记录表；4.7.4提起工程监理合同、施工分承包合同及材料/设备采购合同的付款申请。4.8发展研究部负责：4.8.1土地受让/合作开发合同的起草、谈判及定稿；4.8.2本部门起草合同的编号、分发、保存；4.8.3本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写合同执行情况记录表;4.8.4提起土地受让/合作开发合同的付款申请。4.9财务部负责：4.9.1财务合作合同及借款合同的起草、谈判及定稿；4.9.2本部门起草合同的编号、分发、保存；4.9.3本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写合同执行情况记录表;4.9.4所有合同付款的审核。4.10行政人事部负责：4.10.1培训合同的起草、谈判及定稿;4.10.2本部门起草合同的编号、分发、保存;1.10. 3本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写合同执行情况记录表;4. 10.4提起培训合同的付款申请；5. 10.5所有合同的盖章和归档。5.程序5.1 合同的起草、谈判、定稿5. Ll勘探、设计合同的起草、谈判、定稿设计部负责依根据设计进度计划要求完成勘探、设计合同的起草、谈判、定稿（合同一式六份）。5. L2施工及设备/材料采购合同的起草、谈判、定稿成本部根据材料进场及承包商进场计划要求，在完成了承包商及供应商选择工作后及时组织完成施工及设备/材料采购合同的起草、谈判和定稿（合同一式六份）。5. 1.3营销合同的起草、谈判、定稿营销部根据营销工作要求完成营销合同的起草、谈判和定稿（合同一式六份）。5. L4广告设计/制作合同的起草、谈判、定稿品牌推广部根据广告工作要求完成广告设计/制作合同的起草、谈判和定稿（合同一式六份）。5. 1.5工程监理合同的起草、谈判、定稿工程部根据监理工作要求完成监理合同的起草、谈判和定稿（合同一式六份）。5. 1.6土地受让/合作开发合同的起草、谈判、定稿发展研究部完成土地受让/合作开发合同的起草、谈判、定稿（合同一式六份）。财务部根据需要完成财务合作及借款合同的起草、谈判、定稿（合同一式四份）。5. L8培训合同行政人事部根据需要完成培训合同的起草、谈判、定稿（合同一式四份）。5.2合同的审批5. 2.1勘察、设计合同5. 2.1.1设计部将定稿后的合同及附件，连同合同审批及合同盖章审批表（见GFP7T1-F1）一起传至成本部审核。5. 2.1.2成本部对合同条款进行复核，复核后交主管工程副总审核。5.2. L3主管工程副总按GFP7-12设计分承包方选择控制程序的规定对合同进行审批或审核后提交总经理审批。5. 2.1.4审批完的合同由行政人事部加盖合同章并自行存档一份后转至设计部，合同成立。5. 2.2施工及设备/材料采购合同5. 2.2.1施工合同5.1. 2.1.1成本部将定稿后的合同及附件，连同合同审批及合同盖章审批表一起传至工程部审核。5. 2.2.1.2工程部对合同条款进行复核，复核后主管工程副总审核。5. 2.2.1.3主管工程副总按GFP7-5施工承包商选择控制程序及GFP7-14材料设备供应商选择控制程序的规定对合同进行审批或审核后提交总经理审批。5. 2.2.1.4审批完的合同由行政人事部加盖合同章并自行存档一份后转至成本部，合同成立。5.1. 2.2.1成本部将定稿后的合同及附件，连同合同审批及合同盖章审批表一起传至设计部审核。5. 2.2.2.2设计部对合同条款进行复核，复核后主管工程副总审核。5. 2.2.2.3主管工程副总按GFP7-14材料设备供应商选择控制程序的规定对合同进行审批或审核后提交总经理审批。5. 2.2.2.4审批完的合同由行政人事部加盖合同章并自行存档一份后转至成本部，合同成立。5. 2.3营销合同5. 2.3.1营销部将定稿后的合同及附件，连同合同审批及合同盖章审批表一起交主管营销副总。5. 2.3.2主管营销副总按GFP7-7本次项目策划及营销管理管控程序的规定对合同进行审批或审核后提交总经理审批。5. 2.3.3审批完的合同由行政人事部加盖合同章并自行存档一份后转至营销部，合同成立。6. 2.4广告设计/制作合同5.2.4.1品牌推广部将定稿后的合同及附件，连同合同审批及合同盖章审批表一起传至成本部审核。5.2.4.2成本部对合同条款进行复核，复核后交主管品牌副总审核。