公司会议室管理制度 -08.25.docx

公司会议室管理制度为了正确、规范的使用会议室，提高会议举办的效率及质量，发挥会议室作用，给员工创造一个良好的办公环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开,现结合本公司的实际情况,对会议室的管理作如下规定。第一章管理部门及管理职责第一条公司会议室由公司行政部管理第二条公司行政部职责：（一）负责公司高层会议的通知；（二）会议室的安排与协调；（三）负责公司会前物资的准备；（四）保证室内整洁卫生、设施完好。第二章会议室使用规定第三条为了避免会议室使用时发生冲突，各部门如需使用会议室，需提前三天向公司行政部提出申请，填写会议室预约登记表（表1）或电话通知，以便统一安排,如部门或个人临时取消会议申请,在需要使用时需要重新申请.第四条临时召开的紧急会议需要使用会议室时，要及时通知公司行政部并在会后完善登记.第五条如遇公司紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人,在不能调换的情况下，公司会议优先于部门会议,部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则协商解决.第六条部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过30分钟未到达会议室，且未通知行政部推迟会议时间的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。第七条各部门申请使用会议室时，需明确使用设备、使用时间、参加人数、以及与会后与行政部门检查交接会议室的人员等。第八条部门及个人应按照预约的时间内使用完毕,不许超时.如在紧急的时间段内安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开会议室，终止使用该会议室使用。第九条经部门申请，行政部将协助申请部门的客户考察会议，协助准备鲜花、水果、茶水、横幅等会议物资，费用由申请部门或个人协调.部门会议中需要准备糕点、水果、茶水等由会议组织部门自行准备，公司行政部在紧急情况下可协助准备，但费用由各部门自行协调.第十条会议室使用期间，请爱惜会议室的设备设施，使用部门需保持会议室的整洁，不允许有乱丢垃圾、乱扔纸屑等;请不要在桌椅上写画、敲击和刻画,请不要改变会议室设备、家具的位置，爱护会场设施（包括：麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等），使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、白板、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调，并通知行政部行政人员共同检查交接。第十一条会议室在中央空调开启情况下，禁止开启柜机.如经发现在中央空调开启的情况下开启柜机,将追究预定会议室人全权责任，并将处罚金额100元第十二条使用完毕后,使用部门负责人与公司行政人员共同检查交接后共同填写完毕会议室使用登记表（表2）后交行政部留档备案。第四章附则第十三条本规定自公布之日起执行.第十四条未尽事宜由公司行政部解释。表1:会议室预约登记表序号预约时间会议室名称使用部门使用事由使用时间人数设施应用预约人备注123456789101112131415表2会议室使用申请表年月日会议名称会议人数申请人联系电话使用部门会议负责人会议时间会议地点使用部门领导签字行政部签字申请使用设备会议室检查情况是否有损坏有口无口损坏情况明细汇总使用部门交接人行政部交接人