快递收发管理制度.docx

青岛通宝控制器有限公司文件编号：TB-CG-03快递收发管理制度封面版本号：A修改号：O页次：1/4快递收发管理制度编制：会核：批准：发布日期：实施日期：青岛通宝控制器有限公司青岛通宝控制器有限公司文件编号：TB-CG-03版本号：A快递收发管理制度修改号：O页次：2/41 .目的1.1 为了进一步规范公司快递收发管理，控制公司快递成本并同时确保公司快递的收发及时、准确，特制定本规定。2 .范围2.1 本制度适用于公司所有部门及员工。3 .职责3. 1门卫负责对普通快递的收发和保管工作，但不负责记录和通知工作。4. 2各部门或个人负责快递的发送及领取。4.程序4.1 相关规定：4.1.B物流公司选择参照表：序号发货类型快递公司选择1A类：贵重件（票据、证件、样品等物品）顺丰、EMS2B类：紧急件（急需发送的物品,并有到货时间要求，且到货时间般运输无法满足）快递、航空3C类：普通件（无到货时间要求，或到货时间一般运输可以满足）普通物流4. 1.2选择快递公司的原则是合理、负责、安全、低成本。发件人需根据所发物品的性质、到货周期等，合理的选择物流公司，相同条件下以最低成本完成发件,能走普通物流的不得发快递。如因工作失误造成运输费用超标，超出部分个人承担。4. 1.3物品发运一定要选择有正规经营手续的物流公司，业务合作要有合同或协议，运输单价每年更新一次。未经申请批准一律不得使用到付、空运、快递的方式发运和接收货物。5. 1.4A类：贵重件。所有发票、承兑、收据、证件、保密文件等均选择顺丰或EMS（优先）进行配送。不得选择其他物流公司。6. 1.5A类：贵重件的发送不需要申请。4. 1.6B类：紧急件。对于紧急件在不超首重的情况下优先选择顺丰快递，超出首重件优先选择一般快递或者航空运输。因客户原因需要发快递的，需由客户付款。4. 1.7B类：紧急件的发送必须填写快递发货申请。由客户付款的不需要申请，不超首重的不需要申请。4 .1.8C类：普通件。必须使用已经合作且有协议的普通物流。如需更换发运方式或物流公司的，必须填写快递发货申请。成品发货、办事处不良品退回均必须使用普通物流。青岛通宝控制器有限公司文件编号：TB-CG-03版本号：A快递收发管理制度修改号：0页次：3/44.1.9如需发客运货物必须填写快递发货申请。4.1.10严禁公费邮寄私人物品，一经发现按照寄件费用的10倍进行扣罚.5 .1.11所有公司快递发送和到付快递，均需填写快递收发登记台账。台账中明确收发物品、数量、快递公司、费用、到货时间及发货类型。严禁私自寄出公司产品，一经发现按照寄出件价值10倍进行扣罚，情节严重者视同偷盗并将追究其刑事责任。4. 1.12门卫负责快递的收发中转工作，只负责快递的接收、发出、保管工作，不负责联系通知事宜。无论何种快递不得在门卫过夜，当天没取走快递门卫负责转交成品库。4. 1.13当天没发出快递由成品库负责通知发件人，重新发出快递。当天收到没有领走的快递，由成品库通知收件人及时领走。只署名公司名称、部门名称、领导人、负责人收的快递，成品库及时转到办公室落实相关收件人。4. 1.14所有快递收发均在成品仓集中填写快递收发登记台账，快递费用月底报销，需要附带快递底单和快递收发登记台账及快递发货申请复印件。没有登记台账、底单或没做申请的快递费用。不予报销。4. 4.1.15所有快递的收发，均在门卫进行，快递公司不得进入公司收发快递。贵重物品或需装卸车的快递可进入公司，但需开具出门证才可出门。5. 1.16同城邮件，务必使用同城快递。4. 1.17员工个人快递可以通过门卫收发，但不受本制度约束，所有责任自负。5. 2快递发送5.1.1 门卫负责发送快递，发件人准备好发出物品后，将所发物品送到门卫发件箱并通知快递公司，快递取件时由门卫通知发件人结清费用，发件人自留快递底单并填写快递收发登记台账。紧急快递需填写快递发货申请。寄付方式的快递，均需填写快递收发登记台账。快递收发登记台账快递发货申请月底采购部（成品库）留档。4.2.2发件人需自行对所发物品进行清点、打包（需确保包装方式结实、牢固避免货运途中破损或丢失情况）并需详细填写快递单（收件地址、联系人、联系电话等）快递单填写字迹需清晰、准确。4.2.3快递底单（底单可复印）快递收发登记台账快递发货申请需统一由采购部（成品库）保存，月底统一进行核对，核对无误后需财务经理及总经理签字确认，确认后由财务部统一付款或报销。4.3快递接收：4.3.1门卫负责接收快递，并将快递存放于收件箱中。收件人按照到件时间，及时到门卫领走快递，并填写快递收发登记台账。到付快递由收件人自行保留底单以备报销使用。4.3.2门卫负有快递保管工作的责任。下班后没有及时取走的快递，下班前门卫青岛通宝控制器有限公司文件编号：TB-CG-03版本号：A快递收发管理制度修改号：O页次：4/4负责转送成品库。4.2.3快递底单（底单可复印）快递收发登记台账快递发货申请需统一由采购部（成品库）保存，月底统一进行核对，核对无误后需财务经理及总经理签字确认，确认后由财务部统一付款或报销。5 .相关文件：5.1 成品库管理制度5.2 原材料、零件仓管理制度5.3 25天准时化生产管理制度6 .相关记录：6.1 快递收发记录表6.2 快递发货申请6.3 快递发货单（底单）