住宅小区服务中心业主住户档案资料管理规定.docx

住宅小区服务中心业主住户档案资料管理规定1.0目的规范业主/住户档案资料管理，确保业主/住户档案资料的保密性。2.0适用范围适用于服务中心已接受的所有业主/住户档案资料。3.0职责3.1 档案管理员对业主/住户档案资料进行检查、整理、归类,并存放于资料室。3.2 客户服务部负责人对业主/住户档案管理工作进行监督和管理。4.0工作程序4.1 业主/住户档案内容4.1.1 业主/住户身份证复印件。4.1.2 业主/住户资料登记表。4.1.3 入伙通知书。4.1.4 经业主/住户签署后的临时管理规约。4.1.5 经业主/住户签署后的前期物业管理服务协议。4.1.6 业主/住户收楼验收表。4.1.7 业主/住户收楼资料钥匙签发情况表。4.1.8 装修商的营业执照、资质证书、税务登记证书、专业技术人员资格证等。4.1.9 装修申请各类图纸。4.1.10 装修登记/审批表。4.1.11 业主/住户入住后其他资料。4.2 档案盒（夹）的制作4.2.1 根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。4.2.2 在档案标贴纸上打印出统一字体的档案类别名称。4.2.3 将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面统一指定位置处。4.3 档案袋的制作4.3.1 准备适量的、大小合适的档案袋。4.3.2 将写有栋号、楼层号、房号的标贴纸贴在档案袋封面上。4.4 将业主/住户的有关资料存放在相应的档案袋内，档案袋内设立二级档案目录，动态记录袋内档案明细。4.5 将各业主/住户的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。4.6 按档案盒（夹）内的各业主/住户的档案排列顺序将档案有关内容登记在业主档案目录内，内容包括：序号、档案编号、业主/住户姓名、入住时间、紧急联系方式等栏目。4.7 业主/住户档案的跟踪管理4.7.1 当发生下列情况时，档案管理员应将变化情况记录在业主/住户档案中：通讯电话联络方式发生变化时。业主/住户发生更替时。4.7.2 业主/住户档案跟踪管理，由档案资料管理员每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主/住户，应通知客户服务部部长，由客户服务部部长安排物业助理进行跟踪处理。4.8 业主/住户档案必须设专柜存放保管，查阅业主/住户档案资料后，必须放回原处。4.9 如果其他部门借阅，必须经客户服务部部长批准，并在业主档案资料借阅情况登记表中登记,所借阅的业主档案资料未经批准不得抄摘或复印，且借阅不得超过一天。4.10 办理退还资料手续时，档案管理员应在核对借阅资料项目后，在对应的登记表中标明资料退还日期，并在“接收人”栏签名确认，然后按资料的编号整齐有序地放置在资料柜内。4.11 档案管理员应定时检查业主档案资料专柜，核对件数，做好防虫、防潮、防丢失，发现异常或丢失等情况，应及时向领导反映，妥善处理，如系人为造成，要追究有关人员的责任。5.1 支持性相关文件及质量记录5.2 业主/住户资料登记表5.3 临时管理规约5.4 前期物业管理服务协议5.5 业主收楼验收表5.6 业主收楼资料钥匙签发情况表5.7 装修申请审批表5.8 业主/住户档案资料借阅情况登记表5.9 业主/住户档案目录