企业人事档案管理办法.docx

企业人事档案管理办法第一章总则第一条为规范XX企业人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、办法化。在企业正常经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为公司各项工作服务，特制定本管理办法。第二条人事档案工作是人力资源工作的重要组成部分,它是为贯彻执行公司战略、方针、政策服务的，是选贤举能,知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要基础材料。第二章档案管理第三条档案管理的基本原则（一）人事档案保密原则人事档案属于公司内部资料，须严格保密，不得擅自向外扩散，包括员工本人在内的其他人员无权将档案带离公司，人事档案由人事行政相关责任人负责保管，其他人员未经批准不得查阅人事档案。（二）人事档案“一人一档”归类管理原则1、真实性一一员工信息必须确保真实，有据可查；2、完整性确保员工档案信息完整，没有遗漏；（三）人事档案动态管理原则1、新入职员工在到岗前，人事档案管理员根据本管理办法，新建档案并对其人事档案资料的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理；如核查无误则在入职后的一周内为其建立员工人事档案。2、在职员工员工信息一旦发生变动（如学历变动、银行卡号变更、家庭住址等），员工应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验，后由人事档案管理员在人员信息表中予以更新。3、离职、辞退等解除劳动合同员工离职员工档案每月月底清查，另外存档。4、如因员工延误通知人事行政相关负责人有关变更而引起任何责任，一切均由员工自负。第四条人事档案建档与整理（一）新员工报到时新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入档案袋内，新员工入职一周内将以下档案、证件和资料进行存档。1、员工应聘、面试过程中相关原始资料和记录：应聘登记表复试评估表背景调查、个人简历等原始记录；2、薪酬核定表3、员工入职登记表4、与原单位解除劳动关系证明；5、近期免冠一寸白底彩色照片3张；6、身份证（双面都印在同一页上，A4纸）3份、学历证明、建设银行借记卡及其他资历证书复印件；7、体检报告（6个月内有效期）；8、近三个月薪资流水。9、劳动合同保密协议竞业禁止合同书（二）员工转正时手续试用期结束经考核合格后的三个工作日之内，除了将以上证件和资料，以下新增资料也一并入档。1、员工转正申请表；2、试用期员工综合考评表；（三）员工办理调动手续员工在职期间，发生的岗位调动、调薪等异动情况，应具有的资料：1、员工调岗审批表；2、员工调岗调薪审批表；3、员工调薪审批表；4、其他异动相关资料；（四）员工办理离职手续人力资源部在员工离职后三个工作日内，将其离职相关资料装入该员工的档案内，装入的资料有：1、辞职申请表；2、员工离职交接单3、员工离职面谈表；4、该员工的离职证明回执单；5、劳动/劳务关系终止协议书；6、其他离职相关资料第三章人事档案的使用第五条人事档案为公司提供各类人员基本数据，并为人事统计分析提供资料。第六条人事档案可通过有效数据分析，了解公司人员结构的变化情况，为制定公司人力资源发展规划提供依据。第七条各部门需做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案资料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。第四章附则第八条本办法由XX企业人力资源部负责解释与修订。第九条本办法适用于XX企业及其下属子公司。第十条本办法自下发之日起实行。日期: