某公司文件会签、签收制度.docx

某公司文件会签、签收制度一、目的：为了进一步加强文件管理制度，规范文件审核会签、签收工作，制定本制度。二、适用范围：广州世果汇农业科技有限公司及各分仓三、概念：3.1 会签：是撰拟公文的过程中，主办部门主动与有关部门协商并核签的一种办文程序，一般当公文的内容涉及多个部门有关时，需要进行会签。当部门负责人出差在外，由发文部门以电子档的方式发放文件，收件方应在收件当天回复会签意见。会签文件只会签与文件内容相关的部门领导及公司高层领导。3.2 签收：这是收文处理程序的第一步，由是收件人将收件清点后，在对方的文件会签单签字，以表示文件收到的行为过程。收件人在收到文件后，应在第一时间交给部门负责人审阅。3.3 文件会签制度：是指控制管理文件时，如文件内容涉及其他部门的职能和业务，由文件拟定的部门提出，相关部门就文件相关事宜进行讨论、协商并签署意见的工作制度。四、内容4.1 文件会签的范围，起草下列文件时，须进行会签：4.1.1 涉及全局性工作，需要相关部门协助的；4.1.2 项目审批涉及多部门法律法规和政策的；4.1.3 总公司文件涉及分仓业务的；4.1.4 主要领导及分管领导认为有必要会签的；4.1.5 其他需要会签的文件；4.2 文件可审核的内容4.2.1 会签审核的内容4.2.2 文件是否必要和可行；4.2.3 文件是否符合公司相关制度、规定等；4.2.4 文件是否符合程序和权限；4.2.5 文件是否规范、科学、准确、恰当；426文件是否可行或是否具实际操作性，是否与其他部的文件相冲突；4.3 文件会签程序4.3.1 各部门负责起草各部门文件并组织会签，需要会签的文稿，经部门负责人审核后，由拟稿人负责送相关部门会签。会签部门要认真研究,及时出具会签意见，由会签部门主要负责人签署意见、姓名和时间，并交接给下一个需要会签的部门。4.3.2 会签一般应在1个工作日内完成。如需紧急情况须按主办部门领导要求时限完成。如需延长会签时间的，会签部门须及时告知主办部门，会签时间不得超过1个工作日。4.3.3 总经理具有会签文件的最终定夺权，在文件会签表上标注最终意见。4.3.4 公文会签后，行政部及时通知文件拟定部门。4.3.5 会签后的文件由起草人根据总经理意见进行整编，因某种原因不能采纳会签意见的，由文件拟定部门负责对提出意见的领导回复未采纳意见的原因。4.3.6 会签后的文件，交行政部设定文件编号并做好文件发放签收工作。4.3.7 会签单与正式发文的原件装订统一保存。4.4 文件发放流程：发文部门拟定文件一根据文件内容确定是否需要会签一各部门会签一发文部门采纳可行性建议并修订文件，回复未采纳建议的原因一交行政部设定文件编号、调整文件格式一总经办批准一行政部发放文件一相关部门签收文件一执行文件