化妆品连锁公司档案及图书管理规定.docx
化妆品连锁公司档案及图书管理规定【目的】为了建立健全公司的档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案,结合本公司实际情况，特制定本办法。【范围】限于某某化妆品连锁所有工作人员。【权责】本制度由暂由公司行政人事部归纳管理.一.公司的档案范围1 .企业行政文书档案。包括法规性文件：各种合同及协议书；会议文件：工作计划、规划和工作总结；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料;职工花名册、人事档案等。2 .企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。3 .企业技术档案.包括技术研究档案、产品档案等.4 .企业会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。5 .企业业务档案。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据等。6 .企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。二、公司档案管理体制1 .公司档案管理机构：行政部统一管理公司各类档案（会计档案除外）。2 .公司指定专人分管公司档案工作（行政人员），保管人必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。三、立卷归档制度1 .档案的收集:收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料,经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。2 .归档范围:凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。3 .归档时间:办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：3. 1.按年形成的文件,第二年上半年归档。4. 2.凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。5. 3.凡是有机密性的文件，随时形成,随时归档。4.归档要求4. L材料完整齐全。4. 2.系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷,尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。4. 3.立卷时，要求将文件的正件与附件,印件与定稿，请示与批复等统一立卷,不得分散。4. 4.在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件,应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等.6. 5.由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册签字。5.部门归档要求5. 1.编制立卷项目,将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。5. 2.文件按时间顺序排列，最近的在最上面。5. 3.一个客户一个立卷,一个档案盒。5. 4.贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的发票流水号放在文件袋里。7. 5.定时交档案室:文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交两次,次年上半年和下半年各一次。6 .档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编H,作进一步的整理和局部调整等。7 .记录档案文件材料须用碳素笔写.在无特殊情况下,须用A4纸。四、档案管理工作1 .档案的管理：依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。2 .档案保管：公司设立专用文件库保存档案.3 .档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。4 .档案的销毁编制销毁清册;办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁要有二人以上监销,并在清册上签字。5 .公司客户资料、产品资料，各种公用文件、报帐单据和其它资料等，统一由行政部管理6 .各部门签订的各种合作协议,交行政部人事保管，并办理交接手续.五、档窠利用工作1 .凡需调阅档案，均须填写档案借阅单,依据借阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。2 .档案利用方式有：提供档案原件;提供档案复印件;提供文献索引资料。3.档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务,主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。六、图书管理制度一、领用借还制度1、借阅人需办理借阅手续后，方可带走书籍。2、借阅过程中，注意爱护图书,不得撕页、圈点、注字、折叠、剪裁等。3、若有丢失、损坏按书本价格进行赔偿。3、非公司人员借阅，须经有关领导批准。4、图书借阅时间不超过2个星期,且每次借阅的图书不超过三本。5、按时归还图书,违者督促其归还，超出归还时间按照0.50元/天计算，若书籍遗失，则照价赔偿。（所罚费用纳入公司的宝贝基金）二、维护保养制度1、保持书报的整洁、整齐，发现破损，要及时装订、裱糊。2、按规定做到八防，即防尘、防潮、防光、防火、防霉、防虫、防鼠、防盗.3、因管理不善，造成的损失，由责任人负责赔偿。三、报损制度1、由于自然灾害等非责任事故造成的丢失损坏，确系无法修补，请示有关领导，申请报损。2、要按规定填写固定资产减损凭单，并及时进行帐目核算。
