公司物资采购入库及验收管理制度.docx

公司物资采购入库及验收管理制度第一章总则第一条为了规范公司物资采购、入库和验收流程，降低物资采购成本，确保物资供应，特制定本制度。第二条本制度适用于公司物资采购、入库和验收相关工作人员。第二章物资采购第三条公司实际按月上报采购计划。采购部在编制采购计划时，应当从实际需要出发，避免盲目提报物资采购计划，避免物资积压而出现损失。第四条公司各部门于每月X日前向采购部报送下月的采购计划，由采购部汇总后统一报送总经理审核。第五条物资采购时，必须严格按照采购原则、采购计划进行采购，做到不错订、不漏订，及时准确地做好物资货源的落实工作。第六条采购部指定专门采购人员针对需采购的物资在进行市场摸价、货比三家后，如实填写“采购单”，呈交总经理审核。总经理审核签字后，安排采购人员进行采购。第七条仓库保管员接到采购部门转来的“采购单”后，对采购物资按物资类别、来源和入库时间等进行分门别类归档存放。第八条采购物资在待验入库前应在外包装上贴好标签，详细填写批量、品名、规格、数量及入库日期。第三章物资入库第九条内购物资入库。1.入库前，仓库保管员必须按照“采购单”，对物料名称、规格、数量、送货单和发票等一一清点核对，确认无误后，将到货日期及实收数量填入“采购单”。2.若发现实物与“采购单”上所列的内容不符，保管人员应立即通知采购人员和主管。在这种情况下，原则上不予接受入库,如采购部门要求接收，应在单据上注明实际收料状况，并且请采购部门会签。第十条外购物资入库。1 .采购物资进厂后，仓库保管员会同检验人员按照装箱单及采购单开箱核对材料名称、规格和数量，并将到货日期及实收数量填入“采购单”O2 .开箱后，若发现所装载材料与装箱单或采购单记载不符,应立即通知采购部门处理。3 .若发现所装载物资有倾覆、破损、变质或受潮等现象，估算损失在XXXX元以上者，仓库保管员应立即通知采购人员、公证人员等前来公证，并通知代理商处理，此前应尽可能维持原来状态以利公证作业。若未超过XXXX元，可按实际数量办理入库，并在“采购单”上注明损失程度和数量。4 .受损物资经公证人或代理商确认后，仓库保管员开具“索赔处理单”报主管批示后，送财务部门及采购部门办理索赔。5 .物资入库后，仓库保管员应将当日所收料品汇总填入进货日报表作为入账依据。第十一条紧急材料入库交货时，若仓库保管员尚未收到“采购单”，应先询问采购部门。确认无误后，方可办理入库。第四章物资验收与退货第十二条质量管理部门应就物资重要性及特性等，适时召集使用部门和其他有关部门按照生产要求制定物资验收规范，呈总经理核准后公布实施，作为采购验收物资的主要依据。第十三条验收合格的物资，检验人员应在外包装上贴合格标签，交仓库保管员入库定位。第十四条检验不合格的物资，检验人员应在外包装上贴不合格标签，并于材料检验报告表上注明具体评价意见，经主管核示处理办法，转采购部门处理并通知请购单位，通知相关部门办理退货。第十五条对于检验不合格的物资办理退货时，应开具物资交运单，并附上物资检验报告报主管签认，作为出厂凭证。第五章附则第十六条本制度自发布之日起开始执行。第十七条本制度的编写、修改及解释权归人力资源部所有。