项目会务工作指引.docx

项目会务工作指引1 目的对项目的会务工作（主要是主场搭建和布置、参展商报到和布展、开展、撤展）进行科学管理和专业把控，实现会务工作的标准化、流程化、效率化；提升团队工作质量，为展商及观众提供优质的服务，树立良好的展会品牌形象。2 适用范围适用于项目部各自办（合办）展的会务管理工作。3 职责项目的会务工作由项目经理带领下属团队共同完成，部门经理进行指导和推进工作监督。4 工作程序4.1 主场搭建和布置4.1.1 成立项目主场搭建和布置小组，小组由项目经理（或助理项目经理）、展示工程部设计和制作人员、合作单位人员、外协单位人员组成；小组成立后，即确定主场搭建和布置及工作标准、分配工作任务、进行工作前培训、准备工作所需的资料和物资、制定会务工作推进计划表（计划表要明确各项工作的内容、负责人、完成时间、成果体现等内容；工作组成员定期或按时间节点向组长、项目经理、项目部经理汇报工作情况，项目经理、项目部经理亦按此向分管副总经理、总经理汇报情况）。4.1.2 展会活动40天前（视情况而定，或需提前），项目主场搭建和布置小组要完成所有搭建和布置设计清单，并交展示工程部或外协单位进行设计；展会活动30天前，展示工程部或外协单位应完成全部设计，并完成审批工作；展会活动20天前，要完成主场搭建和布置的制作合同报批工作；展会活动10天前，要完成主场搭建和布置的制作准备工作；展会活动开展1天前，要完成全部主场搭建和布置工作。4.1.3 所有主场搭建和布置的支出需按公司的规定、财务要求和既定的预算执行，按程序招标、谈判、报批、报审、签定合同、付款、收集依据和相关材料，工作人员要有计划性、预见性，充分考虑流程、审批、制作所需时间。4. 2与会展中心对接及参展商服务4.1.1 成立现场工作小组，小组由项目经理（或助理项目经理）、合作单位人员、外聘人员（如志愿者）组成，开展与会展中心各部门的对接工作及参展商服务工作。小组成立后，即确定现场工作内容及工作标准、分配工作任务、进行工作前培训、准备工作所需的资料和物资、制定工作推进计划表（计划表要明确各项工作的内容、负责人、完成时间、成果体现等内容；工作组成员定期或按时间节点向组长、项目经理、项目部经理汇报工作情况，项目经理、项目部经理亦按此向分管副总经理、总经理汇报情况）。4.1.2 与会展中心对接：展会活动30天前，与展务、工程、保卫、场管、展示工程等部对接展会情况、工作进度、时间节点和现场服务、展会管理事宜，明确各方职责。重点包括：主场搭建和布置，水、电、网络的配置及要求，布/撤展时间确定，参展手续的办理，人流、物流、车流的管理，安全保卫，清洁卫生，子活动的内容及要求等。4.1.3 与参展商对接的工作：展会活动10天前，要与参展商对接报到时间地点，办理报到手续所需资料，如何领取证件，展馆周边交通、住宿和餐饮情况，发放展位图、参展须知、搭建须知，消防安全责任书等。办理进场手续时需填写展商进场签到表。4.3 对外协调工作：4. 3.1展会对外协调工作包括主承办、支持单位的对接，相关政府职能部门协调（会展办、公安、交通、安监、消防、城管、食药监等），其他外协单位协调（物流、餐饮等）。5. 3.2所有对外协调由项目经理或指定人员负责，需在展会活动开始10天前全部完成。4.4 会务采购及招募4.4.1会务采购和招募包括：餐饮和住宿采购，证件制作或采购，办公用品采购，会务物资采购，志愿者招募等。4.4.2所有会务采购和招募由指定人员负责，支出需按公司的规定、财务和人事要求及既定的预算执行，按程序招标、谈判、报批、报审、签定合同、付款、收集依据和相关材料，工作人员要有计划性、预见性，充分考虑流程、审批、制作所需时间。4.5突发事件预案4.5.1突发事件或涉及安全、消防、展会稳定、食品卫生、综合保障等，事先应对以上情况充分考虑并制定应对预案，以最大限度减少、降低突发事件对展会活动带来的影响。4.5.2突发事件预案的制定工作由经理或指定人员负责，需在展会活动开始10天前全部完成并经过实操性预演。5记录表单5.1 会务工作推进计划表5.2 展商进场签到表