公司前台接待管理规定.docx

公司前台接待管理规定第一章日常工作要求第一条前台着装应以职业装为标准，上班时化淡妆，精神饱满，仪态大方。第二条前台的接待工作在前台区域，上班时间不得随便离开工作区域，确因情况特殊需离开的，必须安排临时人员值守，严禁出现上班时间无人接听电话的情况出现。第三条保持前台工作区域的干净整洁，维持前台区域的秩序，不聊天、不大声喧哗、不吃零食。第四条上班过程中不得长时间占用公司电话拨打私人电话,不得上网聊天或是浏览与工作无关的网站，不得做与本职工作不相关的工作。第五条负责前台电话的接听和转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员；不遗漏、不延误。第六条接听电话或接待访客时，不得答复自己职责范围外的内容，以免公司机密外泄或导致不必要的麻烦。第七条对来访客人做好接待、登记、引导工作，及时通知被访人员。对无关人员、上门推销和无理取闹者应拒之门外。第八条待人接物应面带微笑，礼貌周到，热情大方。第二章来访客人接待第九条在处理前台文件工作时，应不时留意周围环境，保证客户到来时第一时间给子接待。第十条对待访客应热情周到，礼貌大方；有客人来访时，应当面带微笑主动起身问好，问清楚客人身份和来意后立即电话通知被访者，得到被访者认可后，方可指引来访者进入办公区域。第十一条对临时来访的客户，应当礼貌询问、详细了解其用意与意向接待人，经判断无须接待的，应当礼貌地子以拒绝；不能判断的，应当请其稍坐，电话征询意向接待人的意见再做处理。第十二条为客户带路时，不可奔跑，脚步应轻快无声，转弯、进门要手势指引。第十三条尽量牢记客户的姓氏，在见面时能称呼客户“X先生/女士，您好”。第十四条应当引导到访者进入公司区域并帮助其找到被访者；因被访者因故无法立即接待到访者，需来访者等待时，应当将其引领至公司会客区，为其提供茶水并询问是否有其它特殊需求，必要时还应为其更换茶水，其间应当注意来访者的活动情况，委婉告知来访者不得在办公区域内随意走动；如被访者不在公司,应明确告知来访者。在其离开时，应请其留下联系方式，以便告知被访者。第十五条公司领导带客人来访时，应当面带微笑小步跑到大门处问好，并且陪同领导和访客送入电梯后方可返回。第十六条客人离开公司时应礼貌道别目送其离开。第三章接听电话第十七条前台听到电话铃响，应速接电话，先向对方问好，并报本公司名称。第十八条接听电话应当口齿清晰、音量适中、语气和蔼，切忌态度生硬。第十九条听话过程中，应当认真细致，做好记录，回答时要礼貌简练，语速恰当。第二十条应当熟记常用电话号码，对方询问时能做到脱口而出。第二十一条电话需要转接时，应当问清对方需求后迅速按下转接键，将电话转接给被找人。若被找人不在时，应当及时告知对方；若对方有信息需要传达时，应当认真记录，必要时应复诵一遍待对方认可后及时传达。第二十二条接听电话中，应当保守公司机密。第二十三条通话结束前应复述通话内容重点进行确认，无误后礼貌道再见，听筒应后挂轻放。第二十四条应随时记录电话内容，并定期对电话记录进行整理，做好电话记录的编号存档工作。第四章拨打电话第二十五条拨打电话前首先确认电话号码的正确性。电话接通后，应当首先报出公司名称、职务、姓名，然后转入正题。第二十六条拨打电话前，应当做好必要的准备工作，备齐与通话内容相关的资料，内容较多时，可把重点记录在本子上以免遗漏。第二十七条通话时，应当观点鲜明，避免长时间占用电话，影响来电。第五章附则第二十八条本规定的最终解释权为公司行政办公室，公司其他部门监督实施。第二十九条本规定自颁布之日起执行。