承接展会活动业务指引.docx

承接展会活动业务指引1 目的为规范展会活动承接工作，提高工作效率、降低风险、减少纠纷，特制定本指引。2 适用范围本指引适用于承接展会活动业务的过程。3 职责3.1 会展部负责展会活动合同谈判、签订和流转，协助相关部门进行展会管理；做好展会结算、客户回访调查。3. 2行政人事部负责协同会展部向集团公司相关职能部门报送合同公文等。3.3财务部负责核对合同款项、款项到账情况、开具发票等。3 .4展务部负责传达展会通报，并对展会活动进行现场管理协调。4 方法和步骤4.1 在与客户充分交流后，确认展会相关信息，如时间、规模、价格、主题等，作为合同签订的依据。4.2 合同双方达成一致，拟定合同后,通过OA报会展部负责人、财务部、总经理、集团公司法务人员审核，集团公司分管领导审批。4.3 审批完毕，由会展部负责将展会信息流转至各部门，并做好合同存档工作。4.4 会展部协助各部门与客户保持良好的沟通，为客户及各部门架起沟通的桥梁，传递展会相关信息，保证展会顺利进行。4.5 活动结束后，对合同进行归档；并根据组委会签单情况，对展会进行最终结算。4. 6根据结算单，客户对展会活动进行结款，财务部核对相关款项到账情况。4.7 会展部整理展会相关资料及汇总，对项目进行总结归档。4.8 会展部定期对客户进行回访，了解客户动向，收集并及时处理客户反馈意见，与客户建立起长期稳定的合作关系。5从业人员要求5.1 遵守国家法律法规，保护客户的合法权益。5. 2有良好的职业道德观念、道德情操和道德风尚。5.7 树立诚实守信、团结协作、尊重客户、爱岗敬业的良好风气。5.8 上岗着工作装、服饰整洁、佩戴工作证。5.9 仪表端庄、举止大方、态度和蔼、讲究礼仪。5.10 礼貌服务、热情周到。5.11 回答问题要迅速、准确、耐心、有问必答。5 .8认真及时地处理客户的需求、意见和建议。6 记录表单6.1 展会结算单6.2 展会总结6.3 合同审批表