物业管理处管理处收款、开票操作流程.docx

1目的规范收款与开票的流程，保证公司资金的及时回笼。2适用范围适用于本管理处客户代表收款、开票工作。3操作流程3.1核对并填写缴款通知单3.1.1每月下旬（按季或半年收取物业管理费的，在合同约定的收款期）对缴款通知单上的物业管理费、商务服务费、电费、水费等金额进行核对。3.1.2缴款通知单打印盖章后，及时送交客户，并办理签收。3.2收款与开票3.2.1客户将资金以支票、信用卡、现金方式直接交付管理处的，其发票由本管理处客户代表开具。3.2.2客户将资金以贷记凭证方式支付的，公司外派财务管理员收到贷记凭证回执后及时通知管理处客户代表开具发票并交付客户。3.2.3管理处客户代表收到现金，填写K现金缴款单a）将现金和K现金缴款单X缴于公司外派财务管理员；b）对直接送缴银行方便的管理处也可直接送缴银行；c）各管理处客户代表收到的支票，填写K支票进帐单d）在当天（最迟隔天）将支票和K支票进帐单爪发票记帐联、交公司外派财务管理员，并办理签收手续。3.3退还押金3.3.1物业管理费押金和其他押金a）根据退房协议或退房单，结算或结清欠款；b）填写内部支款单，管理处负责人签字；c）送交公司外派财务管理员。3.3.2租房押金，统一由总公司负责办理。3.4开具发票的要求3.4.1先开K缴款通知单R交付客户，在收到客户交付物业管理费和其他款项的资金后，再开具发票交付客户，除个别客户要求先开具发票的可以先开具发票，但发票开具后，管理处要及时催收，应在一个月内收回款项。3.4.2客户名称应开具合同中客户的全称。如客户要求的发票抬头与合同不符，应向客户取得情况说明。3.4.3发票摘要栏中应注明楼号、房号、支付项目、支付期间。3.4.4办公楼有中央空调楼宇的发票开具时要将物业管理费和公共能耗费分行开具，个别客户有异议的可以合并开具，但要在摘要栏中注明其中公共能耗费的金额。3.4.5如以外币结算，请将外币金额及汇率写在摘要栏中，发票大小写金额应使用人民币。3.5其他注意事项对于办公楼部分客户如有将租金和物业管理费合并支票交付时，请客户代表向客户解释，要求租金和物业管理费分开支付。