采购部规范化管理工具.docx

采购部规范化管控工具第一章采购部组织结构与责权5第一节采购部职能与组织结构5一和采购部职能5二和采购部组织结构错误!未定义书签。第二节采购部责权错误!未定义书签。一和采购部职责错误!未定义书签。二和采购部权力错误!未定义书签。第三节采购部管控岗位职责错误!未定义书签。一和采购总监岗位职责错误!未定义书签。二和采购经理岗位职责错误!未定义书签。三和采购主管岗位职责错误!未定义书签。四和采购稽核员岗位职责错误!未定义书签。第二章采购计划管控错误!未定义书签。第一节采购计划岗位职责错误!未定义书签。一和采购计划主管岗位职责错误!未定义书签。二和采购计划专员岗位职责错误!未定义书签。三和采购预算专员岗位职责错误!未定义书签。第二节采购计划管控规章制度规章7一和采购预算管控规章制度规章19第三节采购计划管控表格21一和采购申请单21二和生产请购单22三和设备采购申请表23四和物资采购计划表24五和订单采购计划表24第三章供应商开发与管控25第一节供应商开发与管控岗位职责25一和招标采购主管岗位职责25二和供应商管控主管岗位职责25三和供应商管控工程师岗位职责26四和供应商开发专员岗位职责26五和供应商管控专员岗位职责27第二节供应商开发与管控规章制度规章27一和供应商管控规章制度规章27二和供应商筛选规章制度规章32第三节供应商开发与管控表格34一和供应商调查表34二和供应商筛选表35三和合格供应商列表36四和供应商登记变动申请表36第四章采购价格和谈判与合约管控37第一节采购价格和谈判与合约管控岗位职责37一和采购合约主管岗位职责37二和采购询价专员岗位职责38三和采购谈判专员岗位职责38四和合约管控专员岗位职责39第二节采购价格和谈判与合约管控规章制度规章39一和采购合约管控规章制度规章39第三节采购价格和谈判与合约管控表格43一和询价单43二和采购询价记录表43三和采购谈判计划表44四和采购谈判记录表44五和合约签订审批单45六和合约信息统计表45第五章采购进度控制46第一节采购进度控制岗位职责46一和采购进度控制主管岗位职责46二和采购跟单员岗位职责46第二节采购进度控制管控规章制度规章46一和采购进度控制规章制度规章46第三节采购进度控制管控表格48一和采购订单48二和采购进度控制表48三和采购物资跟催表49第六章采购质控制50第一节采购质量控制岗位职责50一和采购质量控制主管岗位职责50二和采购检验专员岗位职责50第二节采购质量控制管控规章制度规章50一和采购物资检验规章制度规章50第三节采购质量控制管控表格54一和采购检验报告54二和采购质量控制表54第七章采购结算管控55第一节采购结算岗位职责55一和采购结算主管岗位职责55二和采购结算专员岗位职责56第二节采购结算管控规章制度规章56一和采购结算货款支付管控规章制度规章56第三节采购结算管控表格59一和预付申请表59二和货款支付申请表59三和采购货款支付进程表60四和采购支出证明表60五和采购结算清款表61第八章采购成本控制62第一节采购成本控制岗位职责62一和采购成本控制主管岗位职责62二和采购成本控制专员岗位职责62第二节采购成本控制管控规章制度规章63一和采购成本控制规章制度规章63第三节采购成本控制管控表格66一和采购实施记录表66二和采购货款支付申请表67三和采购成本汇总表68四和成本差异汇总表68五和采购成本比较表68第九章采购绩效管控69第一节采购绩效管控岗位职责69一和采购绩效主管岗位职责69二和采购绩效专员岗位职责70第二节采购绩效管控规章制度规章71一和采购绩效考察规章制度规章71二和采购有关员工行为规范76第三节采购绩效管控表格77一和采购绩效考察表77二和采购绩效改进表78三和采购绩效奖惩表79第一章采购部组织结构与责权第一节采购部职能与组织结构一和采购部职能采购部由企事业机构采购系统最高负责任人相关领导，在相关职能机构部门或科室的配合协助下，严格制定并执行采购规章制度规章与采购工作相关流程，确保企事业机构生产和经营活动顺利进行。采购部在企事业机构中行使下列职能。（一）建立采购部组织结合企事业机构实际情况和发展需求,建立健全采购部的组织结构设计,明确职责分工,优化有关员工配置，提高采购工作绩效。（二）建立健全采购管控规章制度规章体系根据企事业机构管控相关要求及机构部门或科室任务，制定并严格执行采购规章规章制度规章，规范采购作业。（三）采购计划管控在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，编制采购计划与采购预算，指导采购活动。（四）供应商管控根据采购计划进行市场调研，选择和评审和考察供应商，建立并完善供应商档案。（五）采购价格管控建立并更新重要物资及常备物资的价格档案,指导采购作业与价格谈判,提高采购绩效。（六）采购合约管控组织合约评审，签订采购合约，建立采购合约台账并分类管控，监督合约的执行。（七）采购进度控制监督采购合约签订与执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期管控，严格控制采购进度，确保供应及时。