新文秘接待中重点细节全套.docx

新文秘接待中重点细节全套确定接待重点和细节1.接待工作的重点接待工作是企事业单位的窗口，历来被各单位和领导重视，商务接待不仅反映出对来访者的重视程度，直接决定商务合作的进展方向和顺利程度,所以接待无小事。而具体到细节，细节更能体现企事业单位的素质和水平接待工作一般注重以下3个方面，具体如表图1-2所示。图1-2接待工作的重点2.接待工作的细节分解将接待工作的重点确定后，就应从重点着手，确定接待工作的细节，具体可以从以下细节着手。(1)迎接来宾迎接来宾工作以接站、接必口安排主宾见面为主,具体如表1-4所示。表1-4迎接来宾细节实施办法表迎宾的迎宾具体步骤和要求细节确定来1.来宾规格对应接待规格，一定要明确来宾的身份、宾的规地位和来访对本单位的重要性,对外宾更要妥善安排格2.切不可低格接待，重要的迎接要组织欢迎队伍3.少数民族礼仪接待更显尊重，如到草原可组织马队迎接等接站、接1.知晓来宾身份、到达的车次、航班，安排相应职机工作务人员接待2.预先电话询问来宾是否准时，迎接人员提前到达车站或是机场3.提前为来宾准备交通工具并安排入住4.如是第一次见面，准备醒目的接站牌，必要时写上来宾的姓名与来宾L问候来宾要得体，热情大方，不卑不亢见而2.献花时要提前安排好献花仪式，鲜花要新鲜，确切表达花语3.初次见面会送上见面礼，礼品要有地域代表性或特殊意义安排主1.文秘与来宾初次见面时，通常进行彼此介绍，职宾见面位要从高到低，再由主宾依次介绍来访人员2.在欢迎仪式上，要安排主宾与主人做简短讲话，或做书面讲话来宾的1.坐车的位次为"右为上、左为下；后为上、前为下",陪同工来宾坐在轿车的后排右位，文秘坐在副驾驶，陪同领作导坐在后排左位2.文秘应当陪同来宾乘车前往住处或举行欢迎仪式的现场3.帮来宾办理入住手续，介绍相关的服务和设施，并将活动的日程安排或是相关资料送给来宾4.到住地后不要马上离开，与来宾热情交谈，让来宾感动关切温暖，进而熟悉当地的风土人情、名胜古迹、景观和特产等5.离开时，应将下次来访的时间、地点和方式告诉来宾安排宴请是整个接待工作的重中之重，宴请对来宾表示欢迎、答谢和祝贺的最热烈最直接的方式,做好宴请工作有利于促进双方感情的融洽,增进友谊或加强合作的基础具体如表1-5所示。表1-5宴会安排参照表宴请的要项主要内容及要求宴会前宴会的1.确定宴会的目的，确定以何人的名义邀的准备目的及请，一般以单位或领导人的个人名义举行宴工作邀请会2.确定邀请范围，充分考虑主宾的身份、双方关系以及国际惯例，减少陪同人员3.确定邀请形式，正式宴请都发请柬，也可电话邀请和当面邀请宴会的1.宴会的时间时间和2.宴会的地点地点布置宴1.气氛要庄重、大方，茶话会、致辞、酒会场所会则可轻松活泼2.大型宴会如有讲话和致辞，提前调试好音响和扩音设备3.中餐常用圆桌，主桌要重点装饰布置，西餐可用长桌、方桌或"T"字形桌，中间预留一定距离，以便敬酒4.餐桌的高低次序的安排，主要依据礼宾的次序安排，必要时放置指示牌菜品菜系安排L按招待规格和标准，在预算范围内安排酒席规格2.充分考虑主宾的喜好和禁忌，如伊斯兰教徒要用清真席；请印度教徒不能用牛肉；有佛教人士应备素食3.菜式要有地方特色，精致而不奢华4文秘开列菜单要经领导批准后再具体安排确定宴会的类型便宴非正式宴会，主人和主宾坐在一起，其他人不分座次，不安排讲话，气氛融合，适用于日常交往和工作招待茶会请客人品茶，是一种很常见的招待方式，对茶叶和茶具有讲究，有时用咖啡代替，也叫茶话会酒会又称鸡尾酒会，形式活泼，以酒水为主，不设座椅，可随走动，便于沟通，适用于各种开幕、开张、签字和其他庆典客饭国内各机关、企事业单位普遍采用的宴请形式，以简朴为主自助餐大型会议和招待时采用，以冷餐为主，对食物与酒水等随意取食工作进分早餐、午餐和晚餐，边进餐边谈工作，在餐一些紧张的谈判活动中因时间安排不开而采取的形式迎接来提前做1.要提前到达宴会厅，检查卫生状况宾好检查2.检查空调、音像是否正常，餐具是否摆工作放整齐等候来L至少提前十分钟在宴会厅门口或休息室宾迎接来宾2.也可引领主宾到达宴会厅或到休息室小坐，此间可介绍主宾相互认识引领入引领来宾按指示牌或宾主次序入座席"出迎三步，身送七步"是迎送宾客的最基本的礼仪，做好送别工作，才算接待的圆满结束，达到接待的预期效果，也藉此对接待工作做出评价，具体如表1-6所示。表1-6接待工作送别程序表接待送别程主要要项或要求序了解来宾离1.在知晓离开的准确时间后，陪同客人一同前往开的准确时机场、车站或码头，也可直接到达送别间2.文秘要安排送行人员按一定顺序与来宾一一握手送别组织专门人对重要来访或友好访问，要组织仪仗队或专门人员列队欢送员到大门口欢送，姿态要端庄、态度要和蔼，留下友好印象组织车队送对于重要人物要送到下一目的地接站点或是省行界、界碑等分别处注意事项1.来宾要告辞时，文秘要起身送别，放下手中的工作，主动为来宾取来衣帽，与来宾握手告别，同时要选择好送别语言，如"希望下次再来"2.来宾有较多或较重物品时，要主动帮助来宾，在门口、车站、机场等告别后，要以真诚的态度笑容可掬的送客，不可急于回，直到目送远离3.对远方的来宾，文秘要为其订好返程票，并安排好交通车辆陪同前往机场、车站或码头