无障碍环境认证文件管理制度.docx

无障碍环境认证文件管理制度依据无障碍环境认证实施规则编制编制审核批准生效日期文件编号版本号修订记录NO日期修订摘要页次版次变更登录者无障碍环境认证文件管理制度1目的规定本公司无障碍环境认证文件的管制方法，对本公司无障碍环境认证中各类文件进行控制，确保各部门使用文件的正确性及有效性。2范围凡本公司无障碍环境认证文件（含外来文件）的管理均适用。3定义3.1受控文件是受更改控制的文件，这类文件应有标识，发放时应作登记和签收，原文的正本一旦发生更改，应收回旧文件,发放新文件，保证各个应用场所使用的是相应文件的现行有效版本。4权责4.1 行政文控中心负责无障碍环境认证文件的分发、回收、销毁与管理以及印章的管理。5文件管理制度内容5.1文件的制定5. 1.1无障碍环境管理组织机构由副总制定。5.1. 2无障碍环境管理制度由各相关部门负责人制定。5.2文件审核与批准52.1无障碍环境管理组织机构由副总制定，总经理批准。5. 2.2无障碍环境管理制度由责任部门主管制定，副总审核，总经理批准.5.3文件的修订5. 3.1各部门在按文件执行过程中，若发现实际作业与文件不相符，按实际需要更改文件时，填写一份“文件修改/废止申请单”，由原文件制定单位更改，更改完成后，经相关部门评审确认和权限批准，批准后方可实施。5.3.1.1若文件更换版本，则由文控填写新的“文件修改/废止申请单”，重新分发新版文件，收回原旧版文件。5.3.1.2若文件页次修改，则由文控填写“文件修改/废止申请单”,分发新更改页，收回旧更改页。5.3.2各相关部门接到更改后的新文件，即做资料更新，旧版文件由文控收回处理。5.3.3各类文件的修订记录须在文件修订记录中填写。5.3.4.文件总版本及页修订次之规定5.3.4.1文件总版本编号由大写英文字母表示，A版为第一版，当文件需换版时，A版变成B版，逐次变更为C、DZo5.3.4.2文件内页修订次用阿拉伯数字表示：0、1、29,当修订次数达到第九次或有重大修改时，需换总版本。5.3.4.3环境管理手册内页的版本与修订次以A/0表示，A表示内页版本，O表示页的修订次数，5.4 文件的分发与回收5. 4.1文件完成编写经审批后，由文件制定人填写“文件发行和回收记录表”中的分发部门及数量，由副总审批后交文控中心统一复印发放，发放时须在每一份文件上盖“受控文件”红色印章，由接收文件部门在“文件分发/回收记录表”上签收。6. 4.2文件销毁统一由行政文控中心收回旧版文件后执行，在旧版文件上盖红色“作废”印章或打上大“X”以作回收纸使用。7. 4.3对于有保留价值的作废文件，文件管理员在原版文件上注明“作废文件”字样分开保存。5.5 文件的管理5. 5.1尚未经正式发行，未盖有“受控文件”印章的文件，属未确认之文件，不在文件管制范围内。6. 5.2所有受控的文件统一由文控复印发放，其它使用部门不得复印，并由文控建立“文件资料目录”，文件总版本更改时，需更新。5.5.3现场使用文件如作业指导书、工作指引须置于作业现场，非现场使用之文件，由各使用部门自己管理，与受控文件分开保存。5.5.4任何人不可在正式发放的受控文件上加标记或书写任何文字、符号。5.5.5一般可公开之无障碍环境管理文件，部门查询可向行政文控借阅。需对外发出之品质文件，如供应商查阅索取，经副总审核方可发出。发给供应商的文件由对应的部门负责发放，对每个供应商建立一个分发档案。5.6.6已核准发行之文件，因文件损坏、遗失、涂改、缺页或因职务工作需要增加文件时，必须填写一份“文件补发申请单”补发，注明原因经管理者代表审批之后，行政文控中心才可以发放文件，并收回原破损文件销毁。5.7外来文件管理5.7.1外来文件的接收审查5.7.1.1外来文件如环境法律法规、污染物排放标准类文件的接收审查由文控中心负责接收。5.7.2外来文件的保存5.7.2.1外来文件审查后由接收部门交文控中心保存，并转换为内部件,将其登录在“文件资料目录”中。5.7.3外来文件的分发由接受部门填写，交文控中心分发给相关部门。5.8记录保存5.8.1文件修订/废止申请单、对外文件分发申请单、文件补发申请单由文控保存原稿。5.8.2文件资料目录由文控保存。6相关文件6.1记录管理制度7相关文件7.1文件修订/废止申请单。7.2文件分发、回收记录表7.3外来文件清单