外贸有限公司员工后勤管理.docx

外贸有限公司员工后勤管理1.办公车辆管理A.公司公务用车由人力资源部负责统调配使用，用车部门应提前一天，通过内部管理网络向人力资源部申请用车；B.长途用车申请范围:a.员工因公去外地出差，原则上乘坐公共交通工具，公司不予另行派车；b.如出差地交通不便，且需在短期内在同一区域跑多家企业（如*厂）时，可向公司申请长途用车；C.有客户或验货员需去工厂参观或验货的可申请用车；d.公司员工去*工厂如不能搭公司便车应自行乘车前往原则上不单独派车，但如一次有四名以上的员工需前往工厂也可申请用车；C.本市用车的办理程序：a.员工因公需在市内办理业务时，可将办理事项的时间、地点、内容及要求办理的最后期限等内容在前台登记；b,前台接待员根据司机的日程进行统一安排，如不能在要求达成期限内达成（如司机出差外地等），应尽快反愦申请人，由申请人另行想办法办理；D.车辆的派遣和使用原则：a.车辆派遣要优先满足客户、验货员的用车需求；b,车辆使用应优先满足长途用车的需求；C.派车时要考虑先远后近，先急后媛,先宣要后次要；d.能合并用车时，尽合并用车,能一次办理的，尽曜不跑两次;E.车辆的使用记录和出发、停放：a,公司公务车辆规定停于公司楼下的停车场内，未经批准任何人不得私自将车辆开回家；b.车辆一律从公司出发，无特殊情况不得绕道接员工后出发；C.司机负责对车辆的使用情况作行车日志，出车前应核对车辆里程表与记录表上前一次用车的记录是否相符，出车结束后应记载行驶里程、时间、地点、用途等；e.未经许可司机不得将车辆交于他人驾驶，不得私自将车辆用于任何私人用途。2 .办公用品日常领用、发放流程A.本流程所称办公用品分为消耗品及耐用品a.消耗品：铅笔、笔芯、刀片、胶水、胶带、回形针、大头针、笔记本、标签、记事帖、檬皮擦、夹子等；b.耐用品：中性笔、圆珠笔、直尺、修正液、剪刀、美工刀、IT书机、打孔机、计算器、文件夹等。B.对于消耗品的发放，采用每一季度发放一次，各部门经理需在每季度第三月的25日前，将本部门人员下一季度所需办公消耗品及合理数以邮件的形式发至XXX163.8m,由办公用品采购员统一采购,并于次月3日发放（例：2004年12月25日申请2005年1月一3月办公用品）；C.对于特殊情况，可不局限于以上时间，但需提前填写办公用品申请单（见附件），由部门经理签字确认后，交由采购员采购，于5日内发放（特殊情况包括:参展所需办公用品、非常规办公用品等）；D.新进人员入职一周后，可一次性领用办公耐用品及消耗品一套；人员离职时，应将办公耐用品及剩余消耗品一并交回；E.办公耐用品若有故障或损坏，应以旧换新，若遗失应由个人或部门赔偿、自购；F.每人每月办公用品的参考发放标准为5元。3 .名片、考勤卡和钥匙的管理（办事处适用，工厂参照执行）A.名片a.公司名片的印制由总经理秘书统一负责；b.员工试用期满后，部门经理根据其工作性质，如需印名片则向秘书提出申请，由秘书提交总经理同意后，安排印制和发放；C.员工应在名片开始用完时，提前向部门经理提出加印申请，以免耽误使用；d.员工离职时，；B.考勤卡a.员工办理完入职手续后，即可到总经理秘书处申领考勤卡；b.员工应妥善保管，注意不要将自己的考勤卡与别人的混淆。C.钥匙a.办公室开门的钥匙在员工签订正式劳动合同后，由秘书统一发放；b.员工妥善保管电子钥匙，勿与有磁性的物品放*在一起，否则，容易导致钥匙失效；c.因个人原因导致钥匙损坏、失效或丢失的，需个人缴纳150元钥匙工本费方能不配钥匙。D. 员工离职时，应将为使用完的名片、考勤卡、钥匙一并交回秘书处。E. 信件及资料的邮寄a.员工因公需要邮件信件和资料时，应将填写好寄送地址和收件人的信件、资料交前台接待员，并在委托寄件登记本上登记，由前台统一办理；b.委托寄件人应对寄件地址和收件人的准确性负责，前台对信件寄出的及时性负责，未作登记的委托寄件，前台有权不予受理。4. 办公设备管理A, 电脑、打印机、传真机、复印机、扫描仪、考勤机、电话系统等办公设备统一由IT部负责管理；B, 除复印机的维修由财务部范宗莲负责以外，其它办公设备的维修由IT部统一安排；C.办公设备发生故障，员工应及时告知相关部门，未经相关部门许可，任何人不得随意拆机维修，否则后果自负。