医院档案管理工作制度.docx

院档案管理工作制度一、档案借阅制度1、凡工作需要借阅档案，可凭工作证或其他证明按下列规定办理借阅手续。2、借阅文书档案的审批权限：(1)查阅职能范围的档案，可直接向档案室办理借阅手续；(2)查阅职能范围外的档案,应经立卷部门负责人同意，方可借。3、凡借阅党委、院办公会议记录，应经党办或院办主任批准，凡涉及保密内容者须经院长或党委书记批准。4、机关文件按阅读范围和工作需要查阅，不能借阅。5、院外人员查阅档案，一律凭单位正式介绍信，并经院办主任批准按照上述规定办理。二、借阅科技档案的审批权限1、凡借阅本人的、本课题组的或本部门、他人的有关科技档案,除出示本人工作证外，必须由主管科研领导批准。2、借阅机密以上的科技档案，必须由主管科研领导批准。3、外单位查阅科技档案时，凭本单位介绍信，经部门领导和有关部门同意，方可借阅，查阅机密以上的科技档案，须经主管院长批准可查阅，但严禁借出。（I）借阅档案严守保密规定，爱护档案，不准涂改、划圈打叉、增删、插剪、抽页、调换、污损卷内文件，不得擅自公开档案内容。违反者视问题性质和情节严肃处理，给予罚款、批评、警告、公开检讨直至追究法律责任。（2）各类档案一般不外借，如需外借须经院办主任审批，同意后办理借出登记手续，借阅时间不超过3天。（3）复制或摘抄文书档案，由党办或院办主任审批，复制或摘抄科技档案，由立卷部门负责人审批，并交纳查档、复印费后，方可办理复印或摘抄手续。（4）本室工作人员对归还的档案，应详细的检查，核对无误后，再办理归还手续，如发现有损坏、丢失情况，应立即追查，并给予罚款处理，对逾期仍未还者，应及时催交。三、档案安全保密制度1、档案工作人员要严守党和国家机密，认真执行安全保密制度,确保档案材料安全，杜绝泄密、失密现象。2、未经批准，任何人不得将档案带出，更不得随便复印。档案工作人员不得私自摘抄和向外传播档案内容。3、档案接收、查借都要办理登记手续，归还时要验收注销。4、档案工作人员切实做好防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防潮、防光工作，保持室内清洁卫生，库内严禁吸烟，严禁带入火种和放置易燃、易爆物品。5、每天上下班均应对库房门、窗、电源等进行安全检查，注意搞好节假日和假期安全保密工作，发现问题，及时处理。6、需要销毁的档案材料，经造册审批后，应有监销人参加销毁。平时办公废物纸，不能当垃圾随便倒掉，必须烧毁。四、档案库房管理制度1、库房是存放档案的要地，非本室工作人员不得随便进入档案库房。2、严格遵守档案借阅制度，借阅档案应填写借阅登记表；归还档案时，档案员要认真核对是否丢失、损坏现象，注销借出卡，放卷时，要核对目录号、卷号、前后卷号，以免插错。3、采取积极有效措施，切实做好库房内的防盗、防潮、防尘、防鼠、防火工作。4、加强库房管理，特别是在高温、高湿季节应采取有效措施降低湿度，定期检查有无霉变、褪色、尘污、破损、虫鼠咬坏现象，发现问题及时处理。定期放置杀虫药品。5、确保在库房内严禁吸烟，不准存放易燃、易爆物品。6、新入室的档案要及时检查质量，清点数目，履行签字手续；上架入柜时，要做到排列整齐，标志清晰醒目。对不符合要求的档案，必须妥善处理后，方能入库。7、对所保存的档案按年度进行准确统计，每月底检查借阅登记本一次，发现借出档案未按期归还者，及时追踪归档。8、下班前要注意、检查门窗，切断电源以保安全。9、严格执行保密制度，保护好档案的安全，最大限度地延长档案保管寿命。