项目子活动执行工作指引.docx

项目子活动执行工作指引1 目的增强展会的氛围，丰富展会内容，突出展会的专业性，使展会更具有生命力和活力。2 适用范围适用于项目部各自办（合办）展项目的子活动执行管理工作。3 职责项目子活动的执行工作由项目经理带领下属团队共同完成，部门经理进行指导和推进工作监督。4 工作程序4.1 成立子活动执行小组，小组由项目经理（或助理项目经理）、合作单位人员、外聘人员（如志愿者）组成。小组成立后，即确定子活动执行工作内容及工作标准、分配工作任务、进行工作前培训、准备工作所需的资料和物资、制定子活动工作推进计划表（计划表要明确各项工作的内容、负责人、完成时间、成果体现等内容；工作组成员定期或按时间节点向组长、项目经理、项目部经理汇报工作情况，项目经理、项目部经理亦按此向分管副总经理、总经理汇报情况）。准备可行性资料，撰写子活动方案。4.2 制定详细的子活动执行方案，方案包括活动内容、目标、工作推进计戈I、宣传推广计划、人员分工、预算等。4.3 所有子活动支出需按公司的规定、财务和人事要求及既定的预算执行，按程序招标、谈判、报批、报审、签定合同、付款、收集依据和相关材料，工作人员要有计划性、预见性，充分考虑流程、审批、制作所需时问。4.4 纳入宣传计划，子活动执行小组须与宣传工作小组进行对接互动，用活动增加宣传的内涵，以宣传促进活动的开展，并针对活动内容制定专门的宣传噱头和计划。4.5尽可能的寻找并确定赞助商，每个子活动的执行都可能产生大量的可预计与不可预计费用，子活动执行组在工作过程中必须严格执行经济预算，严格把控费用支出，做好节流工作。同时，子活动执行小组还应该以活动为载体，寻找赞助商，以求在资金、物资、人力等方面获得更多资源和支持。增加收入、节约成本，实现利益最大化。4.6确保活动的安全及嘉宾食宿工作。4.6.1检查子活动是否按照工作推进表正常推进，若不是正常推进，则需进行及时调整及补救。4.6.2对子活动执行人员进行安全教育培训，着力强调子活动执行过程中的人员安全、财物安全。4.6.3与子活动嘉宾确定活动的时间、地址、内容、要求，明确是否需要安排食宿。4.6.4若嘉宾需要安排食宿，则安排专人对接酒店预订、发票开具、报批报销等事宜。4.7安排和处理各类突发事件的方案。4.7.1突发事件可能涉及到临时场地变更、时间变更、人员变更、安保、消防.、安监、食品卫生、综合保障等方面，事先应对以上情况进行充分想象并制定应对预案，以最大限度减少、降低突发事件对子活动执行带来的不利影响。4.7.2突发事件预案的制定工作由项目经理或指定人员负责，需在子活动开始5天前全部完成并经过实操性预演。5记录表单子活动工作推进计划表