住宅小区服务中心钥匙管理规定.docx

住宅小区服务中心钥匙管理规定1.0目的规范公司钥匙管理，确保业主/住户及公司的财产安全。2.0适用范围适用于业主/住户托管及物业公司的钥匙管理。3.0职责3.1 工程部验收小组负责将接管的钥匙移交给客户服务部并办好书面移交手续。3.2 客户服务部部长安排物业助理对钥匙进行编号并管理。4.1 工作程序4.1 工程部验收小组在门锁验收工作完毕后，按钥匙验收记录表要求记录合格的单位编号和数量，并要求施工单位交接人签名确认，然后将钥匙连同对应表格移交服务中心客户服务部。4.2 物业助理根据钥匙验收记录表核对工程部验收小组交来的钥匙，当实际接收钥匙数目与钥匙验收记录表“数量”项相符时，应在“签收确认”项标t4,o否则，应将实际情况在“备注”栏注明。核对完毕，应在钥匙验收记录表签名确认。4.3 物业助理应标清钥匙单位编码并整齐有序地放置在钥匙柜中，并在钥匙柜贴上标签，加以注明。4.4 业主/住户收楼时，物业助理向业主派发钥匙或业主需留钥匙进行楼宇工程维修的，物业助理均应将留匙情况填写在业主收楼资料钥匙签发情况表上。4.5 当公司员工或其他施工单位因公外借钥匙时，物业助理应检查借匙人的工作证，经部长审批后，在钥匙借用登记表中按要求填写相应栏目并由借匙人签名确认，物业助理应提醒借钥匙人在离开时关闭所有水、电、门窗。4.6 办理钥匙退还手续时，物业助理应在核对钥匙数量后，在对应的登记表中标注钥匙退还日期，并在“接收人”一栏签名确认，然后，按钥匙单位编码整齐有序地放置在钥匙柜内。4.7 客户服务部负责人应安排客服助理根据各类登记记录检查钥匙的借还情况,发现借期超过一星期不还钥匙者，应填写钥匙催还单送到借钥匙部门催还。4.8 当接到丢失或损坏钥匙报告时，物业助理应按钥匙管理备忘录上要求记录事件经过，并报告客户服务部负责人。并在客户服务部负责人安排下与业主/住户联系，征得业主/住户同意后，采取补配或换锁措施，确保遗失钥匙单位的安全，服务中心将处理结果记录在钥匙管理备忘录。4.9 服务中心应安排专人定期对钥匙柜内的标签和钥匙单位编号进行检查，如发现标签、编号脱落或模糊不清时，应及时更新改进。4.10 所有与钥匙管理有关的记录应归档保存两年。5.1 支持性相关文件及质量记录5.2 钥匙验收记录表5.3 钥匙借用登记表5.4 钥匙催还单5.5 钥匙管理备忘录