XX材料有限公司行政文员工作内容（2023年）.docx

XX材料有限公司行政文员工作内容一、每天需要做的1、每天早晨在上班之前打扫完总经理办公室卫生，打开饮水机；2、整理会议室及行政办公室卫生。3、根据当天的工作安排，准备需要的文件资料，以及同事和领导需要的文字打印、复印。部门人员复印时要登记，月末要统计各部门复印情况。4、来宾接待：若用会议室，需提前准备好，如准备投影仪，给客人端茶倒水，并让客人填写贵宾登记表；若总经理办公室来宾，主动沏茶水及让客人填写来访登记表（亲自问董事长后是否需要登记备案）。如客人需要集团内部资料时，去库房领取。5、来宾走后，及时整理、清洁。会议室用后，及时整理，关电脑，投影仪。6、若有人借用数码相机、摄像机必须签字登记。7、下午3点之前去门卫取单位信件和报纸（X报X刊：X总；X报：XX经理；X青年报、午报：各部门均可阅；参考消息：总经理）。总经理挂号信、快递和手写信函、重要信件做相应处理，不得擅自拆开，其他信件可以打开处理并存放文件夹，（月末交给X主任阅）8、下班时，关好会议室、办公室门窗、电脑和打印机。二、每周需要做的9、周一做会议纪要，参会人员每人一份，周五做会议纪要，并要打印一份交给董事长阅。10、周一短信提醒董事长本周某员工生日，生日当天早晨再次发短信给董事长，并发短信向生日员工祝福，落款董事长。三、每月末沏需要做：11、月末/初要统计集团各分机号码话费，拨X查询分机号，拨X查询话费，报财务（李会计）12、月末统计员工生日蛋糕（清单）情况，并在下月初结账，结账时附生日清单，找财务X会计报销。13、月末统计部门复印情况、办公用品领用情况。四、平常时间需要做的：14、不定期上网查询集团车辆是否有违章情况，如有违规，及时向X经理汇报。15、收到外来文件时，填写集团内部制作的外来文件处理表；如集团内部发放文件也要按照内部制作的文件表格执行。16、集团如有人制作名片，要留一张备案，如有的或内容没有变动的不必留。17、不定时检查总经理的办公用品情况，饮水机是否有水等，如短缺要及时更换。18、凡是董事长在数码相机照过的照片，都要拷贝到行政电脑中相应的文件夹。19、以上工作内容，自己解决不了的问题，可以请主任、X经理帮助。20、订票：飞机票：XX火车票：XX18、：快递：总公司：X,负责本集团取件人电话：X,快递费月结,找财务X会计报销。19：集团邮箱：X密码：X董事长个人邮箱：X密码：X登陆邮箱，随时查看邮箱信息，如有重要信息，需及时汇报。本内容执行人：X20XX年X月X日移交人：XX接受人：XX