!养成良好的经营分析工作规范[2].docx

养成良好的经营分析工作规范（文/ExceIPro的图表博客）笔者所在的这个行业，从集团公司、省公司、市公司到县公司的每个部门，都有很多人从事所谓的经营分析工作。这些人整天与报表、数据打交道，有人戏称为''表哥表姐，每个月初固定的那么几天都要做经营分析，有人戏称为''yuejing”,平时还要应付领导各种各样的数据需求，或者专题分析，非常繁琐、枯燥和辛苦。因此，要想轻松的应付这种工作，必须形成良好的工作习惯和规范。1、规划并建立分析底稿。经营分析人员要开展分析，首先需要从外部获取大量的表格和数据，这些数据的取数来源、文件格式、更新周期、数据质量都不一样，要做好分类整理，在一个大目录下分来源存放。获取外部报表后，要形成自己的分析工作底稿。不要直接在这些文件上开始进行表格、图表的制作。通过使用粘贴、链接和VlOOkUP等技术，分析底稿从原始文件中引用数据，根据分析目的，制作规范的表格、图表。每月源数据更新时，分析底稿可以自动更新链接，或只需扩展引用公式更新。分析底稿可以形成很多个，一个分析目的即可形成一个，成为一个个的分析模块。分析底稿可以在一个目录下存放，也可进一步按部门、业务、产品或客户群等分开。我的体会是，分析底稿非常重要，其中要写好备注说明，将数据的来龙去脉、更新方式、分析逻辑、注意事项都注明清楚，越详细越好，以备时间长了自己会忘记当时的构建思路。一旦更换工作岗位，也便于工作交接，使后来人能快速接手。我看到的写备注说明的人太少了，如果你能做到这一点，你就已经超越了95%的分析人士!2、从分析底稿到分析报告的图表链接。分析底稿中做好的表格、图表，要引用到分析报告PPT中，很多人直接更制、粘贴，建议千万不要这么做。这样做的问题有：* 报告版本易混乱，极易发生数据未更新完整的情况；* 在PPT中的对象框内编辑，受到空间限制，不便编辑操作；* 易使文件体积过大。2003中直接粘贴时粘贴的是整个excel文件，粘贴多个图表时文件会被反复粘贴进去。* 易发生数据泄密。一旦对外发布PPT版本报告，整个excel文件就都放出去了。建议的操作方式是选择性粘贴一粘贴链接。在Excel中复制要引用的表格或图表，转到PPT中，菜单编辑一选择性粘贴一粘贴链接一excel工作表对象，确定。这时PPT中只是一个显示外观的链接，表格、图表以及数据源均在excel文件中进行调整修改。这样链接的好处是：* 方便每月数据更新。每月数据更新时，整个更新流程从原始文件一分析底稿一分析报告，自动更新链接，准确高效。在分析底稿种更新、修改图表，没有操作空间的限制。* 在不同报告中复用表格或图表。分析底稿以及其中的表格、图表，类似于程序开发中的模块，可以被多份报告引用，快速建立和完成领导需要的报告。* 屏蔽分析逻辑思路和细节数据。对外发布PPT报告时，接受者无法查看图表背后的数据，更不会看到你的分析底稿。* 文件体积不致于太大。当PPT报告中的表格、图表来自于分析底稿的链接时，更新方式有：* 在打开PPT文件时询问是否要更新链接，选是则自动更新所有链接，需要先确定分析底稿已更新正确。不建议采用此方式。IicrosoftOfficePowerPoint如不您更龄出链拉，PosrPoiN将试睡素最褥的信息.1)姐果您不更新该防我，PowerPoint格使用以前的信息.注，文件链接可用于访问和共享机密信息而不需要名的权限，并且可能执行耳他有若泄住.如果嫌不信任该演示交稿的戏，谱不要更就该站接.奥新福报I徽冶神*在菜单编辑一链接的对话框中，有所有的链接列表，可进行更新、断开等操作。