酒店筹建期各部门工作大纲10-26-16.docx

酒店筹建期各部门工作大纲前言财务部工作大纲餐饮部工作大纲人力资源部工作大纲前台工作大纲管家部工作大纲工程部工作大纲保安部工作大纲市场推广及销售部工作大纲公共关系部工作大纲酒店的筹建是在董事会监控下，管理公司直接指导下，实行总经理责任制这样展开的。首先由管理公司根据该酒店的档次、规模等，派驻一位能力强、酒店管理知识丰富、有较好的人际关系技巧的总经理到职（该职位是聘请外国人、香港人，还是国内人，由管理公司与业主商定）。总经理到职后，首要做下列事项：1. 与业主联系，了解整间酒店的工程状况及进度，酒店的规模，深切了解管理公司关于该酒店的经营方向；2. 确立酒店各部门的行政架构及部门副总监以上的人员编制，报管理公司审批，（在制定行政架构时需考虑各部门内有哪些职位需外聘一一包括外国、香港、或国内，有哪些职位是可以在酒店所在城市内聘请）；3. 根据实际用人情况，草拟一份各部门副总监级以上人员工资及福利待遇方案送管理公司审批。（因为这些职位是马上要到职的）；4. 根据各部门有关人员的到职安排与业主确定筹建办公室的地点，办公用品及所需用具；5. 草拟二款合同书送管理公司审批，一款是聘请部门副总监级以上职位的，另一款是聘请秘书、文员等职位；6. 待管理公司把行政架构及副总监级人员工资及福利待遇方案，二款合同书批准后就开始聘请副总经理（可能由业主派代表任该职）、驻店经理、财务部总监、餐饮部总监、工程部总监、人力资源部总监、客房部总监、营业部总监，保安部经理可稍迟一些才入职，上述的职位均由管理公司委派，总经理认可签合同而聘请的。到这一工作环节，整个酒店的筹建工作便全面展开。下列是每个部门的筹建工作计划（以6个月的筹建期为标准）；筹建期财务部工作大纲财务部（财务总监）1. 财务部筹建办公室的设立；包括：（1）办公台椅、必要的文件柜、保险柜、电脑设备等；（2）秘书或文员的招聘并到职（属于个别招聘）；2. 根据本部门的实际情况，酒店的规模，制定财务部的组织架构图及人员的编制；3. 设计并发外印刷一些筹建期间在财务制度上需用的表格；4. 根据酒店及当地的实际情况，与总经理、副总经理、驻店经理、人力资源总监一起研究。确定酒店开业后的员工工资及福利待遇，筹建期间，培训期间的员工工资及福利待遇。（先由人力资源总监做大量的市场调查后才能确定）；5. 为应付酒店筹建期间的财务运作的需要，需提前聘请总出纳及总会计师，并争取在筹建最初期到职；6. 制定出酒店开业后（筹建期间也适用），酒店各部门使用长途电话及复印机的控制等程序与政策；7. 制定出筹建期间整个筹建办采购物品的程序与政策，报销的程序与政策；8. 在总经理的指导下，制定出整个酒店从筹建到开业前的行政费用、采购费用、员工福利待遇费用预算报管理公司；9. 制定本部门开业需用的物品采购清单及印刷品印刷清单；10. 在总经理的指导下，与人力资源总监研究、确定筹建期间员工的各种劳动合同；11. 与业主及供应商研究酒店所购置的电脑系统，根据实用情况，提出改进方案；12. 制定开业前各种费用报表（每月）；13. 到工地现场察看，并收集各部门的计划，向业主或施工单位提交酒店开业时所需用的电脑（如电脑房、前台、餐厅及娱乐部收款）的安排位置及整个酒店所需电脑终端的数量；14. 根据酒店的实际情况，制定出各仓库所需面积及数量的计划报总经理送至施工单位（与工程部总监研究）；15. 审核各部门制定的并报至财务部的营运设备及用品采购计划及印刷品印刷计划；16. 跟催、协助业主申领酒店开业时所必备的各种营业执照、许可证等；17. 根据管理公司提供的资料，结合实际工作情况，制定开业后酒店的财务制度及工作程序；18. 