学院基建类档案管理实施细则.docx

学院基建类档案管理实施细则第一条为提高基本建设档案工作的质量和管理水平，充分发挥基建档案的作用。根据中华人民共和国档案法、国务院科学技术档案工作条例、国家档案局、国家计委基本建设档案资料管理暂行规定、教育部普通高等学校档案管理办法、高等学校档案实体分类法、高等学校档案工作规范、国家档案局归档文件整理规则等有关法令法规，结合我校实际情况，特制定本实施细则。第二条基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的有保存价值的各种载体的文字、图表及声像材料,均属基建档案。第三条基建档案由档案科集中统一管理并提供利用。档案科负责对全校的基建档案工作进行检查、监督和指导。第四条基建档案的收集、整理、归档工作由基建管理处负责。基建管理处领导对基建档案工作负有检查、督促和帮助支持兼职档案人员完成档案归档的责任；各科室有关工程技术人员对基建工程文件材料的形成、积累、移交等工作负有直接责任；各有关工程技术人员应做好本职范围内的文件材料的收集、积累工作，协助兼职档案员做好档案材料的归档工作。基建管理处应把基建档案的归档工作纳入工作规划、计划、职责范围和管理制度之内，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，做到档案工作的“三纳入四同步”。第五条基建工程的鉴定、验收工作应有档案科人员参加，检查基建档案是否合格。档案不合格的工程，不得通过验收。基建档案在工程竣工验收、审计后二个月内完成归档工作并移交档案科。第六条归档一、归档范围(1)归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工验收文件、修缮工程文件、房主房改文件、零星工程文件等方面。具体范围见附件。(2)归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。二、归档的原则及方法(1)基建项目结束(含最终完成、阶段完成)后，由基建部门的负责人组织基建文件材料的整理归档工作。(2)根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目归档，一项一盒或一项数盒。(3)文字材料的排列方法是：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列(一般是：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)。(4)归档时要拆除件内易锈蚀金属物，并对破损的材料进行修补。(5)基建文件材料采用档案盒包装方式保管。蓝图大于档案盒的，以手风琴式折叠法折叠成四号图纸大小的规格,蓝图可以不装订。(6)基建档案综合管理部分的文件材料应按我校档案分类编号方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写归档章上相关内容，按党政档案要求装订。(7)在档案首页填写归档文件目录、末页填写备考表。第七条归档移交办法及归档时间(1)学院档案科会同学院基建管理处负责基建文件材料的验收工作。(2)档案移交时，基建管理处档案员应填写基建档案移交目录，一式两份，连同档案经档案科检查、清点无误后进行移交。交接双方应在移交目录上签字，各执一份以备查。(3)基建项目在验收、审计后两个月内归档。第八条本实施细则由档案科负责解释。