业务内勤工作内容及岗位职责.docx

业务内勤工作内容及岗位职责业务内勤的工作是业务人员内外交流的桥梁，是联系客户与公司的纽带，起着举足轻重的作用，因此市场部门所有工作都要经过严格缜密的审核，确保万无一失。业务内勤的工作根据其岗位的特性，主要分为以下内容：一、业务内勤有关市场方面的工作职责1.汇总编制业务人员年度、月度及每周工作总结，督促业务人员实施市场开发及新客户开发，并收集信息制做报表呈交商务副总，以便公司确立完善的销售管理制度。制定资金回笼计划，督促业务人员回笼应收账款；核实业务人员差旅费报销单、出差路线图、费用的明细，监督其业务费用按规定使用。2 .汇总业务人员出差去处、出差天数，呈报商务副总，以便对业务人员进行考核。3 .编制月度、季度、年度业务合同台账，对合同执行情况进行跟踪、督促，建立每个合同的合同履行一览表，编制每个月、季、年度合同履行情况的统计表。将结果报市场部经理、业务经理（业务员）。根据需要，合同执行情况可反馈给顾客。4 .接、发、处理、保管一切商务来电、来函及文件。对客户反馈的意见进行及时传递、处理。建立客户档案。5 .按合同要求与客户做好衔接工作；6 .根据合同编制应收帐款明细，并对应收帐款实施管理；7 .协助业务人员回款；提供应收帐款及其相关信息；8 .协助业务人员编写商务文档，编制投标文件。根据招标文件要求，收集、整理、审核应当编入标书的资质、证书、技术、业绩等文件。9 .按要求进行市场信息收集并每天提供信息简报，报市场部经理。610 .在合同执行过程中，业务内勤配合业务人员协调并监督公司有关职能部门的执行情况。11 .完成领导交给的其他任务。二、业务内勤与技术检测方面有关的工作职责1 .与技术检测部门密切沟通，从合同的定制、执行、完成、技术检测跟踪，并进行记录，做到业务合同有据可查。2 .建立客户档案管理体系：包括联系人、合同明细等。三、业务内勤与财务方面有关的工作职责1 .根据公司的营销政策协助公司财务建立核算总帐及明细帐目，按时登记明细帐目；未开发票的合同，要与甲方预约开具发票的时间，对发票开开具情况要有记录，做到心中有数，有据可查。2 .依据公司营销管理制度，协助公司财务对开展业务人员销售费用的会计核算、管理、服务，如出差费用的结算、报销、提成的核算等工作，并准确提供依据。3 每个月度对合同履行、资金回笼、业务费支出情况进行统计和上报。4 .与财务人员做好业务回款情况的对接。5 .与本公司财务人员及客户方做好对账衔接工作。附有关制度：一客户管理制度（一）客户界定公司的服务对象或与公司有业务往来的政府部门、合作伙伴单位包括采购商和供应商。公司有关的律师、财务顾问、广告、公关、银行、保险、融资协助机构，可列为特殊的一类客户。（二）公司所有人员开发的客户须及时向市场部备案，如客户出现“碰车”现象，公司以挖掘深度及先到先得的原则予以协调。（三）客户信息管理：1 .公司市场部负责公司所有客户信息的汇总、整理。2 .公司建立客户档案，并编制客户一览表供查阅。3 .客户档案的建立。（1）每发展、接触一个新客户，均应建立客户档案户头；（2）客户档案适当标准化、规范化，摸清客户基本信息，如客户名称、法定代表人、地址、邮编、电话、传真、经营范围、注册资本等。4 .客户档案的更新、修改。（1）对客户单位的重大变动事项、与本公司的业务交往，均须记入客户档案。（2）收集客户年度业绩和财务状况报告。（3）凡客户在财务上的开户、更改户名需提供纸质文件，并做好档案记录（市场部及财务部存档，做好记录和分类，及时和相关人员沟通，并做好记录）。（四）公司各部门与客户接触的重大事项，均须报告市场部（除该业务保密外），不得局限在业务人员个人范围内。（五）客户信息纳入保密协议条款，员工调离公司时，不得将客户资料带走，其业务部门会同市场部将其客户资料接收、整理、归档。（六）建立客户信息查阅权限制，未经许可，不得随意调阅客户档案。（七）客户管理接待客户，按公司对外接待办法处理，对重要的客户按贵宾级别接待。与客户的信函、传真、长话交往，均应按公司各项管理办法记录在案，并整合在客户档案内。对一些较重要、未来将发展的新客户，公司要有两个以上的人员与之联系，并建立联系报告制。负责与客户联系的员工调离公司时，应由公司及时通知有关客户，并指派其员工顶替调离员工迅速与客户建立联系。二合同报价及审批合同的起草合同的起草必须按照公司规定的模版。财务部和技术检测部应参与合同评审。1.合同的审批业务合同必须按公司内部业务洽谈至成果交付工作流程规定进行评审，并最终经商务副总或总经理审批（包括代理、直接销售、合作等任何协议与合同均须事先经过评审）。所有的合同的评审时间不能耽误与客户签订合同的机会，如遇特殊情况可以直接请总经理审批。2.报价的创建所有的价格都按照公司规定的形式以及价格体系创建。报价问题可咨询商务副总，如遇特别情况可直接咨询总经理。所有的报价将设定价格范围，所有报价不得超出公司提供的价格范围。公司内部报价和折扣标准等属公司内部商业情报，严禁对外泄漏，违者追究相关法律责任。三业务合同管理1.所有合同必须采用公司制式合同；合同递交或者商谈前报商务副总审查批准；合同签订后，由业务内勤登记合同信息。2.业务内勤建立合同管理记录，详细记录合同主要内容、合同的执行以及付款情况的跟踪情况；按规定的时间收集、汇总、整理、上报、备案和存档合同。四销售收款与费用管理制度1.业务内勤每月编制收款计划，并报商务副总，由市场部经理安排相应人员执行。执行情况将作为业务人员提成或绩效考核的依据。2.业务人员发生的报销费用先经市场部经理审查，后报商务副总总经理审查认可，最后按公司财务报销制度执行。五工作汇报制度1 .周工作报告以开例会的形式体现，每周六召开，由市场部经理主持，必要时，商务副总或者总经理参加。市场部每个人员汇报本周的工作完成情况，业务进展情况以及下周的工作计划，业务内勤做好会议记录。会后要将会议记录报商务副总审阅。2 .月工作报告：市场部所有人员逐级报告制度，每月业务员（客户经理）向市场部经理提交工作报告，主要内容为每月的工作汇总，业绩完成，业务发展，客户开发情况及回款情况总汇，计划与实际目标完成情况，下月目标制定。月工作报告的提交时间为每月的月末，由市场部经理负责审批，报商务副总审查备案。（附月计划总结表）3 .年度工作报告：市场部、办事处及其所有人员年底提交年度工作报告，主要内容为个人、部门以及团队的工作情况汇报总结，及下一年度任务及计划。4 .客户访问报告：市场部人员必须根据业务开展情况真实完整的填写客户访问报告，每一位市场部人员每周汇总客户档案表，每周末提交商务副总。（附客户签订跟进表）