制定招聘部门副总监职位以下的员工的招聘计划（结合整个酒店），包括：招聘时间、地点、招聘标准、招聘程序、初试、复试的试题、录取程序等。（特别审核招聘广告费、经办费等的费用）；19. 实施员工的招聘、员工到职后展开系统的培训；20. 与各部门总监讨论部门之间工作衔接及工作标准、程序等（因为很多财务的规章制度、政策与程序是与各部门有关的）；21. 对所有需采购的营业设备及用品进行多次报价并与各部门总监确定标准及款式（定样）；22. 审核酒店客房价格、餐饮价格及旅行社合同价格等（开业后的）；23. 确定开业后各样财务报表（分各部门）的格式及标准；24. 督促餐饮成本会计部核算餐饮部交来的各种菜式份量构成表，确保餐饮部的食品及饮品成本控制在酒店当局规定之下；25. 制定整个开业前的用款计划，送管理公司审批后交业主。（可按月或按15天）；26. 审核各供应商报价，与管理公司、总经理确定供应商后，并与之签定采购合同，酒店开业所需之营运物品全面展开采购；27. 审核各部门提交的部门营业预算，在总经理的指导下，制定酒店开业后一年的营业预算并送管理公司审批；28. 计划、安排开业前采购的大量物品的储存地；29. 制定开业后员工的正式劳动合同（与人力资源部在一起）；30. 制定开业后酒店工资明细项目；31. 对本部在培训的员工进行考核，检查培训效果；32. 检查酒店所订购之营业用品，营业设备及对内、对外印刷品的到货情况;33. 加强员工的培训，组织收银员进行外币兑换、鉴别及信用卡业务等的培训；34. 完成酒店开业后对内及对外的各种财务报表在电脑的建立并对有关员工进行该项目的操作培训；35. 结合整个酒店的计划，制定出酒店开业的整个开业典礼的费用。并做好与之有关的准备工作；36. 理顺、统筹好开业前采购之营运物品的验收、建帐、存储等工作；37. 与供应电脑的公司配合，彻底完成电脑系统的安装调试，使整个系统能按酒店开业之运作要求运行；38. 由电脑公司对前台收款员，餐厅收款员，财务部有关人员进行使用该套电脑的培训；39. 检查所有的营业执照、许可证及工商税务登记工作之完成情况；40. 做好开业前各部门领取物品的出库、记帐；41. 大约距离开业二至三周，本部员工到酒店自己的工作岗位作试运作培训，特别是收款员，一定要把所有的收费价格熟记下来；42. 开业典礼的准备及确保酒店内各种收费价格的正确性。餐饮部（餐饮部总监）1. 餐饮部办公室的设立；A.所有的办公用品及办公设备8. 秘书或文员的招聘及到职；2. 根据酒店的规模及经营方针，制定餐饮部的组织架构图及人员编制，送总经理审批；3. 按照组织架构及人员编制，拟定招聘外职人员计划。（如外国、香港或国内其它酒店业发达的城市）。但这个计划必须是根据餐饮部的整个经营方针，主要是一些技术部门（如厨师）等，并送管理公司及总经理审批；4. 与施工单位联系（或通过工程总监）取得餐饮部每个营业场所的平面设计图参阅；5. 到工地现场察看，检查餐饮部内部经营场所及后勤设施面积的比例是否合理，有修改的地方，拟定一份完整的建议书由总经理交给施工单位；6. 如需要有外聘人员，则要拟定一份外聘人员的工资及福利待遇方案送管理公司及总经理审批，并争取尽快到职（特别是中、西餐厨师长）；7. 制定餐饮部在筹建期间的各项规章制度；8. 培训秘书或文员，确定餐饮部筹建期间及开业时各种发出及收入文件的归类、存档方法；9. 制定本部门所有营运设备、用品的采购清单及所有印刷品的印刷计划并送总经理及财务部审核;10. 对酒店所在城市作广泛的市场调查，目的如下：A. 了解整个城市的消费能力，确定本部门经营场所的档次（市场定位）；B. 了解整个餐饮市场中有哪些主要的竞争对手；C. 