工贸企业文件管理制度.docx

工贸企业文件管理制度一、制度目的为了规范工贸企业文件的管理，提高文件管理效率和保障文件的安全性，特制定此文件管理制度。二、适用范围本制度适用于工贸企业所有的文件管理和归档。三、文件的管理1. 文件的命名文件应按照以下格式命名：yyyy-mm-dd-文件名-版本号其中，“yyyy-mm-dd”表示文件的创建时间，“文件名”表示文件的名称，“版本号”表示该文件的版本号。文件名称应简洁明了，例如：办公室电费管理制度、人力资源管理制度等。2. 文件的存储(1) 所有文件应当按照文件的种类进行分类，并分别存储。(2) 机密文件应存储在保险柜或者保密仓库，并由专人保管。非机密文件可存储在柜子或文件栏内。3. 文件的归档(1) 归档目的：文件归档是为了保证文件的安全性和方便查找使用。(2) 归档时限：归档时限应根据文件的重要程度和使用频率进行确定。文件可分为永久保存文件、长期保存文件和短期保存文件。(3) 归档方法：将文件整理好，按照文件的种类、文件名和版本号进行排列，放入封闭式储物柜内进行归档。四、文件的使用1. 文件查阅(1) 文件的查阅应提前向文件管理员提出申请，文件管理员经过核实后，方可进行查阅。(2) 查阅时应注意文件管理和使用规定，不得损坏文件和篡改文件内容。2. 文件修改(1) 修改文件应根据文件管理规定进行，修改内容必须合理、正确、规范。(2) 修改后应及时更改文件的版本号，同时将修改内容注明在文件最后。3.文件复制(1) 文件的复制应符合工贸企业的版权规定，不得侵犯他人权益。(2) 复制文件应加盖备份印章，并注明复制时间和复制人员。五、文件的销毁1. 销毁目的为了保护工贸企业的机密和保证文件管理的便捷性，一些已经失去使用价值的文件应当及时销毁。2. 销毁方法(1) 普通文件应直接进行微型碎纸机碾为碎片的处理。(2) 机密文件应在保密员的监督下进行处理，处理后应立即进行焚烧。3. 销毁时限销毁时限根据文件的重要程度进行确定。文件可分为永久保存文件、长期保存文件和短期保存文件。销毁时限到达后应及时处理文件。六、制度的执行所有员工均应严格遵守本制度，文件管理员应认真履行管理职责，保证文件管理的规范化。如果有违反本制度的行为，应立即纠正并制定相应的处罚措施。七、制度的修订为了适应工贸企业的不断发展和管理需要，本制度需根据实际情况进行修订。修订时应经过相关部门的协商和审核，经厂长签字批准后方可实施。八、制度的生效本制度自发布之日起生效，并经公司办公室予以公示。