（八）采购质量控制建立采购认证体系，对供应商及采购物资的质量进行检验和认证，确保采购物资符合企事业机构相关要求。(九)采购成本控制严格执行采购预算，监督采购询价和议价和订购过程费用的使用情况，开展成本分析，有效控制采购成本。(+)采购绩效管控定期对机构部门或科室采购作业及各采购有关员工进行绩效考察，并根据采购结果实施奖惩，分析采购过程中的薄弱环节与问题，制订改进计划，提高采购绩效。二和采购部组织结构不同的企事业机构，其采购部职位设置也不同。企事业机构为确保采购职能的实现，在设计采购部组织结构时，须充分考虑和分析采购需求，生产经营的规模与发展规划，内外部环境，管控水平，供应市场结构，物资价格弹性，生产产品技术，客户需求等方面的影响，确保采购组织的高效性和灵活性。(-)按企事业机构规模设计采购部组织结构1.中小型企事业机构采购部组织结构中小型企事业机构采购部组织结构如图1.1所示。按所采购的物资类别来设计，采购部的组织结构如图1-5所示。图IT按采购物资类别设计的采购部组织结构图示例（五）按采购地区设计的采购部组织结构按采购地区的不同来设计，采购部的组织结构如图1-6所示。图1-7按采购渠道设计的采购部组织结构示例（七）按行业设计的采购部组织结构1 .超市采购部组织结构超市采购部的组织结构如图1-8所示。图1-8超市采购部组织结构示例2 .酒店和宾馆采购部组织结构酒店和宾馆采购部的组织结构一般如图1-9所示。图1-9酒店和宾馆采购部组织结构示例3 .工程本次项目采购部组织结构房地产和建筑施工企事业机构的工程本次项目采购包括本次项目承包和分包招标采购和工程材料采购。同时，工程本次项目采购可分为企事业机构统一采购和本次项目采购和统一采购与本次项目采购相结合三种采购方法方式，工程本次项目采购部的组织结构如图1-10所示。图1-10工程本次项目采购部组织结构示例第二节采购部责权一和采购部职责（一）生产制造企事业机构采购部职贵从生产制造企事业机构全面质量管控的角度来看，采购部承担的职责始于接请购单之前，并延至填写订单之后，包括审批核准采购申请和采购谈判和采购议价和订货和质量验收和退货等。其岗位职责如图1-11所述。其他相关职责职责1职责2-根据生产计划和安全库存编制不同时期的物资采购计划，经批准后实施k-编制采购预算，经批准后实施审查各类请购申请，核查采购的必要性、请购规格与数量是否恰当职责4一-收集、整理供应商资料，建立供应商管理档案，定期评估供应商实施采购活动，包括询价、比价、议价、签订合同、下订单、跟单、催货、结算:等做好市场供求信息及价格调查，实现优质采购，确保生产及经营活动的需要做好物料消耗分析，在保证生产及经营需要的前提下降低资金占用，减少库存收集市场的价格信息，利用各种途径降低成本，完成采购成本控制指标S负责国外采购的进口许可申险;运输及报关等事务的K图1-11生产制造企事业机构采购部职责（二）商场和超市采购部职责对商场和超市而言，采购部主要负责任新商品和新本次项目的开发和引进，商品的补充和退换以及商品资料的维护工作。其具体职责如图172所述。确定、调整商品在店内的陈列位置，增强商品的陈列效果根据市场需要，组织、审核并落实商品促销活动，跟踪促销效果，提高市场竞争力一职责9负责商品资料的维护工作，保证商品资料信息的准确性根据季节和促销需要对商品进行组合、加工、拆分，提高商品适销性图1-12商场和超市采购部职责二和采购部权力采购部的权力如图1T3所示。代表公司选择、评估、确定合格的供应商在计划范闹内，代表公司对外签署采购合同对于不合格的供应商，有索赔、解除供应关系的权力对请购方式、手续权限、进度控制有监督权在不影响公司正常经营的情况下，有对外进行物资调配的权力有处理公司废旧物资、损坏物资的权力对本部门员工的奖惩、职位调动、晋级及工作任务的重新分配有建议权权力10其他相关权力图1T3采购部权力第三节采购部管控岗位职责一和采购总监岗位职责采购总监的主要工作是全面主持企事业机构采购工作,规划和指导和协调企事业机构所需物资及相关服务的采购，确保物资供应及时，所采购物资质量达标，降低采购成本。采购组织建立物资采购的供应系统，多方面开拓供应渠道，并对供应商进行管理图1-14采购总监岗位职责二和采购部经理岗位职责采购部经理主要负责任企事业机构所需物资的采购及采购部的日常管控工作，其岗位职|j主持采购招标、,合同评审工作，签订采购合同：监督执行情况，建立合同H负责采购进度控制，指导监督跟单、催货工作，进行采购交期管理，确保采购及时pij，审核年度、季度、月度需求计划，统一采购，减少开支，提高资金运营效率三和采购主管岗位职责采购主管的岗位职责是协助采购部经理完成采购管控及机构部门或科室管控等工作，具体如图1-16所示。分派、指导、监督采购人员的Fl常工作编制单项物资的采购计划，并监督实施在米购部经理的指导下，参与编制采购预算，并控制采购费用参与供应商信息的分析以及供应商的选择与评估匚作签订和送审小额采购合同L协助采购稽核员规范采购政策和行为，确保公司利益制作物资入库相关单据，积极配合仓储部保质、保量地完成采购