加油站基础信息管理制度.docx

加油站基础信息管理制度第一节一般规定1.1 信息管理职责加油站经理负责加油站信息管理工作：1 .负责加油站信息管理会议的组织召开、人员技能的培训、各项信息记录检查。2 .及时准确收集、传递、处理信息，确保信息填写和存档正确。3 .及时更新，确保档案资料的准确性。4 .协助做好信息系统维护工作。1.2 保密规定1 .加油站所有员工必须签订商业秘密保密协议。2 .加油站所有员工必须遵守商业秘密保密协议中的相关内容。3 .凡属公司内部传递、下发和上报的文件、资料和加油站的客户资料、各项数据、账表、单据、方案和策略等均属保密范围。4 .员工私人通信、电话、记录均不得涉及加油站秘密。5 .员工经手的保密材料，不得随手放置、自行复制或携带回家，也不得与其他无关员工透露。6 .无论在职期间和离职以后，不得将公司的知识产权、机密、各种资料和规章制度用于非法目的，也不能为个人所用。7 .对违反公司保密规定的员工，视情节严重程度给予相关处分直至起诉。1.3 信息管理培训加油站经理积极参加公司组织的信息管理培训，学习信息管理规范、各种信息设备的使用和维护、各类信息管理流程，同时对本站员工进行信息管理方面的培训。1.4 信息管理会议加油站经理应及时传达上级有关信息管理规定，并在加油站日志（附件一表单2）中记录。1.5 信息管理监督与考核加油站信息管理员应对本站各类业务流程中的信息收集、传递和使用情况进行监督检查。第二节信息的收集、传递、处理2.1 信息分类信息按照来源分为：1 .外部信息：主要包括竞争对手资料、顾客反馈信息，油价信息、目标市场信息、社会公众信息等。2 .内部信息：主要包括在加油站经营管理过程中的服务、进销存、HSE.设备、财务、人力资源、便利店等方面的信息。2.2 信息收集1 .加油站收集的信息主要包括：各种统计分析数据、公司文件、资料，当地政府及有关部门发布的政策、通知，经营对手信息，市场信息等。2 .加油站经理每月收集一次竞争对手动向等市场信息。3 .各岗位员工每班负责收集本岗位范围内的信息，并将信息于当天内提供加油站经理进行整理、汇总和初步分析。4 .信息采集必须及时、准确和全面。2.3 信息传递和处理1 .日常性的信息（如销售日报表）必须按时传递，对于某些时效性较强的重要信息（如市场变化信息、突发事件等）应在获得并确认信息的第一时间5分钟内反馈。2 .加油站信息传递的方式主要有：加油站管理系统，传真，邮件，电话。3 .信息若以电话形式传递时，应做好记录，注明接收人（来电人）、内容、时间，原始资料应封装。4 .对公司安排的工作任务，加油站应在规定时间内完成；若因特殊情况无法完成，必须提前向上级报告。5 .公司收到加油站的工作请示后，应在48小时内予以答复，在规定时间内不能做出答复的，应向加油站说明情况。2.4 信息的分析和应用加油站应对收集的信息进行分类、分析、比较和判断，定期或不定期上报公司。第三节信息的保存及资料管理3.1 加油站档案设置包括人力资源、现场管理、客户服务、油品管理、HSE.设备、财务、便利店、考核、行政等十类，按照各章节的内容要求分类归档（含上级的相关文件），其中行政类主要包括：企业文化、上级及地方政府文件、通知。3.2 归档1 .按上述分类要求将资料放入对应类别的档案盒内，依次编制文档编号。2 .不同的档案指定不同的保管人，保管人应及时对资料进行填写和归档。3 .各档案盒内应设立文档目录，标明文档标题、归档时间、归档人。4 .加油站经理每月检查归档情况。3.3 保存期限1 .档案保存期限根据信息的有效时间而定。2 .档案资料应每年整理一次，将不连续使用的资料根据要求另行存档。3.4 销毁处理对于超过保存期限的档案文件报经地（市）公司同意后组织销毁。3.5 档案保管1 .加油站应注意档案的保密工作，无关人员不得翻阅。公司人员要查阅档案，须得到加油站经理确认后方可执行。2 .非本公司人员查阅档案，必须经过地（市）公司同意并在加油站经理或指定人员监督下进行。3 .当一个档案盒装满时应及时归档。4 .档案应放置在通风、干燥的地方，避免与水、油品、化学品的接触。5 .各种信息管理设备不得应用于与工作无关的事情，正确使用和维护，定期保存资料并备份。