员工出差管理制度.docx
会计实务员工出差管理制度1、总则1.1 为了统一、规范管理员工因公奉派出差事项，严格 控制费用开支，根据公司有关规定及具体情况特制订本制度; XXX本制度适用于本公司因公出差的各级员工，出差涉及事 项均须按照本制度规定执行;XXX本制度涉及审核批准的事 项中，权责部门因故无法实施的，其指定代理人或指定授权 人可代理实施，未经明确指定的人员确认无效；2、出差规定：1.2 出差期间城市交通费给予交通补贴不在另行支付， 若因时间紧急或其他原因须乘坐出租车的需权责部门核准 可乘坐出租车。（副总经理以上除外）。1.3 当日出差人员不得在外住宿;23出差需要公司派公 务车或自备车出行，出差前须由办公室审核批准并做好车辆 出入记录，司机做好油耗登记。2.4 出差必须在外住宿者,视出差行程、事情进展情况， 应每天向直接领导汇报一次，接收汇报领导需做好相应记录 备查。2.5 出差往返交通费凭乘车发票2.6出差人员之交通工 具以火车、公共汽车为原则，需利用公司及本人车辆、航空 交通工具出差的需经公司总经理批准。2.7 经同意使用自备车辆出差者，按差旅费标准予 以补贴油费，过路费按实报销；3、出差审核程序3.1 出差人员应提前办理出差申请,填写出差审批单, （驻外销售人员需以短信或网络社交工具申请）。并按核准权 限逐级核准后方可执行：3.2 副总出差，报请公司总经理审批（可通过电话、邮件 报请核准）；XXX部门主管出差，报请分管总经理审核;超XXX日由总经理批准。3.4 其他人员出差，报请部门主管审批、超过XXX日则 分管总经理批准,超过XXX日以上则总经理批准（安装员工除 外）。3.5 公司权责部门主管根据业务及其他工作需要，指派 部门涉及岗位人员出差;3.6员工出差时限由审批权责部门 主管或指派人员视情况需要事先予以核定。3.7 因公务紧急，未能履行出差前审批手续的，可以通 讯方式请示并经批准，出差后补办手续。3.8 出差员工（副总以下）在出差前须到办公室备案（特除 情况须以通讯或网络等社交工具报办公室备案）。3.9 出差期间因工作需要而延长出差时限的，须报请其 所属权责部门审核批准;因病或其他不可抗力因素需要延长 出差时限的，须及时通知权责部门并在出差结束后提供相关 证明;经调查确实后批准给付出差旅费。4、出差时间核算:4.1 出差往返乘车时间满XXX小时以上的按XXX天计算;4.2 出差往返乘车时间不满XXX小时的按半天计算；4.3 此处涉及的时间以飞机、车船票等起、至时间提前 XXX小时为准。4.4 出差费用标准：依差旅费用标准、日常费用报 销管理规定执行。5、出差费用预支、核销程序5.1 出差费用预支方式5.1.1 出差人员借支备用金程序，填写借款单T经 办人签字T部门审核T财务审核T财务主管审核一公司总 经理批准T出纳付款。公司备用金的借支，一律实行"前账 不清后账不借的原则。5.1.2 出差人员亦可先行垫付出差费用，出差完毕后凭 相关票据进行核销;5.2出差费用核销程序5.2.1根据出差路 途的远近，部门经理及以上级别者且乘坐火车或轮船时间超 XXX小时的可乘坐火车硬卧、轮船二等舱。5.2.2 住宿费用按标准报销，超标自付，欠标不补;由对 方接待或公司安排的餐饮费、交通费、交际费不得重复报支。5.2.3 招待费用额度一律由总经理核准，未经核准费用 自理。按日常费用报销管理规定执行。XXX所有报销项目均需凭发票等有效票据报销;不得虚报、 冒领，上述情形一经查出，除追回报销款外，并视其情节轻 重给以不同程度的处罚。5.2.5 出差当日往返的不得报销住宿费（特殊情况需请 示）。XXX本制度中涉及报销的费用，如遇特殊情况超支须提 交书面报告经总经理审核批准后方可报销;5.2.7员工出差期 间原则上不得报支加班费;节假日出差的，经其所属权责单位 批准并由办公室复核后，可酌情安排补休或计加班。5.3核销程序5.3.1出差人员应保管好所有支出凭证,并在出差返回五日内办理报销手续。所有支出凭证必须真实合 法有效。5.3.2 出差人员差旅费报销程序，填写出差报销单 及出差审批表一经办人签字T部门审核一办公室审核实 际出差天数T财务审核T分管总经理审核一总经理批准一 出纳付款。5.3.3 出差人员报销依财务规定的标准粘贴相应的正式 发票（补贴部份不需发票）。填好报销单的所有明细，出 差人员签字后，呈报核决权限逐级核准；534各部门主管对本部出差人员差旅费报销进行审核 时，必须对出差路线、乘坐的交通工具和出差地点、出差时 间计算是否符合本规定进行严格审核。5.3.5 财务部门按照本制度规定复核单据的规范情况， 包括出差申请单、票据的张贴、金额核实、权责单位核 准签字、报销时间等;财务部门对不符合本规定支付标准和有 关违背财务管理规定的费用应拒绝给予报销（总经理批准除 外）；。5.3.6 涉及超出规定时间且未获得延期批准进行费用报 销的，超出规定时间部分的费用按照标准的5折支付;XXX 多人出差须指定专人管理所有人员差旅费的支出、报销工作, 其他人员仍须签字证明;5.3.8报销单中的补贴金额由报 销人根据出差费用标准中的标准分发补贴金额；5.3.9 出差按事情的缓急，路程的远近，出行的方便等 因素，选择合适的出行方式，遵守公司出差财务报销制度， 超标准需经上级领导批准。如有订票费应索取正式发票。5.3.10 借取备用金的出差人员返回后既不办理报销手续 又不归还备用金的，财务部门可以从其工资收入中扣回，并 不得再次借取备用金。备用金的借取，一律实行"前账不清 后账不借”的原则。6、客户现场的安全6.1 遵守所到处的安全规程，不要擅自操作对方的设备；6.2 检修设备尽可能断电再操作，特殊情况需带电检修 的一定要注意安全，严格按操作规程进行;6.3检修完成应让 客户签字确认。7、其它注意事项7.1 应确保手机始终处于畅通状态，特殊情况除外（如： 乘飞机，进入地下室检修设备等）。但收到讯息应立即回电。7.2 出差途中尽量不与陌生人交谈，不要将行李物品交 给陌生人看管，也不替陌生人看管行李物品。7.3 加强自我保护意识。在公共场合要保持安定，不要 大声说话、突出自己，不要参与别人的争吵;加强钱物保管。 不要随身带大量现款，也不要在旅馆等住处存放大量现金。 文件、钱包、身份证不要同时放在一起，要分开放;贵重背包 做到包不离身，置于视线可及之处;贵重钱物不要放在易被刀 子划开的塑料袋中。7.4 谨防上当受骗。不要贪小便宜，捡到东西要交警察 处理，以防被敲诈、陷害。出差途中时刻谨记：便宜莫贪, 热闹不看，任何与已无关的事不参与。7.5 遵守交通法规，注意交通安全;7.6 无论乘座何种交通工具出差，请随身携带身份证。8、附则XXX本制度由公司办公室负责解释。XXX本制度的拟定、修改由办公室负责，报公司总经理 批准后执行。XXX本制度自颁布之日起实施。