了解经营所需之用品、食品、饮品的货源及价格；11. 与厨房设备供应商讨论厨房设备的采购项目，标准及质量（包括中、西餐厨房）；12. 根据各个餐饮经营场所的特点，确定各餐厅或娱乐场所的中、英文名字及标志；13. 制定整个餐饮部的经营方针政策，（如：成本率、客源比例、营业时间、经营手法等）；14. 根据管理公司提供的资料，结合本部门的运作，编写一套餐饮的操作手册（包括餐饮部的政策与程序、工作职能及工作描述等）；15. 根据管理公司提供的资料，编写及整理对本部员工培训的内容及制定课程安排；16. 制定招聘员工的计划（结合整个酒店），包括：招聘时间、职位、人数、对象、地点、复试的试题、录取程序等；17. 实施员工的招聘，员工到职后分部门展开有系统的培训；18. 根据餐饮部的操作政策与程序，与各部门总监讨论部门之间工作衔接问题；19. 编制餐饮部各餐厅的菜牌、酒水牌及制定有关收费价送总经理审批；20. 编写各菜式份量，构成标准等，送财务部餐饮成本控制组计算成本；21. 与印刷商讨论餐饮部所有菜牌、酒水牌等对客印刷品的款式、颜色、规模、构成，并争取定稿印刷；22. 与财务部总监（或采购部经理）及供应商洽谈，确定餐饮部各种采购物品的样板；23. 与财务部总监讨论，确定开业后餐饮部需财务部提供的各种报表的格式；24. 确定餐饮部各餐厅的招牌菜（即特色菜），并编制成完整的资料交营业推广总监，结合酒店整体宣传推广；25. 制定酒店开业后一年的餐饮部营业预算；26. 对本部在培训员工进行考核，检查培训效果；27. 制定餐饮部接待重要客人的服务程序，并知会营业推广部；28. 制定酒店开业一年内餐饮部的每月推广计划；29. 为厨房部员工的实务操作培训准备场地、用具、用料；30. 制定采购餐料、酱料、干货、酒水等的采购计划并送财务部采购；31. 制定开业后餐饮部的接待旅行团餐价，并知会营业推广部；32. 制定出逐步接收各餐饮部门的工作计划，特别是要制定接收检查表;33. 采购物品到位，与财务部核实所到之货物是不是所采购之货物的全部，是否合乎样板标准；34. 确定开业后餐饮部各种会议召开的内容及时间，并知会有关部门总监；35. 所有员工距开业前一个月进场进行实务操作培训（特别是厨房员工要试业）；36. 有餐饮部门进行卫生清洁；37. 到仓库领取开业时整个餐饮部所需用之器皿、物品、食品及饮品等作好记录，并摆设及妥善放存；38. 开业典礼的准备工作。筹建期人力资源部工作大纲人力资源部（人力资源部总监）1. 人力资源部办公室的设立包括：A.办公用品及办公设备B.秘书或文员的招聘及到职2. 根据本酒店的实际情况，制定本部门的组织架构图及人员编制；3. 收集各部门制定的组织架构图及人员编制方案，与总经理等高层管理人员研究讨论。制定出整个酒店的行政架构图及人员编制方案，并送管理公司审批；4. 对当地酒店业员工工资及福利、待遇作大量的市场调查，与总经理、副总经理、财务总监讨论制定出酒店开业后的各级员工的工资、福利、待遇以及筹建期间员工工资、福利、待遇等，并报管理公司审批；5. 设计出酒店开业后需用的所有人事管理表格，交采购部作适量印刷（这些表格在筹建期间可适用）；6. 制定整个酒店筹建期间，员工培训期间的所用规章制度，特别是考勤制度；7. 与财务部讨论制定出各阶段、各级别员工的劳动合同，并报劳动局备案；8. 根据酒店的施工进度，收集各部门的招聘员工计划，编制出一套完整的招工方案，并送总经理审批；9. 根据总经理批签之招工计划完成下列准备工作：A. 印刷员工职位申请表B. 联系报纸或电台等作招聘广告C. 确定招工地点D. 联系并确定员工培训地点E. 编写招工程序分发至有关部门10. 草