同样不建议采用此方式。链接CL):类型更新关闭Dcccccccc.一经营概况.乂1$!分公司！ l经营概况xls!分公司！ 一,应收帐款 XlGSheetl! i主营收入xls!分公司！ 1.八语音业务.乂1，!语音！语 1."政企客户分析.'10分项 1一政企客户分析.乂1$!分客 1一政企客户分析.*1$!分项 政企客户分析xls!分项"家庭客户分析.xls!家庭.工工工工工工工工工R表表表表表表表表表动动动动动动动动动 自自自自自自自自自国 立即更新包) 打开源文件Q) 更改源文件C) f断开施接)源类更文型新D.家庭客户分析xls!家庭客户累计收入增长情况！家庭客户分析XlMicrosoftOfficeExcel工作表自动®。手动®)每个月的分析报告定稿后，可匏制到按月份的归档目录下保存，文件名上带上月份或日期，做好版本管理。下个''yuejing期来临的时候，免制上个月的文档作为工作开始的基础,轻松进行数据更新，重点进行分析和结论拟写。最后，做好上述文档目录的备份，至少每周刷新一次备份文档，以防不测，如果因事故丢失文档，你会欲哭无泪。备份可使用公文包方式，快捷迅速。据跳出的对话框进行更新的方式，这样不便于判断。5、在做月度经营分析报告时，由于版本较多，为便于后期的索引，建议按月进行规范，这样可以清晰的看到属于哪个月份的报表，从而实现轻松办公。（如A公司财务报表，可采用Il-A公司财务报表-0912,11代表报表类别，0912表示09年12月报表）6、对外发布时，建议用Pdf格式，好处是避免OffiCe2003和2007版本不一致而造成的无法打开的情况，同时也可以避免出现很多链接而造成的数据泄密情况；*在PPT文档中的表格、图表对象上，右键一更新链接，在更新数据的同时，可从更新结果确认分析底稿是否正确，有问题时直接双击可打开分析底稿进行编辑，保存后修改结果立即反映在PPT中。作为一个谨慎的分析人士，建议采用此方式，逐一更新检查每个链接。3、分析报告的发布和归档。对外发布报告尽量使用PDF版本。如需对外发布PPT版本，请记得先断开所有链接。如果不这样做，一是链接列表易暴露你的分析逻辑，二是当接受者打开你的文档时，如果不小心选择了更新链接，而你的文档中有100个链接的话，他需要点击100次鼠标！需要打印PPT报告时，强烈建议使用fineprint软件。自己用的草稿版本，可以每面打8张或4张胶片，对外的报告版本可以每面打2张胶片，当然都是双面打印！这样既便于阅读、又节约纸张。每次看到有人单面打印或者每面只打一张胶片，我都感到非常惋惜。爱护地球，保护环境，从我做起，从fineprint开始！这篇文章对自己的启发很大，下面是个人的体会，欢迎大家进一步探讨。1、要提高自己的工作效率，就要对自己的工作进行分析，该怎样进行分析呢？主要就是通过优化流程，EXCel里的编辑-链接功能有很大的作用，可以快速实现转换，这一点对今后的工作启示还是很大的，特别是在写经营分析报告时。2、以经营分析报告为例，要做好数据链接，要做好2个基础表，首先是数据原始表，然后是数据加工表，（数据加工表中单位可能是万元或千元，可能只要数据底稿的关键部分,数据加工表是通过基础表进行的二次加工），经营分析报告中的数据表是通过数据加工表（编辑-链接）得到的。方便数据及时更新，只需要在数据底稿更改一次，后面的均可实现自动更改。3、为便于工作的长期性，要成规范的操作习惯，则在数据加工表中应注明来龙去脉，以便于后期的查看，以免遗忘。4、在更新时，建议采用分析判断的方式进行更新，从而提高工作效率，不建议使用直接根