合同管理制度.docx

合同管理制度1 目的为加强合同标准化管理，规范公司合同编号管理，降低合同档案管理风险，根据XX集团股份有限公司合同管理手册的内容，制定本办法2 范围本办法适用于XX国际会议展览中心有限公司会展部所承接的所有项目合同。存档的所有书面合同均应由行政人事管理中心负责管理合同人员和部门负责管理合同人员共同按照统一标准进行分类和编号。3 合同定义、分类及合同管理人员职责3.1 合同，又称为契约、协议，是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系意思表示一致的协议。3.2 合同管理人员，是企业合同管理的主管人员，在合同管理的过程中负有合同的审查、编号、监督、跟踪和处理等管理责任。3.3 本办法中，合同类型共分为4大类，4大类分为展览合同、大型活动合同、会议合同以及不应归入以上类别的其他类合同。4 编号方法4.1 本办法采用公司（项目）英文简称/合同类型简称为编号方法，合同编号形式一般采用四级编码制，在每级编码之间采用“-”进行连接。4.2 编号方法四级编码制编码方法：公司（项目）名称英文简称-合同类别简称-年度-四位合同流水号4.3编号规则4.3.1一级编码：为公司（项目）名称英文简称，如：XX国际会议展览中心有限公司（会展运营）的编码简称为“GYICEC”。4.3.2二级编码：为合同类别简称，编码方法为“展览合同”、“大型活动合同”、“会议合同”、“其他类合同”。4.3.3三级编码：为公历年代号，如：2020年编码为“2020”。4 .3.4四级编码：为相应类别合同的三位流水号，如：XX生态文明晚会场地租赁合同的流水号为12号，则流水编号为“012”。5 实例四级编号编写方法举例举例：XX国际会议展览中心有限公司签订的展览场地租赁合同，签订时间为2020年，合同流水号为23,则合同编码为：GYICEC-展览合同-2020-023O6 补充协议在原合同编号后，按补充次数添加补充协议标志“（补X）”6.1 举例：XX国际会议展览中心有限公司与广告公司对2020年签订的70号展览合同进行一份补充协议的签订，则合同编码为：GYICEC-展览合同-2020-070（补1）6.2 同上例，签订第二份补充协议，则合同编码为：GYICEC-展览合同-2020-070（补2）7 合同编号的填写7.1 除销售合同和行政人事类合同之外的合同，由部门业务承接人负责前三级编码的编号工作，在合同签订时对合同前三级编码进行统一编号，按编号格式预留流水号的位置；补充合同由部门合同管理人员负责四级编码全部内容的编写。7.2 其他类合同如部门采购类合同、人事劳动类合同由相关执行人员按照本办法规定自行编写。8 记录表单无9 其他本制度未尽事宜或与集团管理制度相冲突时按照“XX集团合同管理办法”执行。