综合管理部行政专员作业指导书.docx

综合管理部行政专员作业指导书1目的规范综合管理部行政专员服务过程，使其所分管的工作能保质保量地完成。2适用范围适用于规范综合管理部行政专员的日常工作。3操作人员及技能要求3.1 操作人员：综合管理部行政专员3.2 技能要求:掌握计划、档案管理知识，熟练使用计算机及相关办公自动化设备，熟悉互联网，取得国家有关规定的职业资格证书方可上岗。4作业工具1. 1办公桌椅、档案柜、书柜4. 2电脑、打印机、传真机、笔记本电脑、投影仪4. 3信用档案软件、个人工作控制日清记录表5、作业频度4.1 每月29日前完成公司各部门经营计划、采购计划的整理和初审，上报综合管理部经理。4.2 每月26日前交纳公司电话费用，对话费情况进行分析，并及时办理公司电话业务。5. 3按公司期限要求，按时起草内部文件及合同。5. 4在文件要求的期限内，及时流转公文。5.5 档案每月整理1次,信用档案每季度整理,按时上报中国物业管理协会。5.6 会议纪要的记录，例会后的第二天整理完毕会议纪要，并在第三天前发放给公司相关人员。5. 7依照公司规定，按时、准确发放员工福利。5. 8在要求的工作时间内接听电话。5. 9每日整理当天受理投诉情况并在24小时内传递到相关部门。6. 10每月3日前整理客户投诉汇总及处理情况表，报部门经理。7. 工作标准6.1各种计划符合公司计划格式要求，审核无误，按时上报。6.2及时缴纳电话费，保证电话的畅通，及时办理各种电话类业务。6.3公司档案分类保存，文件发放应有签收登记记录。6.4合同的制定、审核、上报工作，按合同性质分类归档，并有登记记录,每月整理一次合同资料。6.5公文在批复时间内有效流转。6.6报刊杂志发放、借阅应有详细记录。6.7个人工作控制日清记录表记录内容真实、完整、保存完好。6.8接听电话时要吐字清晰，避免同音异意词。6. 9接待服务态度热情，讲话使用规范用语，不得使用不必要的口头语。6.10客户投诉记录表记录详细、准确。7作业指导7.18:20之前签到，着工装，佩带胸卡；办公区域卫生按照办公环境核查表上的标准进行清理。7.28:208:30参加晨会。7. 3文件、档案的归档7. 3.1收到文件后，编号、归档。7. 3.2文件被借阅时，填写“文件借阅、复制记录”表。7. 4合同的制订、评审与归档工作7.1.1 根据合同法相关法律法规，制订合同草稿，经律师审核后，重大合同填写签约申请表，报总经理批准。7 .4.2整理各部门备案合同，统一编号存档。8 .5图书管理工作7. 5.1定期整理图书资料，分类编号、归档。7. 5.2借阅书籍时，填写“书籍、资料借阅登记单”，限期归还。7. 6荣誉申报工作7. 6.1根据公司和各小区实际所需，申报公司荣誉称号，并协助各部门办理。7. 6.2收集和整理申报资料，填写申报表，上报相关主管部门。7. 6.3协助迎接相关主管部门的检查工作。7. 6.4荣誉称号申报成功，在网站等平台上进行宣传、报道。7. 7节日福利和劳保福利的发放。7. 7.1每年妇女节、中秋节与春节福利的发放工作。7. 8电话接听7. 8.1接电话必须用普通话。7. 8.2听到电话铃连响两声后，左手拿起电话，右手拿笔准备作记录，首先应先讲：“您好！非凡物业”。7. 8.3认真记录对方投诉内容，并登记小区名称、姓名、楼号、联系电话等。7.8. 4对方讲完后，根据情况作好解释，需协调处理的，及时向上级主管领导汇报。7. 9接到投诉当天，将问题分类及时传递到相关责任部门，并督导处理情况。7.10 每月底整理1次客户投诉汇总及处理情况表，报公司领导。7.11 按业主投诉处理规程要求，传递业主投诉信息、给业主回复相关部门解决问题办法和措施及回访业主对问题处理是否满意。7.12车辆使用和管理7.12.1根据综合管理部经理的安排，合理安排车辆。7.12.2确定维修定点单位，对大额维修进行价比三家比较，选择车辆维修单位。7.12.3遵守国家交通法规，安全使用车辆。7.12.4定期保养车辆，每5000-6000公里保养1次。7.12.5负责公司所有车辆相关手续的办理（如保险、证件更新等）。7.13每天完成当天的个人工作控制日清记录表并上报，每周末将本周工作总结报上级领导批阅，每月底将本月工作总结和下月工作计划报上级领导批阅。7.14冬季17:30,夏季18:00之后签退下班。