5.2.4.2主管品牌副总按GFP7-18广告设计、制作承包商选择、控制程序的规定对合同进行审批或审核后提交总经理审批。5.2.4.3审批完的合同由行政人事部加盖合同章并自行存档一份后转至品牌推广部，合同成立。5.2.5工程监理合同5.2.5.1工程部将定稿后的合同及附件，连同合同审批及合同盖章审批表一起传至成本部审核。5.2.5.2成本部对合同条款进行复核，复核后主管工程副总审核。5.2.5.3主管工程副总对合同进行审核后，交总经理审批。5.2.5.4审批完的合同由行政人事部加盖合同章并自行存档一份后转至工程部，合同成立。5.2.6土地受让/合作开发合同5.2.6.1发展研究部将定稿后的合同及附件，连同合同审批及合同盖章审批表一起提交主管副总。5.2.6.2主管副总对合同进行审核后，交总经理审批。5.2.6.3审批完的合同由行政人事部加盖公章并自行存档一份后转至发展研究部，合同成立。5.2.7财务合作及借款合同5.2.7.1财务部将定稿后的合同及附件，连同合同审批及合同盖章审批表提交总经理审批。5.2.7.2审批完的合同由行政人事部加盖公章并自行存档一份后转至财务部广部，合同成立。5.2.8培训合同5.2.8.1行政人事部将定稿后的合同及附件，连同合同审批及合同盖章审批表一起提交主管行政副总。5.2.8.2主管行政副总按GFP2-6员工培训管理管控程序的规定对合同进行审批或审核后提交总经理审批。5.2.8.3审批完的合同由行政人事部加盖公章并自行存档一份，合同成立。5.3.1合同起草部门负责对合同进行编号，编号的原则是：首先按工程本次项目进行分类，以大写的拼音字母表示，如JHW（金海湾）、HJ（海景）；再按合同的类别进行分类，以大写的拼音字母表示，如SJ（勘察设计合同）、SG（施工合同）、CG（材料/设备采购合同）、YX（营销合同）、GG（广告设计/制作合同）、JL（监理合同）、MD（土地受让/合作开发合同）、CW（财务合作合同）、JK（借款合同）、PX（培训合同）、QT（其他合同）最后按合同签订的先后顺序进行排序，以阿拉伯数字表示，如：01、02；具体如：JHW-SG-Olo5.3.2合同起草部门负责将签订的合同做以下处理：5.3.2.1设计部负责将勘察设计合同分发给乙方2份，成本部1份，部门存档2份，档案室1份；5.3.2.2成本部负责将施工合同分发给乙方2份，工程部1份，部门存档2份，档案室1份。5.3.2.3成本部负责将材料/设备采购合同分发给乙方2份，设计部1份，部门存档2份，档案室1份。5.3.2.4营销部负责将营销合同分发给乙方2份，成本部1份，部门存档2份，档案室1份。5.3.2.5品牌推广部负责将广告设计、制作合同分发给乙方2份，成本部1份，营销部1份，部门存档1份，档案室1份。5.3.2.6工程部负责将工程监理合同交付对方2份，成本部1份，部门存档两份，档案室1份。5.3.2.7发展研究部负责将土地受让/合作开发合同交付对方2份、成本部1份，部门存档两份，档案室1份。5.3.2.8财务部负责将财务合作及借款合同交付对方2份，部门存档1份，档案室1份。5.3.2.9行政人事部负责将培训合同交付对方2份，部门存档1份，档案室1份。5.3.2.10集团参与的招标/采购本次项R,合同起草部门负责将合同和招标过程资料一起上报集团备案。5.4合同的交流、执行、反馈与总结5.4.1合同交流：合同起草部门负责及时组织和合同执行部门一起进行合同的交流，并将交流情况形成会议纪要。5.4.2合同执行：合同执行部门有责任按合同条款要求对合同全面执行。5.4.3合同反馈：合同执行部门将合同执行过程中发现的相关问题及时填写合同履行反馈表反馈给合同起草部门。5.4.4合同工作总结及合同范本5.4.4.1各部门根据相关程序规定对合作商进行评定工作5.4.4.2起草部门根据合同履行反馈表填写合同执行情况汇总表，如无反馈纪录则不必填写。5.4.4.3合同起草部门根据需要拟定合同范本，并根据合同执行情况汇总表对合同范本不定期进行修正。5. 5合同变更、补充协议的签订5.5. 1合同起草部门负责组织合同变更、补充协议的起草、谈判、定稿。5.5.2其它程序与原合同相同。5.6合同资料信息处理成本部按本次项目不同对土地受让/合作开发合同、勘察、设计合同、施工及设备/材料采购、营销合同、广告设计/制作合同、工程监理合同进行汇总、统计，编制*本次项目*合同一览表（见GFP7-11-F3）,并将一览表中信息在成本信息相关系统上发布，