信息交流程序（塑料行业）.docx

XX塑胶有限公司文件编号QP/-YM-31版次B-I栏自力沫:后制程序页面3-11B忌父血旭利4三rr发行日期2023.6.101、目的：本程序是为了收集、处理本公司内部的和来自外部相关方的质量/环境信息，保证信息渠道畅通，使质量/环境体系能有效运行而制定。2、范围：适用于所有公司内部环境信息、质量信息和来自外部的信息的沟通以及这些信息的处理。3、权责：3.1 行政部：负责环境信息的沟通，包括与政府机构的沟通，与附近居民和团体及其它相关方环境信息的交流。3.2 各部门：按有关程序或作业指导书的规定，及时传递和处理信息。4、程序：4.1信息交流管制流程(附件一)4.2内部信息交流4.2.1内部信息交流的形式(1)会议(2)发放文件(3)电话、提案、公告、广告牌(4)计算机网络信息(5)培训、日常报表、汇总报告、日常管理性监测等有形的管理活动和评审活动。4.2.2质量系统的有效性沟通，可在下述各项会议之间进行：(1)每月质量月会及生产会议进行相关事项的沟通。(2)每年利用管理评审会议对质量体系相关事项进行沟通。(3)日常质量体系之沟通还有每日质量状况广告牌、每日制造状况、日常采购，物料/外包进度跟催，人员去向管理广告牌等。4.2.3环境交流的内容，包括环境目标及环境绩效，重大环境因素，环境管理体系及其要求，环境事故监测、统计的结果，环境不符合及其纠正、预防措施等。4.2.4环境信息交流的方法(1)由最高层管理者，管理者代表，行政部发出的环境信息，通过公司上述有关会议的形式进行传递，由相关部门落实和处理(2)环境方针目标、指标由会议、培训、广告牌，通知，岗位职责、通过发行文件及培训的方式进行沟通传达。(3)由各部门员工得到的环境信息、，就向本部门领导汇报，本部门领导再依据涉及的范围进行上报，谋求解决，并将处理结果反馈.(4)接受到内部信息的部门责任者应确认内容，对相关人员进行传达和处理。(5)部门责任者判断在认为必要的情况下，可向管理者代表报告，管理者代表了解情况后向总经理汇报。XX塑胶有限公司信息交流控制程序文件编号QP/-YM-31版次B-I页面3-2发行日期2023.6.104.3外部信息交流4.3.1行政部是公司进行外部环境信息交流的窗口，当公司需要从外界(环保部门、法规部门、供方、承包方等)获取有关信息或外界对公司的管理体系提出查询或要求时，由行政部负责与外界进行交流沟通。特别是当相关方有抱怨信息时，行政部应将抱怨处理的结果回复给相关方，并得到满意确认。4.3.2质量方面的外部信息由业务部或品保部与之进行，并按相关文件处理。4.3.3信息接收部门将有关信息及时传递，责成相关部门处理，并调查分析，按纠正预防措施程序处理。各相关部门应将处理结果上报管理者代表，管理者代表在认为必要时，可向总经理报告。4.3.4对一般信息有必要把处理结果报告给信息者的情况下，由信息接收部门向信息提供者传达。4. 4信息的记录和保管信息的记录和保管按如下顺序实施：(1)信息来源部门对信息进行记录。(2)信息记录的保管按记录控制程序实施。(3)内部信息的交流，通过会议记录、联络单等进行记录。5、相关文件：记录控制程序6、相关记录：联络单QP/YM-31-01-BlXX塑胶有限公司信息交流控制程序文件编号QP/-YM-31版次B-I页面3-3发行日期2023.6.10联络单口特急口急件口普通口特密口秘密口普通口指示口联络口报告发单部门：发单人/日期：核准/日期：主题：发文内容：1234收文单位：总经理室管理代表行政部业务部采购部财务部仓储课生产部品保部供应商客户表单号:QP/YM-31-01-B1保管期限:2年