南京物业公司耗材使用管理作业规范.docx

南京物业公司耗材使用管理作业规范一、目的：通过对日常耗材的管理，减少浪费、降低经营成本，促进公司经济效益的提高8二、适用范围：适用于管理处,采购或在公司领取以及在甲方报销的保洁用品，工程零配件、办公用品等日常耗材的管理。食堂食品、副食品等采购的原材料，应参照本规范执行。三、职责：1,各管理处，负责在公司领取统一采购的各类耗材。对非统一招标耗材，根据需要负责自行采购。2,各管理处，负责对领取或采购到的各类日常耗材的使用，做好管理工作。3,公司品管部（含片区检查组）对各管理处、分公司等各单位日常耗材使用管理工作，进行检查和考核。四、主要工作：1.管理处应指定专人负责本单位日常耗材管理工作。2,设立存放日常耗材的专门橱柜，有条件的单位可建立专门货架或仓库。3,建立各类日常耗材专项进、销、存统计台帐。4,定期对各类日常耗材入库、发放、库存进行统计。5,妥善保管各类日常耗材的入库、发放单据及统计台账。6,单位负责人或分管副职，定期其对管理工作及单据、帐簿和库存物品进行核查，组织对库存物品进行清查盘点。五、作业规范：（一）采购、入库：1.各单位应根据本物业管理特点，对日常耗材（主要是保洁耗材）的使用量进行核定，由负责人或指定保管人员进行备案。2,根据基本核定量，由管理人员每月制定采购计划（包括在公司招标或自购品种），报本单位负责人或分管副职批准。3,对自购耗材，应由供货商开据明细销货单并加盖供货单位印章，保管人员经验收无误后，在销货单上签全名，并留存一份。如开具发票则应为具体明细品种。4,保管人员凭销货单或发票（在公司领取的物品凭领料单）入统计帐，入帐时应注明品种名称、单价、数量、入库时间、销货单据或发票号码等内容。5,保管人员对领取和采购的物品，进行数量和质量的验收，对符合要求的物品方可入库。（二）发放：1.领取人根据需要领取物品时，由保管人员核对领取数量，并开具一式多联领料单,经领用人确认，由保管人员和领用人共同签全名后予以发货。2、多联领料单由领用人、保管人员各留存一联，另一联交管理处保管（由分管副职或物业主管保存，较小规模（30人以下）的管理处除由领用人留存一联外，其余各联可根据实际情况，多联留存。（三）销帐：1、保管人员应每月底或次月初（5日前）依据当月物品发放单据进行销账，并结算余存数量。2、销帐时，应注明销货单或（发票）领料单号码，数量。（四）日常检查和盘点；1、保管人员当月完成销账工作后，应对帐簿中各品种进行余存数量和品种实物数量进行核对。并在结存数量注明（已核）或打“J”。2、单位负责人或分管副职，应每月一次对入库、领用单据、帐簿统计、帐物相符等管理情况进行抽查，发现问题及时纠正，或依据有关规定进行考核。3,各单位应每季度组织一次对本单位全部品种进行单据与帐簿、帐簿与实物的全面盘点。盘点结束后，写出盘点情况小结，本单位留存备案。六、说明和要求：1.属由公司招标采购的物品其结算时，除已开具明细品种发票外，未注明具体品种名称的发票，其后应另附有供应商盖章、本单位采购人员、保管人员共同签字的销货明细单。2,各单位零星自购的物品可以直接开据发票，但发票须注明物品明细。物品采购人员、保管人员应在发票和销售明细单上共同签字。3,单位物品采购和保管应分人管理，不得一人兼任。其中，保管人员可负责物品入库验收、保管、发放、帐簿统计等工作。4,物品领用后需再增加领用数量，应另开据领料单，不得在原领料单上涂改。5,领料单上各项目，应按要求填写齐全，各经手人必须签全名。6,领料单上开据物品后，如仍有栏目空缺时，应用“/”或"S”划满空栏