人事档案管理暂行办法全.docx

人事档案管理暂行办法第一章总则第一条为进一步规范企业人事档案管理，维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏，便于相关人事档案材料的借阅和使用，依据公司档案管理规定和人力资源管理规定等规章制度，特制定本办法。第二条本办法适用于公司总部及所属分支机构(分公司及控股子公司)。第三条人事档案是人力资源档案的一部分，由人力资源管理部门具体负责。第四条公司不具备人事档案管理权限的，公司每年应定期向员工保存人事档案管理单位移交人事档案。第五条相应移交的内容，公司应对移交人事档案内容进行备份处理。第二章人事档案分类第六条入职档案(一)个人简历、员工登记表、人职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。（二）劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。第七条培训档案（一）新员工入职培训试卷、培训心得。（二）参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。（三）培训服务协议。第八条职位档案（一）职位说明书、职务说明书、职务任命书。（二）职务变动申请、职位职务变更记录。第九条薪酬考核档案（一）试用期考核表、员工试用期总结表。（二）季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。（三）工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。第十条其他档案（一）个人党、团相关资料。（二）各类奖励、处罚记录。（三）离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等其他补充协议。第三章人事档案归档第十一条归档程序（一）对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合时档的要求。（二）按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位管（三）在目录上补登材料名称及有关内容。（四）将新材料放入档案。第十二条人事档案的核查核对（一）检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。（二）检查核对般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查查核对:Q）突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。（2）对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。（3）发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现虫蛀等。第十三条人事档案的转递（一）档案的转递般是由作调动等原因引起的，转递程序如下：（二）取出应转走的档案。（三）在档案底账上注销。（四）填写转递人事档案材料的通知单。（五）按发文要求包装、密封。（六）在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。（七）收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。第四章人事档案的利用第十四条人事档案利用(一)查阅。设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。(二)借出使用。相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，借出时间不能超过一周，需要在(借阅登记表)上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。(三)出具证明材料。般由于使用人因入党、入团、提升、招工，出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后力能生效。第十五条人事档案利用手续利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。(一)查阅手续。(1)由申请查阅者写出查档申请在申请中写明查同的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况；(2)查阅人部门负责人审批;（3）由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核,若理由充分，手续齐全，则给予批准。（4）单位总经理审批。（二）外借手续。（一）借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似；（二）借档人员信B门）盖章，负责人签字；（三）人事档案部门对其进行审核、批准然后，进行借档登记。把借档的时间、材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字；（四）总经理审批；（五）归还时，及时在外借登记上注销。第十六条出具证明材料的手续单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：（一）由有关人员（部门）提出申请，说明要求出具证明材料的理由；（二）人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料;（三）证明材料由人事档案部门有关领导审阅;（四）单位总经理或总经理授权分管副总审批；（五）档案管理人员加盖公章，然后登记、发出。第五章人事档案保密规定及保存期限第十七条人事档案保密公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。第十八条人事档案保存期限公司内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。第六章附则第十九条本办法最终解释权归公司人力资源部。第二十条本办法自领布之日起实施，凡与本办法不致的，以本办法为准。